电器企业档案管理办法.docx

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1、电器企业档案管理办法1. 目的加强公司档案管理，实现公司档案工作三化（规范化、标准化和科学化），有效地为公司经营管理和各项工作提供服务。2. 适用范围适用于集团有限公司及所属有经营权的项目公司档案管理。其他所属公司参照此办法执行。3. 术语与定义3.1 公司总部：指集团有限公司。3.2 项目公司：指集团有限公司所属有经营权的项目公司。3.3 所属公司：指集团有限公司的全资、控股集参股子公司。3.4 档案：是指公司从经营、管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑磁盘、光盘、声像、胶卷、照片、荣誉实物、资质证件等不同形式的历史记录。4.

2、职责权限4.1 综合部1）公司总部档案的归口管理；2）负责档案的接收归档、整理编号、保管、利用、鉴定和销毁工作，并指定专人负责档案管理工作；3）指导、监督各中心及所属公司的档案管理；4.2 项目公司综合部1）项目公司档案的归口管理；2）负责档案的接收归档、整理编号、保管、利用、鉴定和销毁工作，并指定专人负责档案管理工作；3）负责本项目公司档案的按期移交总部综合部归档。4.3 总部各中心/项目公司各部门1）负责本部门档案的收集、整理与保存。2）负责本部门档案的按期移交综合部（项目公司为综合管理部）归档。5. 管理说明5.1 档案管理人员要求5.1.1 公司档案工作实行统一管理的原则，在综合部设立

3、专门档案室并指定专职档案管理员，整体负责公司总部及各中心、各项目公司档案的管理、指导与监督工作；5.1.2 项目公司综合部设立专门档案室，并指定专职档案管理员，负责项目公司及各部门档案的管理与监督，并对移交至总部的档案文件的完整性与安全性担负全部责任。5.1.3 总部各中心/项目公司各部门设兼职档案管理员1人，对本部门所负责收集管理及移交的文件的完整性与安全性担负全部责任；5.1.4 档案管理责任人：第一责任人档案管理员；第二责任人部门负责人；5.1.5 档案管理员应对所有保管的原始档案建立完整的电子台帐并定期备份（至少二个月一次）；5.2 建档范围5.2.1 包括但不限于下列具有保存价值的各

4、种载体形式的文件材料（简称文件）序号档案类别包含范围1管理文件公司在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括各类公文2立项文件包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等3证照文件经营活动中产生的各类证照文件4资信文件验资、审计、评估、权属等报告文件等5合同文件经营活动中产生的各类合同文件等6招投资料招标过程中产生的文件7声像信息类公司具有重要价值的照片、录音、录像、电子文件等8竣工文件工程竣工的相关证明文件5.3档案管理序号工作步骤工作内容描述相关表单1档案的分类、保管1）档案管理员接收档案资料后，应对案卷进行分类整理，编目归档，保证档案利用工作的顺利进行；2）档

5、案管理员必须遵循保密制度，档案室或档案柜的钥匙必须由专人保管，禁止无关人员进入档案室；3）档案管理员应定期作好电子档案的备份工作，避免意外毁损：发文稿纸序号工作步骤工作内容描述相关表单a）公司重要的文件、报表、业务记录必须备份。b）各部门应尽量采用电脑管理，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，建立数据库统一管理，每月30日前将电子版资料传到综合部备存。C）备份介质与源存储介质应分开存放，公司的备份介质应在公司外保存。4）日常运作所需之工作档案，由各部门自行负责。2档案的移交1）凡归档的案卷，必须遵照文件材料的形成规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保

6、管和利用。2）总部各中心归档整理后的档案应在次年三月份前按规定向综合部档案室移交，移交档案资料前，需填写档案移交登记表（附档案清单目录）。3）项目公司设专人负责整理本公司的文件资料，次年三月份前向综合部档案室移交，如有重大项目或工程已到时间节点，前期资料、中期资料、后期竣工已完工的，可一并向档案室移交。移交档案资料前，需填写档案移交清单。档案移交登记表（附档案清单目录）3档案的查阅、借阅1）各中心员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案和资料，借阅人应填写档案借、查阅申请单：a）非涉密文件的查阅（不带出档案室）、借阅：借阅人T部门负责人T综合部负责人T行政分管领导批准后方可查阅、借阅b）涉密

7、文件的借阅、档案原件的外借：借阅人T部门负责人T综合部负责人T行政分管领导T总经理T董事长批准后方可查阅、借阅。C）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经公司综合部负责人T行政分管领导T总经理T董事长审核批准后方可调阅；档案借、查阅申请单档案借、查阅登记表序号工作步骤工作内容描述相关表单2）公司档案管理员对查阅、借阅档案进行登记档案借、查阅登记表。3）借阅人对所借档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免丢失，对所借档案应负责保密，不得转借他人，不准擅自带出公司外，档案借阅期限不得超过规定期限（档案原件借阅原则不得超过五个工作日），如不能按期归还，须办理续借手

