物流管理.docx

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1、物流管理物流管理基本分为资料管理，帐务管理，出货管理，仓储管理，运输管理五大部分，每一部分又有具体的作业内容：一、资料管理：1、分类：客户资料，产品资料2、职责：a）业代：负责客户主要基本资料的填写及准确性。b）帐务：负责资料的核查及整理、归档3、客户资料填写要求：A客户全称、地址、电话、负责人；B客户送货地址、电话、负责人、邮编；C客户型态D客户税号、帐号、开户行；E发票开立种类（增值税发票或普通发票）F直营客户之信用额度及帐龄；G客户收货时间（主要客户）H最大出货额（货到收现之客户）I客户交易单价J客户公章样式K客户分级（A、B、C、D、E）1.业代代码4、客户资料变更：A客户基本资料（信

2、限除外）有变更时，由业代填写客户基本资料变更通知单，交由经理审核。B直营客户需调限时，由业代填写直营客户调限申请表，由帐务审核该客户以往三个月（或半年）的交易状况、帐龄情况，以确定调限是否合理，再由经理审核，并依核决权限核准。C客户基本资料变更通知单或直营客户调限申请表核准后，应传真至公司市场部变更电脑资料，变更后，由市场部及时传送回办事处，以保持资料一致（若办事处电脑未联网，则手工自行改之）。D办事处帐务应每月定期列印该所全部客户的基本资料，转交该所业代复核，业代更核后，应在一周内转回帐务，若发现有资料不一致时，还应填写客户基本资料变更通知单一并转回。5、客户档案资料：* 由帐务负责管理*

3、客户档案主要包括：A客户基本资料表、客户基本资料变更通知单、直营客户调限申请表B营业执照，税务登记证明，银行开户证明（三证）影印件（对不具备三证之客户，如为开普通发票者，可留存个人身份证影印件以替代之）。C经销合约影印件（大客户）。6、产品资料：* 公司有新产品上市时，市场部应及时向各办事处提供新产品基本资料。* 市场部将产品之产品编号、产品全称、产品系列、口味类型、入箱数、尺寸、相关价格等基本资料输入电脑建档，传送（传真）至办事处，以作为产品基本资料建立之依据。二、帐务管理：1、缴款作业：职责：* 业代:负责收款。* 财会部:负责款项的管控。现金收款：* 业代在外收现金，应先填写缴款单，由客

4、户签收，传真至办事处，帐务视同传真件办理出货。* 业代同时将现金办理汇票，并将汇票及缴款单交办事处入帐，缴款单之编号须填写于汇票备注栏内。财务工作：* 缴款明细表被签核后，由出纳将缴款单及缴款明细表交帐务0* 帐务签核缴款单，据此入帐，并输入电脑列印缴款清单* 出纳应及时将缴款单第一联、汇票原件、电汇单等凭证寄回公司财会部，款项到帐后，及时划回公司财会部。* 财会部应将缴款单与缴款清单核对，据以勾稽在途款项情况。* 帐务每日将缴款资料传送至销管部及公司财会部。款项处理：* 出纳收款后，再用验钞机检验并暂时存放在保险箱内* 在批市附近之银行（与办事处帐户同行）开立只进不出之帐户* 出纳每日两次去

5、银行存款,并定期将款项划回办事处帐户* 出纳将进帐单、缴款单、出货单交办事处财务签收记帐* 如收款发生在每天16:00之后,则出纳将现金、缴款单、出货单交回营业部财务,由财务签收记帐并于次日存入银行* 下班后保险箱内不放现金帐务处理：* 帐务及时将每笔缴款单与出货单回执进行核对,确保帐款准确* 帐务据缴款单将款项输入电脑,列印缴款清单* 帐务据出货单回执在电脑中作出货确认,并列印出货清单* 帐务根据缴款清单、出货清单记帐，并将报表及时传回办事处* 帐务及时与办事处做资料传送* 帐务据出货单回执汇总车队结费明细,并交办事处出纳* 每日下班前必须将帐、款、货进行核对，确保帐款及存货准确2、对帐作业

