大学学生档案管理办法.docx
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1、XXXX大学学生档案管理办法第一章总则第一条为规范学校学生档案管理,维护学生利益,根据中华人民共和国档案法、干部档案工作条例和普通高等学校档案管理办法等法律法规,结合学校档案工作实际,制定本办法。第二条本办法所称的学生档案,是指全日制普通本专科生和研究生在校期间形成的反映个人经历和各方面表现的真实记录,是学生人事档案的重要组成部分。学生档案管理工作,是贯彻执行党的教育方针,为社会主义建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作,要坚持真实、完整、安全、集中统一管理的原则。第三条全校学生档案由档案馆集中统一管理,档案馆负责学生档案的接收、整理、保管、利用和转递工作。第四条学生工作部(处)、教
2、务处、研究生处、组织部、团委、招生与就业指导处、校医院和各学院(学部)是学生档案材料主要形成单位,负责按规范形成本单位职责范围内的学生档案材料,以及档案材料的收集、整理、归档工作。第二章档案收集归档第五条适应国家干部人事工作的需要,各学生档案材料形成单位要在学生原入学前档案的基础上,全面收集学生在校教育期间形成的各种有价值的材料,充实学生档案。第六条学生档案收集范围包括:入学前档案;学生登记表;入党、入团材料;学年鉴定表;奖励材料;处分材料;学习成绩单;学位材料;学籍变更证明材料;毕业生登记表和优秀毕业生登记表;毕业生就业通知书;毕业生体格检查表等。具体内容见附件XXXX大学学生档案材料归档范
3、围及归档责任单位一览表。第七条学生档案收集、归档实行档案材料形成单位分工负责制度,具体分工见附件XXXX大学学生档案材料归档范围及归档责任单位一览表。任何单位和个人不得擅自扣留保存有关档案材料。第八条本专科生新生的入学前档案,学生自带来校的,或是邮寄来校由招生部门接收的,均由各学院(学部)负责收集、汇总,在完成录取资格审查并提取学生入党材料后,按专业、班级整理并编制移交清单,于当年11月底前移交档案馆。研究生新生的入学前档案,由研究生招生部门负责收集、汇总,按学号进行整理并编制移交清单,于当年11月底前移交档案馆。第九条本专科生、研究生毕业相关的入党材料、学习成绩单、学位评定书、毕业生登记表、
4、就业通知书、体格检查表等档案材料,由档案材料形成单位按学院、专业、班级进行整理并编制移交清单,于毕业生离校时间的5个工作日前向档案馆移交完毕。第十条其它学年鉴定表、奖惩材料、学籍变更证明等应归档档案材料,由档案材料形成单位在材料形成后20个工作日内,整理后向档案馆移交。第十一条凡归档的材料必须真实、完整、齐全、文字清楚、手续完备。材料规定要由组织审查的,必须经组织审查盖章后方能归档。第十二条学生档案信息记载要准确、规范。各档案材料形成单位应制定材料填写规范,做好宣传工作,指导学生真实、完整填写相关信息,保证姓名、出生时间等基本信息的准确性和一致性。第十三条归档材料的字迹必须是不褪色的蓝黑墨水、
5、黑色墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。第十四条学生档案材料形成单位对归档材料质量负责,档案材料在归档前,材料形成单位应进行认真的审核,对书写不规范的应当重新制作,对手续不完备的应补全手续。姓名、出生时间、入党和入团时间、政治面貌等重要信息处有更改痕迹的,由档案材料形成单位审核并加盖公章。第十五条学生档案形成单位应对归档的材料编写一式两份的归档材料移交清单,归档时按清单核查并办理移交手续,清单由交接双方签字后各存一份备查。第三章档案整理与保管第十六条新生档案归档后,档案馆应及时整理建档,使用统一的档案袋装盛档案,档案袋封面要详细标注学生院别、专业、姓名、学号等基本信
6、息,以及袋内档案类别信息,要根据便于查找的原则采用科学的方法对档案进行排架。对于符合归档要求的材料,档案馆应在接收后45个工作日内放入学生个人档案,毕业生档案应在毕业生离校后15个工作日内完成整理工作。第十七条档案馆要严格库房管理,配置铁质档案柜,和防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施齐全,定期进行安全检查,并建立严格的档案登记和统计制度,确保档案的安全与完整。第十八条学生在校期间学籍发生变动的,学籍管理部门应在10个工作日内将学生学籍变更情况书面通知档案馆,档案馆根据以下不同情况对学生档案进行处理:休学学生的档案暂作非在校学生档案妥善保存,学生复学后,应及时将其档案按所在班级重新归入在
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