办公室部门主要操作流程图.docx

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1、（一）印章使用流程图行政文员总经办主任副总经理总经理部门（二）发文流程图开始准备待发文件填发文登记本文件发至部门各部门收到文件一收件人签字收件人填收文时间(三)收文流程图行政文员总经办主任副总经理总经理开始拿取文件传递文件接收文件浏览文件判断文件类型结束对应存放返回部门分类报批签署意见合理安排工作并传达领导要求作出要求，安排工作编订文号填写文件目录存放文件结束（四）公文制作流转程序总经办文员草拟文稿，对文件编号，附发文稿纸（五）外线电话接听流程图电话铃响两声接听电话说“你好，总经办”仔细听对方讲话（六）内线电话接听流程图礼貌称呼对方（七）接待客人来访流程图告知领导接待询问对方单位、称呼汇报被访

2、领导（八）总经办文件、物资交接程序部门负责人签字接收入整理文件、物资行政管理制度(一)印章管理制度1、各部门的印章，由各部门经理指定专人保管。2、未经主管及上级领导批准，印章保管人员不得委托他人代为保管、使用印章，不得随意将印章携带出办公室。3、印章必须妥善保管、随用随取，用后立即存放原处，并及时上锁。4、下列情况可以使用印章：(1)以酒店名义对外发出的公文；(2)以酒店名义对外联、商洽业务工作的介绍信、证明信等；(3)以酒店名义与有关单位签署合同、协议等；(4)本单位职工办理私事，确需酒店出具的证明信等；(5)经总经理批准其它需要使用印章的情况；(6)酒店内部下发的文件、通知；5、使用酒店印

3、章必须经酒店领导同意，使用部门印章必须经部门负责人同意，并及时做好印章使用登记。6、印章保管人员发现不符合上述印章使用权限规定的，应拒绝盖印并及时向上级报告。7、酒店印章使用记录，要留底存查，作废的盖印要及时碎除，不得外流。(二)收发文件管理制度1、文件收发(1)文件资料的发出、接收、整理、建档、保存等工作，均由总经办公室行政文员负责，主管进行督查和指导；(2)总经办发放的文件初稿由办公室文员负责打印，未经领导同意，其他人员不得擅自使用电脑打印文件；(3)打印文件的程序：文件初稿拟写后，先用回收纸张打印出来(回收纸不可利用的一面须加盖“作废”章或用铅笔划斜线注明)，并交拟稿人校对；校对后交上级

4、修改并定稿，由上级领导确定套用的文号和文件头，文员不得擅自套用文号和文件头；文员对初稿有改动的内容进行修改，并编排文号，加入文件头；将修改后的文件加入文件头，形成正式文件，连同修改稿一起交上级领导审阅；如果上级领导对正式文件再次修改，则将第二稿修改后，按照第步程序再次报上级领导审阅；上级领导审阅确定可以发放后，文员按主送、报送、抄送等单位发文，未经上级领导同意发文，不得发出任何文件；对已经发出的文件，要在办公室电脑分类保存，并将文件正稿登记存档；(3)发出文件：由总经办发出的文件(传真、传达、领取、邮寄、电子邮件等)，需加强审核、校稿的程序，凡属酒店领导会议口述后要求下发的记录文件，须交当事领

5、导审核同意后方可下发，办公室文员进行详细登记；任何形式的发文必须在当日或次日向应收文部门发出；发文送到收文人处或被领取后必须由收文人签字确认，以便日后查询；如果是传真或电子邮件的发文，必须由发文人在向收文单位确认收文情况和收文人姓名并进行记录，如给领导的发文只能与其秘书联系和确认，原则上对未确认收到的发文应每天询问一次，如在规定时间内未收到，应马上向上级领导汇报并重新补发；如酒店领导对发文有特殊要求，应按照领导的指示办理，并做好纪录；(4)接收文件：任何人接收到文件资料时，必须交给相关部门领导，并在收文簿上详细登记；(5)整理文件：办公室文员应及时回收、整理各部门借阅或领导审阅的文件资料，避免