6、：内部作业：* 帐务每日列印余额表，核对客户收款出货及余额情况,发现异常,及时追踪处理。* 各办事处每月与财会部核对收款、出货金额，如有差异说明原因并及时调整。外部作业：* 帐务每月定期列印客户对帐单一式三联，加盖公章，交业代转给客户。* 帐务应列印当月全部交易客户之对帐单。* 对帐单应注明当月返利情况（实返金额与未返金额）。* 客户核对无误后，在对帐单上盖公章、签字认可，并将其中两联于当月指定时间交还业代，业代再交还帐务。* 如有帐款差异，帐务应及时与客户对帐直至调整正确。* 帐务将客户签回之客户对帐单汇总整理，一联存档，另一联每月定期寄回公司财会部存档。注意事项：* 帐务接到签回之客户对帐

7、单后，应核查客户之签字盖章是否有效。* 对未及时交回对帐单的客户,帐务应请业代督促客户尽快交回。3、逾期账款处理：流程：* 帐务每月定期提报帐龄分析表知会给业代，并报告经理、销管部及财会部。* 对于逾期帐款，帐务填写逾期帐款催帐单，交业代催收货款。在逾期货款未收回时，帐务应停止该客户再出货，若有特例，应按相关权责规定审批。* 凡超过规定帐龄无法返回货款的客户，业代填写问题帐款调查表，说明催收结果。进入法律程序的逾期账款* 销管部定期汇总各办事处无法回收之帐款，提报法务处理。* 若法务对客户提出起诉，销管部应协助法务准备以下资料： 原始发票 出货单回执联（有客户签收） 对帐单（有客户盖章签字）

8、客户欠款金额说明 经销合约 客户基本资料（电话、地址、负责人、开户行、帐号、营业执照影印件等）* 销管部应每月跟催法务处理结果。* 若法务追回货款，则帐务将回款入帐。* 凡法务确认无法追回之货款,业代应按法务最终处理意见,提报呆帐处理申请单。* 业代将呆帐处理申请单交帐务检查金额后,交营业经理签核,财会部会签,总经理核准。* 呆帐处理申请单核准后，帐务应与财会部共同进行销帐作业。客户倒闭：* 若客户倒闭，业代应尽量拉回客户货物以冲抵货款，对拉回之货物，应作如下处理。 业代列出货物清单，说明估价及折价原则，给出货物估价值，然后交所长签核。 货物清单签核后，交帐务留存，并报营业经理及财会部备查。

9、办事处负责将货物及时售出，其回款用于冲销该笔货款，其不足部分以呆帐形式予以销帐三、出货管理：1、受订作业：业务：*业代按客户订货要求填写排货计划表 客户名称 需求品种、数量、价格 需求日期 卸货地点、运输方式、 可发货余额*呈组长签核。库存审核：*帐务核查各项内容是否填写完整，并审核单价、库存、客户余额。库存审核：-帐务依每日库存日报表审核排货计划表之排货量及可发货量。-若库存不足，帐务应及时填写欠货明细表并及时进行调拨补货作业，或者请业代与客户协商是否修改定货或延迟出货（若须修改则重新填写排货计划表）。帐款审核：*原则为：经销商客户必须有款发货。货到收现客户必须是前一次帐款已收回入帐。直营客

10、户必须是在信用额度内，且未超过规定之帐龄时间。* 若帐款不符合上述原则，应依核决权限进行特别审批，再执行出货。出货审核：* 帐务审核完毕后，若满足出货，则在排货计划表上签字认可，并呈办事处经理核准，然后依出货作业办法执行出货；若不能满足出货，则通知业代修改或作废订单。* 若客户直接从公司出货,则帐务将核准之排货计划表传真至公司生管部，由生管安排出货，并将出货情况反馈办事处。2、退换货作业：业务作业：* 客户若有退/换货需求，应向业代提出，其中退货客户必须返回原发票或持有税务局退税证明。* 客户提出退/换货需求后，由业代填写退换货申请单，注明退/换货品种、数量、原因及发票退回等情况。帐务作业：*

