文件、记录和档案管理制度范文.docx

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1、文件、记录和档案管理制度一、目的为了规范和加强公司安全文件及档案管理，确保相关部门及人员得到及时有效板本的文件，井及时撤出失效或作废的文件，根据国家有关法律法规和上级的有关要求，特制定公司安全文件及档案管理制度。二、适用急围适用于本公司安全文件及档案管理。三、职责安全环保部负货组织编制并持续改进安全标准化工作文件：负员安全标准化有关的文件的发放、更改、控制和档案管理，及时对外来文件的收集、整理、汇总、评价、归档。四、文件和档案处理处理要求1.与安全相关的文件处理处理1）上级iR要来文（含电子公文）按公司公文处理办法执行，办理结果存档备查。2）安全环保部起草的安全文件，经公司领导签发后卜.发，办

2、理结果存档备查。3）外来文件由公司嫁合管理部负责送公司领导审阅和有关部门传阅，办理结果存档备案.2.安全会议资料处理1）传达贯彻上级部门重要会议精神，做好会议内容记录和贯彻落实情况的记录和相关存档备案.2）每季度召开诙公司安委会议，准符相关会议资料,做好会议记录，形成会议纪要，督查落实会议纪要，保存相关资料。3）每月召开公司安全生产例会会议，准备相关资料，收集安全信息，讲评上月安全生产情况,通报安全违章事故，布置本月安全重点工作，做好会议记录，督促落实会议决定，保存相关资料.4）与安全有美的各种生产记录。5）公司分管领导、安全环保部针对安全专项指导工作组织召开的专题会议,做好会议记录，贯彻落实

3、会议记录，保存相关资料.6）安全环保部负贵及时将失效的基本制度、管理办法和实施细则从公司各部门收回，并将现行有效版本的文件及时发放给各部门。当文件受到损坏或遗失时，有关堆位提出中清后，可补发或重新发放。3 .文件的评审和修改1）公司安全环保内控制度及安全标准化文件的修改应适时进行。当法律、法规变更、企业使用新技术、新设备、新货种等情况及其它方面需要时，应对相关的体系文件（贡任制、管理制度、操作规程、应急预案）进行修改，并注明生效日期。公司组织内部审核或上级审核时，应对公司安全环保内控制度及安全标准化文件的适宜性和可操作性进行审查并提出修改意见或建议，必要时安全环保部组织进行修改。2）安全环保部

4、负货收集涉及到需要修改文件的法律、法规变更信息和审核、管理评审要求文件修改的信息。各部门若有这方面的修改信息应及时向安全环保部反映。4 .安全生产档案管理1）安全生产档案的建立建立主耍安全生产过程、事件、活动、检查的安全档案管理制度和记录。收集整理企业法定证照，企业负责人、安全管理人员、特种作业人员上岗资格证照，从业人员登记表及上岗证。收集整理安全生产机构设置文件，逐步建立安全生产货任制，公司与各部门签订安全生产货任书。收集整理各项安全管理规章制度、安全操作规程和相关应急救援预案，收集整理各项规章制度的资料、记录；a.按照安全生产教育培训制度的要求收集整理教育培训记录及资料，包括送出去和企业自

5、身进行的安全培训教育、考核、持证情况等：b按照安全生产例会制度建立各类各次会议的记录档案：c.按照安全生产检查制度建立安全检查档案，包括企业负货人、各级领导和安全管理人员的检查记录：d.按照设备设施管理制度建立设备设施档案，包括生产厂家资质、出厂合格证、使用说明书、安装资质证明、检测检验合格证明以及操作使用、点检、维护、修理等资料和记录：e.按照危险源管理制度建立危险源管理档案，包括危险源的识别、评估分析、管理、监控的记录和资料；f按照隐患排查与整改制度建立隐患排查治理档案，包括排查、治理、哙收等记录和资料：g.按照劳动防护用品管理制度建立劳动防护用品档案，包括劳动防护用品的购买、仓储、发放、

6、使用、管理的记录和资料；h.建立安全、环保投入资金的提取、管理、使用档案；1.按照伤亡事故管理制度建立事故调查处理档案，包括事故调查的记录、笔录、处理过程、事故报告、结案批其等：j.其他有关安全生产的档案资料。2）安全生产档案的管理安全生产档案，按照职能分工由相应的对口管理部门负员收集、整理、保管：车间、班组的安全教育培训、安全检查和隐患整改等资料，统一由部门整理交由安全环保部保存。存入安全生产档案的资料，要分类整理，按照时间先后编写页码，制作目录，成套成盒保存，不得杂乱无章。安全生产档案系保密资料，除有关政府主管部门在依法检查时可以查阅外，其他无关人m,外界人员均不得借阅.若因工作需要查阅的

