01文件控制程序.docx
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1、1目的对平安生产管理体系有关的文件进行限制,确保各相关场所运用的文件为有效版本,防止运用失效或作废的文件。2适用范围适用于砖厂平安生产管理体系有关的文件限制,包括适当范围的外来文件。3职责3.1 厂长负责批准发布平安管理手册及程序文件。3.2 副厂长代表负责审核平安管理手册(程序文件,批准支持性文件(记录)。3. 3厂长负责全砖厂平安生产管理体系有关文件的编制、发放、修改、作废、销毁和存放等的限制和管理。4. 4厂长负责砖厂平安生产管理体系有关外来文件的管理和限制。5. 5各职能部门负责砖厂所下发体系文件的执行和保管。4.程序4. 1文件的分类砖厂的文件主要分为外部文件和内部文件两大类。外部文
2、件主要包括:上级部门下发的各种公文、规章、文电,地方政府主管部门发放的有关政策法规性文件及国家标准、行业标准等;内部文件主要包括内部公文、砖厂内部编写的管理体系文件、各种规章制度等。砖厂的平安生产管理体系文件分为管理手册、程序文件、作业文件三个层次。其中作业文件包括:各种规章制度、操作规程、管理及作业标准、作业流程、岗位说明、工作过程相关记录等。4. 2公文处理程序及要求4.1.1 公文由厂长统一收发、分办、审核、用印、归档和销毁。收到上级下发或交办的公文,由厂长填写公文处理单后交由副厂长,依据公文内容提出拟办看法,送砖厂主要领导批示后办理。公文在办理过程中传阅,每发生一次阅办者的转移,必需经
3、文件管理人员登记,不允许在阅办者之间干脆传递即横传。砖厂下发公文送主管领导签发前,由厂进步行审核,未经审核的公文不得送主管领导签发;经主管领导签发的公文,不得擅自改动;如必需改动,报签发人同意并确认。副厂长对各种公文格式应依据上级规定形成砖厂固定的模板,以便高效、规范的编写和处理有关公文。4. 3平安管理体系文件的打印、复制、收发、保管4. 3.1砖厂体系文件的打印、复制应向副厂长申请,报经管理者代表审批后方可;副厂长须建立打印、复制登记记录,由厂长统一管理;4. 3.2厂长对文件的接收、发放进行统一处理。厂长建立收、发文登记本,明确收发文号、时间、数量、分发范围、版本状态等。4. 3.3砖厂
4、各部门须对各自文件(包括电子文件和纸质文件)进行清楚的分类、编号标识、有序存放,易于识别和查阅。5. 3.4纸质文件要保持文件的整齐,防止文件受潮、虫蛀、鼠咬等现象;电子版文件要防止丢失、损坏、感染病毒等。4. 4文件编号4 .4.1平安生产管理体系文件的编号a)砖厂名称代号:汉语拼音缩写:QTZCb)管理手册:QTZCAQ/G1.SC-2012即:砖厂名称代号平安生产管理体系缩写-发布年头号C)程序文件:QTZC-QHP(程序文件英文缩写)一标准条款号一依次号如:QTZC-QHP-7.4-01表示程序文件标准7.4条款的第1个程序d)作业文件(或作业指导书):QTZCWI(作业文件代号)一依
5、次号(三位数)如:QTZCWI001表示作业文件的第1个文件e)岗位说明书:QTZC-WI-G(三位数)如:QTZC-WI-G(001)表示作业文件之岗位说明书的第1个说明书f)平安管理工作记录编号:QTZC-QHR-(三位数)如:QtZC-QHR-OOI表示平安管理工作记录的第1个记录表5 .5文件的更改4. 5.1砖厂各部门体系文件如在签发及会签过程中需更改部分内容时,先填写文件更改申请单提交,报经管理者代表批准后,由厂进步行统一更改后,按体系文件发放要求重新编号标识,下发新页,换回旧页。4. 5.2对收回的旧页,经管理者代表批准后,统一作废或销毁,并做好相应记录。4. 6体系文件的换版和
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