11、 退换货申请单须依核决权限核准，核准后交于帐务，帐务用原发票号码（或出货单号）查核退/换货品种、数量是否在原发货品种数量中。* 帐务查核无误并签字后，交调度安排车队运回货物，并将退换货申请单交仓管。* 帐务根据仓管确认后的退换货申请单进行帐务处理。* 帐务将退换货申请单一联及原发票或退税证明及时寄回财会部。仓管作业：* 货物拉回仓库后，仓管应按退换货申请单检核所退货物是否与申请单一致。* 仓管将退回货物入待整理区，并及时对破损者进行换箱处理，整理完毕后，良品再入库，不良品转为报废。退换货发票处理：* 客户可退回发票，由财会部作废发票，重新开立新发票。* 客户不能退回发票，若在当月发生，可由财会

12、部开负票冲红，再开新票；若不在当月发生，要求客户提供退税证明，再开立负票冲红。* 客户如进行换货作业，应按同品项、同价格原则作业，若不同单价则须总金额相同。零数退换处理：* 帐务将退货折合成金额输入缴款之折让栏目。* 库存帐暂不做调整（只作记录），月末做报废处理。四：仓储管理：1、出入库管理：入库管理：* A生管将汽运调拨明细传真办事处，办事处据此准备接货。* B仓管在调拨单上签收实到数量，并注明丢失及破损数量，司机带回交生管及会计，仓管将其中一联返回帐务。出库作业：* 帐务每日将排货计划提供给仓管。米仓管应将出货单与排货计划核对，严格检查出货单之有效性（签字及盖章样式）。* 仓管严格按先进先

13、出原则发货。* 自提：客户持有效出货单提货，仓管签认实发数量，客户签认实收数量，仓管将回执联返回帐务。* 送货:自有车送货及签约合同的车队送货，应由送货司机在出货单上签认，送货后，应将客户签认的回执联返回帐务。临时租车送货须派人押车，以确保货物安全。* 帐务每天打印出货明细表，与仓管返回之回执联进行核对，并检查库存日报表的出货数量是否正确。注意事项：任何情况下不允许白条出货，不允许寄库。补货作业：* 仓管跟据出货单,每日及时做出库存日报1.并传回办事处* 仓管根据每日库存状况提报补货计划,并填写排货计划表* 排货计划表须经库长签字确认* 将排货计划表交办事处调度,经主管签核,调度将排货输入电脑

14、,并将主管签核后的排货计划表传真至发货仓库* 发货仓库根据排货计划表内容开立调拨单,并安排车队及时将货由发货仓库调拨至前进库* 前进库库管收货后,在调拨单上填写实收数,司机将调拨单回执交回发货仓库管,发货仓库管汇总后交办事处调度做电脑出货确认2、存货管理：库容：米仓管将库区按品项及先进先出原则分配合理。* 货物应按标准码放，置于栈板上,* 库区环境要整洁* 对纸箱破损及销货退回等货物，应设待处理区与良品分区码放存货：* 仓管依出入库情况，准确填制库存日报表。米仓管与帐务定期检核实际库存量、帐载量、电脑库存量三者是否一致。* 办事处应依当地实际情况设定安全库存，使库存维持在合理数量，避免缺货及暴仓。安全库存量应以当月企划量/周转次数，并考虑在途天数来设定。* 为使库存准确，办事处应定期进行盘点作业。* 每月办事处与会计应核对存货食粮（包括库存、集站、在途等）。层别：* 仓库定期做库存层别表，提供业代及所长，督促业代抓紧即期产品之出货。* 月末将库存层别表传回销管部，销管部汇总出营业部当月库存层别表。破损换箱：* 仓管应对纸箱及胶带的出入库情况记帐，并进行控管。* 对破损及销货退回等货物仓管要及时进行换箱处理。* 换箱打印日期及包装方式等要符合公司品保相关规定。3、盘点与报废：