7、，须经单位主要领导批准。查阅结束后，应及时收回保存。3）档案保存期限与要求工伤事故档案长期保存；安全教育资料长期保存；会议记录保存三年，安全检查记录保存三年，其他安全管理档案保存视上级或主管部门的要求以及公司需要而定.档案保存柜应随时保持通风干燥，严防虫蛇、鼠咬、严防潮湿、水浸，严防火灾，应设防火警示标志，建立用火制度.发生火灾时，应首先将档案资料安全转移。文件档案管理制度1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误

8、用作废文件。对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观i正据，在必要时实现可追溯性。2范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职费，适用于各过程管理体系文件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。3职责3.1 各过程管理部门职责:1. 1.1负页确定所管理的过程的文件需求.3. 1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。4. 1.3负贵过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。5. 1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定

9、的表格做好相应的记录.6. 1.5负负文件更改内容等。7. 2生产部职责:8. 2.I负责管理手册的编制。9. 2.2负贵体系的认证和日常维护管理工作。3.3 各部门负费本部门各过程文件的编制、评审和批准.3.4 各部门负责本部门记录的建立与管理。4程序内容4.1确定文件种类4 .1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将踪合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。5 .1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）：上级部门卜发的通知、要求、规定和办法：相关方的期望和要求04. 1.3综合管理体系文件a.方针、目标和指标：b实现方

10、针、目标和指标的策划：c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。5. 1.4资料和记录相关的资料包括但不限于：a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA统计分析数据）：b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料：C.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见：d各类检杳、教育培训、演习及敢他活动记录；e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告：f化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南：g.危化品应建立一栏三卡（职业危吉公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）h设施的设计、

11、运行技术资料：1 .供应商和承包商档案：j作业许可证等：k.其他资料.4.2提出文件的彘制和修改需求4.2.1 公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负贡人提出申请。4. 2.2过程负货人确定所管理的过程的文件需求。4.3 指定编写人4.3.1 如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。4.3.2 管理手册由生产部负责编制：部门各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制：4.4 进行的写5. 4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写.文件格式基本内容：a目的：明确编制本文件要达到的目的b范阚：本文件使用的范国，包括活动范用、职能范围

12、和管理范围c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇d职费：本文件中的主要职货划分，包括本文件的责任部门e程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件g相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录h修改记录：本文件每次修改的主要概耍的记录i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图公司代号Jp其中：序号为阿拉伯数字，如：O1.02,03等：文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标洱，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识.例子：文件编号：JP-AQ-O201法律法规标准规

13、范管理程序表格编号：编号JP1.-AQ-O201/01（适用法律法规标准和其他要求清单），其中01表示对应程序的第一张记录。所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新，4.5评审和审批4.5.1 文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数址），并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字：如果不同意聘文件返回文件编写人或部门，待修改完毕后再批准。4. 5.3文件审批权限.a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职费、公司各部门的主

14、要负资人职责由管理*代表审核.总经理批准。b.过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负贵部门主管审核，安全生产负货人批准.C.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。d各部门内部适用的文件由本部门负货人批准。4.6 发放控制1. 6.I生产部发布综合管理体系文件，建立外发文件清堆，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数珏、发至、接收人等.该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。4. 6.2各过程负货人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。5. 6.3各部门需建立文件控制消单，在发布/修改文件

15、的同时,文件与文件清单保持一致。4.7 使用控制1. 7.I生产部组织负贵更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态：每季度备份一次电子版文件。4. 7.2管理体系相关的文件必须妥善保存：各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，南保文件的清晰、易于识别和检索。4.8 文件更新4. 8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子份）、填写文件更改通知单,到办公室登记备案后。同时更新文件控制清单,生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新,填写文件与回收记录,防止作废文件非预期使用.4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负货组织对文件进行评审。如果需要进行修改.由原文件编写单位负贡提出文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。4.9安全记录管理4.9.1 建立记录清单安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限,索引、介质、处置、类别等.4.9.2 安全记录