6、丢失和损坏，整理时要认真核对收、发文件登记，确保文件无遗漏，保持文件的完整和清洁；(6)建档、存盘：办公室的文件资料必须确保有电子档案和文件正稿，部分文件要按收发日期建立档案，对需要长时间保存的文件先装订，再存档。档案应分门别类地存放于档案柜和电脑硬盘中，每个档案柜或电脑中的档案盘要有目录表，所有档案要有总目录；(7)文件保存：存放任何文件资料时，由负责保管文档的文员做好档案目录登记，按文件类别存放于档案柜和电脑中。如有部门需要查询文件资料时，应向行政文员办理借阅手续，行政文员按期收回借出的文件资料，未经上级领导同意，行政文员不得让其他人私自从档案柜中拿取文件资料；2、文件传递(1)收文：收到

7、文件后，首先应对文件进行部门分类和性质分类；(2)报送：各部门报送的文件应在“文件传递登记簿”中进行登记(包括时间、报送人、文件内容、传递请求等内容)，然后由行政主管交酒店领导阅示，或者交相关部门领导承办；(3)领导批示：酒店领导对文件阅示签批后，总经办主管安排文员将签批后的文件进行传阅或复印发放给相关部门，并在发文登记本上签字确认；(4)经办或传阅反馈：交各部门负责人办理或传阅的文件，部门负责人需将办理结果或传阅意见标注在文件空白处，并及时上交行政综合办；(5)复议：如各部门负责人对文件办理或传阅存在异议，总经办将文件按照以上程序再次进行登记和传递；(6)存档：文件办理或传阅完毕，由总经办文

8、员整理后按照档案管理规定进行存档；(三)档案管理制度1、总经办文员收集各部门办理完毕的文件(含会议文件)、资料,按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理立卷归档。2、文件整理原则：（1）制定一套能充分解决酒店文件记录保存方法的档案管理制度。无论归档方案是按字母顺序排列，还是按题目分类，或是按地区、时间等形式分类，其目的是为了查找的迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明并把档案保存好，对每一份文件都要清楚地注明归入的档案类目；（2）每天要对文件进行清理归档，以免资料堆积；（3）熟悉办公室的档案管理；（4）每年清理一次档案，及时清除不必要保存的材料；（5）准确地做好文件索引，以便查找；（6

9、）文件存档注意整洁，存档前先把资料分类，按类别分组装入一个文件夹，确保所有材料都有目可查，避免盲目查找；（7）存档按过期和现期分类存，存档文件要把正文和底稿，文件和附件，请示和批复放在一起，以便有备可查；3、文件按年代、使用期限分开保管，每个文件盒要编上序号并注明存放文件的年号。4、注意做好保密工作，做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠等措施。5、每年对档案文件的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。6、对于已失去作用的文件要进行销毁或用碎纸机处理。销毁文件材料要经过认真审阅，经上级领导确定后方可销毁。7、销毁文件材料时，必须指派专人监销，防止文件失密。（四

10、）行文管理制度为了使酒店行政管理具有法定效力和规范体式的文书体制，要求公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联的工作更加衔接有序，应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，逐步建立规范的行文工作制度，现对酒店内外行文作如下统一规定。1、公文的种类(1)决定，适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级的决定事项；(2)通知，适用于传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员；(3)通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；(4)报告，适用于向上级部门汇报工作、反映情况，答复上级部门的询问；(5)请示，适用于向上级请求

11、指示、批准；(6)批复，适用于答复下级的请示事项；(7)意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法；(8)函，适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题,请求批准和答复审批事项；(9)会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项；(10)简报，适用于在酒店范围内开展各项活动后的通报事项；2、基本原则.(1)行文一般不得越级，如须越级行文时，应抄报越过的主管领导或部门；(2)呈报的公文应一文一事；(3)除总经办公室外其他部门不得对外正式行文；(4)行政讲求情况属实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短；(5)行文中的人名、地名、数字、引文准确，引用

12、公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日，使用国家法定计量单位；(6)结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“(一)”、第三层为“1、”、第四层为“”；(7)行文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；(8)行文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；3、格式要求(1)公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定；(2)公

13、文页边与版心尺寸公文用纸天头(上白边)为：20mmImm公文用纸订口(左白边)为：28mmImm版心尺寸为：156mm225mm(不含页码)即页边距设置为：上、下2.1CM,左2.8CM,右2.6CM(3)正文用小三号仿宋体或宋体字，文中如有小标题可用小三号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排32个字，页面行距设为2428磅；(4)公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书间的距离为3m115mm;无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订

14、。裁切成品尺寸误差hn11,四角成90度，无毛茬或缺损；（5）组成公文的要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记；（6）由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mmo对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mmo如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识；发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mmX15mm（高X宽）；（7）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“（）”括入；序号不编虚位（