会务接待服务标准.docx

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1、会务接待服务标准1、O目得为了规范会议接待行为,统1.服务标准,挣续、稳定将为用户提供艮好会议接待服务。2、O适用范围适用于大反各宾会议接待工作。3、。职责3、1客户部负责会议接待得具体实施。3、2客户员负责会议整记和提前确认工作,确保会议如期召开;并记录好会议召开得单位、出席人数和3集得领导职务来决定会汉得大小,采取相应得服务指施；3、3客户部负责安排工作人员对会议室进行布改,保障会议室整洁付适；3、4会议接待啦负责在会议进行期间巡查,及时处理突发事件,确保会议顺利进行；4、程序4.1会议得分美根据现时会议按待工作实际情风,将会议接待分为常接待（二类会议接待）、一类会议、临时会议。4、2会议

2、接件服务标泄1）每天安排一名会议接待员于早上8:0O上班,于8:O58:15分时段完成以下工作:将所有会议室得门及部分灯打开;将开水器得烧水阀打开及18F会议室内符电热水瓶注满水后插上电港,保证当会议开始时有足够得开水。2）每天得工作由会议负责人根据实标优况进行安排。3）会议接待员必须注意自己得仪表,穿好工作服,放好工作牌,于会议开始前15分钟将茶水准备到位。4）到向后首先检查会议室内得灯就就是否打开、空调温度就就是否舒适、设备、会议物资就就是否到位、烟灰盅就就是否沽治,发现异常无法处理时及时向主管领导报告；5）参会人员进入会场后,服务员应举止大方地为她们递上茶水,当会议开始时会议接待员应在自

3、己管理区轮流巡配以便能及时给新到将客人送上茶水,直至与会人员基本到位。6）与会人员底本到齐后,会议接待员将自己管理区域内港会议室内茶水添加一遍后,每隔2025分钟到会议交加茶水.五至会议结束（如有洋殊情况可自己把报）。7）在加茶水过程中,会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行就就是否正常、空调温度就就是否舒适。服务工作要细致周刊,服务中要做另三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；8）会议接待领班必须到场监督服务黄工作,巡视会议室将准备折况和会议得进行情况,以便有突发事情时及时应对;9）接到热线人员通知,会议临时需要得物资,应5分件内送到,如无法满足,会议接待员亦庖5分钟内到会议室向客人解修

4、,如客人不满意或不接受,会议接待员应通知会议负责人到场解决CI0）会议姑束后,会议接待员应简单将会议室收拾一遍,包括将桌材排放整齐;烟灰盅、盒纸领回茶水柜;所有设备,圾复原状;会议临时用品（插线板、铭牌、临时增加得椅子、白板等）还到仓库,如果案面及比面校脏,应通知清洁员到场清洁,洗洁后会议接待员将灯、空调、窗关好,以便迎接下一个会议。11）每天下班前,会议接待员还应对自己管理区城将会议室检至一遍门、窗、空调、灯、设备就就是否关好才能离开。4、2、2一美会议（专指服务区域在主楼内将会议室）：1）会议接待角赤人接到热觌人员中、大型及重要会议通知后,与预订会议人员联系，了解会议褂需求,并要求对方在会

5、议物资需求表、会议费用结算中签字确认。2）按客户要求申购会议物费。3）申的物资列位后,提前一天准备好横幅,摆放好鲜花;并对会议室谈行全面检查,与会议主办单位（部门）保持联系,对座位数、名位牌、会标等进行核对,同时应对影视、音响设备、灯光、花并摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检佥,要求达标后对会议室进行封闭管理,不准无关人员进入会场（会议室）;一切出备妥当后,可要求客户到现场观看4）会议接待员必须注意自己得仪表,穿好工作服,栽好工作睥,提前.%分伸到岗,并于会议开始前15分钟将茶水准备到位,在会议室门外面带笑容站好等待迎接赛会人员O5）按4、2、1第5）条款到第11）条款科程序开展工作

6、。6）会议快结束时,服务员在会议室11外站好准备欢送参会人员；7）客户部主任或客户服务经理,必须到场监怦会务工作人员得情况,巡视会议空存准备情况和会议将逆行情况,以便有突发事恬时及时应对；8）如会议有需要.在会议期间应加强安全保卫工作,防止无关人员进入会场扰乱会;机电设备部人员应注意会议期间用也设备得工作情况,防止事故产生,应保证走火通道得畅通,紧急恬况下,应有服务员在场进行碇导。9）会议结束后,会议接待负责人持客户确认得会议物资需求衣、会议费川结并表到我部收费员处开发票。10）将发票交客户时一定要求客户签收,会议接待黄会人一克跟进,直到我司收到该侪用为止。4、2、3临时会议：I）接到热姨人员

7、得通知后,该区域会议接待人员应5分钟内到场按4、2、1第5）条款到第11）条款将程序开展工作。4、3会议工作流程4、3、1服务执线值班人员下班前将OA网上收臬会议存信息填写在商务接待活动登祀表上交会议接待负责人员,并在第二天一上班更斯收集新得信感涉及到语音、投影系统得会议及其她部门配合得按件工作,应将会双怙况记录在会议接件设备准备工作友中交加电组及其地部门进行会议准备。4、3、2服务热或值班人员每20分钟对QA网进行临时会议信息将收集,并将新信息及时通知会议接挣负式人员.由其安排工作并将新信息登记在商务接府活动登记点中。会议接待人员在会议前15分钟完成对会议室将检查及准备工作,检查结果记录在商

8、务接待活劫登记表上。无语音、投影系统得会议不用填会议接待设备准备工作表。4、3、3会议接待负责人员在领取当天商务接待活动登记表时,应将前一天得商务接待活动登记表入会议接待设备准备工作表交服务扶线值班人员统一归档04、3、4服务热奴值班人负收到语音、投影会议室预定信息后，5分钟内将会议接待谀备准备工作衣交给前电妣指定符技术员,由其在会议前15分钟内做好准备工作。4、3、5名现接待、二类会议、电视电话会议得会议接待工作,应在管理中心发出通知后进行。客户部对接会议使用方,确定会议议程,转交弱电姐、严格按议程准备及配合。4、3、6领导日常办公会议、参现按侍、二类会议及4曲视电话会议,由服务热线值班人员

9、通过公司内部网向客服中心负式人及公司直接领导发布信息。备注:参观接材、二类会议、多功能会议厅及4楼电视电话会议将工作流程均应按上述内容实施,以保证商务活动得统一性及各项质量记录表格存有我性。4、4前电技术员舜日常维护及会前沮备4,4、I原则:保证会议系统将设备正常运行4、4、2措施：1）每周维护、检查会议室得会议谀备（语音、投影）,做好维护、检查工作将记录.每月遂行会议定会议设各功能性得评估。2）会议前半小咛按照股务热线提供港会议接待设备送备工作表,对会议室会议系统进行检测,并将完成情况记录在会议接待设备麻备工作表上,由会议接待人员进行复核，3）领导以上更要会议,完成检测后应在现场对会议全程跟进。4）会议开始前5分件,会议接待人员用礼貌语言各位领导早上好（下午好）,进行版后一次试音”，脸证会议系统。