8、续；4）档案借阅者归还档案时，公司档案管理员必须当面查清，并在档案查阅登记表上注销，如有损坏和丢失应及时追查，并及时报告综合部负责人T行政分管领导T总经理一董事长；5）借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄露机密而给公司造成损失者，将对其进行处罚直至追究其法律责任。4档案的保存1）由于技术原因，在尚未解决确保归档电子文件的原始性、不可修改性的前提下，为了保证归档文件的凭证依据作用，电子文件的收集归档必须与纸质文件同时进行；2）文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外，按【附件一：档案归档范围、移交时间、保管期限及密级】执行。3）归档范围的文件，经办人员均必须在办

9、理完毕一个工作日内将原件及时归档，不得私自留存档案的保密1）公司档案管理员对公司档案的保密负有主要责任，档案管理员必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守公司的机密。2）不该说的机密绝对不说，不该知道的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，绝对不利用机密谋取私利。3）公司档案管理员应根据国家有关规定和公司实际，对各种载体的文件和档案划分密级。对涉密文件和档案加强保密序号工作步骤工作内容描述相关表单措施，在一定时间内只限一定范围的人员知悉。4）各种机密档案材料，要实行定期清查和按时归档、收退、销毁。销毁的文件资料均应造册登记，并经领导批准，不得把密级文件刊物、资料向废品收购部门投售。5）密级档案必须按

10、规定范围阅读，严禁外借、外带。，密级文件不准抄录、复印、转载。6）利用涉密档案的单位或个人不得擅自扩大范围，有保守秘密的责任和义务。7）档案室属机要重地，未经批准，不得擅自进入。8）公司档案管理员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向行政分管领导报告，采取必要的挽救措施。9）公司档案管理员下班时，应将涉密档案文件收起锁好，并关好门窗。10）在办理离职员工手续时，专（兼）职档案管理员要认真核对离职人员所借阅的档案，并及时追还或确认履行交接手续之后方可在离职单上签字。5档案销毁1）公司档案保管期限届满并需要销毁时，由相关部门提出书面申请，会同档案的归属部门进行统一鉴定并编制档案销毁清册，报经公

11、司综合部行政分管领导T总经理一董事长批核准后由各中心或项目公司统一销毁；2）各中心无权未经审批自行销毁所保存的部门档案；3）销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监销人应在档案销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期；4）销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对公司造成损失的，将对相关责任人予以处罚，具体处罚办法由公司综合部制定；5）档案销毁后，应将销毁清册，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入档案室，永久保存。档案销毁清册序号工作步骤工作内容描述相关表单6各中心档案管理1）公司各中心及项目公司须设立专门档案室

12、、配备档案管理员负责组织档案的管理工作，并对档案移交工作进行督促和指导。2）总部综合部将不定期对各中心及项目公司档案管理工作情况进行检查、监控，对先进部门或先进个人进行表彰与奖励；对不执行或不能完全执行档案管理制度的相关责任人进行通报批评，必要时还将直接予以经济处罚。6. 相关记录6.1 档案移交登记表（附档案清单目录）6.2 档案借、查阅申请表6.3 档案借、查阅登记表6.4 档案销毁清册7. 相关附件7.1 附件一：档案归档范围、移交时间、保管期限及密级8. 本文件由综合部负责编制、修改和解释附件一:档案归档范围、移交时间、保管期限及密级类别序号文件范围保管期限密级责任部门归档时间管理类文

13、件1企业公司系统通用的规章制度永久普通文书资料每次年3月份归档一次。2各中心/部门专业制度、规定,项目管理体系，技术、质量规范永久普通3新技术研发资料及成果永久机密4重要会议的会议纪要、决议及执行情况回复，公司例会纪要永久秘密5上级政府行政负责人中心/部门、行业协会下发的会议通知、文件、政策法规、条例永久秘密6公司领导人讲话、典型发言，简报永久普通7战略目标，年度计划、年度总结永久机密8各种专业报告、重大事件的签呈及处理决定永久秘密9法律文书永久秘密10阶段合格分供商名录；新型材料信息库等永久秘密11公司历史沿革、大事记及反映公司重要活动及企业形象宣传推广的简报、照片、录像、光盘、图片永久秘密

14、12公司荣誉：资质、奖项、证书永久秘密证照关13营业执照、税务登记证、机构代码证、统计证、各种经营许可证以及公司章程等人事档案14应征人员履历表永久普通人事档案每半年3、7月份归档一次15紧急联系方式永久普通16身份证、户口本、学历证、资格证、照片等复印件永久普通17员工转正、异动、奖惩记录永久普通18工资、劳动合同档案永久秘密19历年体检报告，健康证明永久秘密财务档案20帐目：总帐、明细帐、日记帐、资产帐、材料帐永久机密立卷后在财务管理部保存一年后的6月份前归1.1i21凭证：记帐凭证、原始凭证永久机密22报表：月、季、年报表永久机密23财务报告：成本分析报告、固定资产盘点报告、材料盘点、财务月报、预算执行分析永久机密24报税资料：月、季、年报告永久机密类别序号文件范围保管期限密级责任部11归档时间25验资报告、审计报告永久机密26其它类：银行对帐单、调节表永久机密27电算化资料