车企文件及资料管理规定.docx

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1、车企文件及资料管理规定一、文件资料保密方案1、一级文档原则上由文控中心保管，或由总裁指定人员保管；二、三、四级文档原则上由各部门自行保管，公司规定统一管理的，由文控中心统一保管；2、传真机统一由专人管理，他人不可使用；3、保密文档的传递、复印、归档等原则上只能由保密员新自进行；特殊的可由经办人处理；4、传真到公司的资料由专人送达收件，无确定收件人世间，送至相关部门经理处；5、保密文档的管理规定由人事部统一定出，文控中心可定出操作的细则和程序，但不得违反统一管理规定；6、任何保密文档原则上不得带出厂区，特殊情况由相关领导签批，方可带出；7、保安必须检查出入的文件，确保保密文档不得流出公司。二、关

2、于保密文件管理的规定1、本规定所指的保密文件特指经总裁或相关部门经理确定的，可在各部门存放的一、二、三、四级文件及资料。2、保密文件实行部门经理总负责制，具体保密措施由保密员执行。（保存）3、一级文件的整个操作过程须由生成文件人亲自执行,一级文件生成后，必须在文件的首页附上保密封面，一级文件必须经文控中心加盖绝密章，登记编码后方可交至审阅人,审阅人审阅后，须交文控中心保存或交总裁指定保存人保存。4、保密文件应与其它文件分开保存，每人保密文件应分级加盖保密章，锁入保险柜（或欣柜），由保密员专管，特别重要的，由部门经理专管。5、部门内产生的保密文件由拟稿人（经手人）办妥后初拟保密级别，经相关领导确

3、认后，将文件类别、内容摘要、保密级别、预定保密期限等填入“保密文件送件单”，随文件送交部门保密员编写档号并签收后，“保密文件送件单”退回拟稿人（经手人）存查，文件由保密员含糊归档并将其名称及归档编号登入“保密文件保存备查簿”。6、保密员应将每月增加的保密文件，于次月五日前填“保密文件增列表”交部门经理核阅并报人事部保密员备案。（复印）7、保密员在接到有效的“复印通知书”后，亲自送交复印室复印，在复印件上加盖分级保密章，经填写复印件使用表，并由经办人签收后，方可亲自交给经办人。8、保密文件的复.印件根据“复印通知书”的用途，确定在使用后是否收回，如需收回，必须在使用期限内收回，由保密员亲自销毁并

4、保留记录。9、保密文件的复印件视同文件正本按本规定进行。使用保密文件复印件的人员必须妥善保存。（借阅）10、借阅保密文件实行“借阅单”管理办法：（I）借阅单以一单一件为原则。借阅时间最长以一周为限，如有特殊情况欲处长借阅期限时，应按借阅程序重新输；（2）借阅人对于所借阅的保密文件，负有保密全责，并且不得抽换增损；（3）借阅人借阅保密文件，应于规定期限内归还，如有其它人员需借阅同一文件时，应经借阅变更登记，不得私自授受；（4）借阅保密文件限与经办业务有关者，如借阅与经办业务无关的保密文件，必须经总裁批准。11、公司人员需借阅保密文件时，除依上一条规定方式办理外，经办人填写“借阅单”注明借阅期间及

5、用途，按保密文件级别经相关领导签字，并经保存部门经理签字，方可借阅保密文件。12、保密员接到有效的“借阅单”后，对于在现场借阅的，由保密员陪同；对于借走的，保密员取出该项文件，于“借阅单”上填注日期，并立即开出“文件传递记录卡”一份，连同保密文件交借阅人签收，”文件传递记录卡”由保密员留存。借阅人用完保密文件归还时，保密员点收无误后,将归还时间填写在“文件传递记录卡”上并经借阅人签字确认后一并归档。13、保密员应将“借阅单”留存备查，并按单上的预定归还日期的先后整理，以备催还.（经办）。14以下统称制作或使用保密文件的人员为经办人。15、经办人应于办公场所使用保密文件，不行擅自携带外出或转借、

6、出示于他人，并于使用期间妥善收存，防止他人取得或翻阅。16、经办人不得请他人代抄、代描保密文件、不许擅自复印。17、经办人如未能在规定期限内使用完保密文件，应于到期前由相关领导核准处长使用期限，并经保密员登记。18、经办人如因公必须携带保密文件外出时，应出相关领导签批，在保安室登记后方可带出厂。（销毁）19、保密员应于每年年底清理所保密的文件，将认为已无进而继续保存或已消失保密性质的文件，填写“保密文件销毁/解密单”由相关领导签批。20、获准销毁的文件由碎纸机碎掉，获准解密的文件送回原经办部门按一般文件处理。（签批）21、一经文件的使用必须由总裁签批，二级文件必须由事业部总经理或分管副总裁以上人员签批，三级文件必须由本部门经理及保存文件部门经理共同签批方可进行有关复印、借阅、解密、销毁等行为。