会议室预约管理系统方案书.docx

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1、会议预约管理系统系统方案一、系统概述31.1 什么是会议预约管理31.2 会议管理趋势4二、系统功能52.1 功能特点52.2 系统优势62.3 系统界面7三、系统部署103.1 安装示意图103.2 安装实景图11四、会议显示12五、应用行业135.1 教化行业135.2 法律行业135.3 医疗保健135.4 企业13一、系统概述为符合现代信息化的考虑，在办公楼的底楼进出大厅设置套多媒体信息显示公告系统，用r显示每个会议室的运用状况和正在召开会议的主题.每个会议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统，用于显示该会议的会议内容，参与人员等信息.会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统

2、，用于显示各会议室的运用状况和各种刚好资讯等。该系统可以显示各种集团内和公共的通知/通告，各种社会公共信息（如天气预报、新闻等公共信息）、会议通知、会议排列状况、会议室运用状况及会议主题等信息。同时还可以以图片、视频、FIaSh等形式显示各种其它信息。1.1 什么是会议预约管理会议预约管理线下型管理I这种会议管理方式比较集中在一些还没有进行信息化改造的企业，会议支配全部依靠人工的上传卜达，还须要协谢其他部门，对会议资源的运用进行支配没有一套有效的对人、时间、资源、过程的可以记录管理.线上型管理：这种会议管理方式比较集中在些大型企事业或500强企业，已经有比较完善的办公潦程和办公软件的支撑,常用

3、的软件有1.OUTSQUnOOK等，也有一些。A或ERP中集成这类应用。这种会议管理方式对会议成员、资源、时间等做了充分的协调，是比较先进的会议管理方式。会议室管理粗放型管理这类管理方式对会议室和参与人历的运用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务）行召集人用传统的电话通知或人工通知方式传达。这种方式在会议的协调性比较差，假如须要协助工作协作，在支出这些工作的上传卜达所奢侈的时间许多，不利于办公效率的提高。人工型管理这类管理方式采纳由特地的部门或人对会议室的进行支配，全部会议的召集和访客的管理，相关的会议资源也有此人进行协调。

4、这种方式虽然只有一个人或一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，从而提高r会议室的管理效率，缺点是对于工作的“痕迹”管理来说，还停留在人工记录或简洁的电子表格记录。1.2 会议管理趋势二、系统功能为降低运用会议室所褥的人力成本、提高召开会议的效率、供应系统化的会议过程管理，特研发r这套“会议预约管理系统”。该系统简化r会议室管理，敏捷调度手段可以刚好进行会议室预定，并且可以邮件或短信通知与会者确认。全部用户无需安装和配置，因为系统就是基于B/S架构.干脆通过阅读潜运用。ftniMS13ES*1.O*wSeXMvSraawvS3*s*rO4MIHeStVTMS9幻2MSta*D-J3n

5、a11B11*1W349幻m!Csk!Cew二X。x“1Ix1A11*.三M*A*(1.*1X1.ItIA;BBA三AaA三IA“A2.1 功能特点 可对操作员进行增加、删除、修改操作，可以敏拢设定操作员的管理权限。 可自定义会议空名称，并进行增加、删除和修改操作。可以设定会议室的运用时段。可以设定会议室的运用权限，让只有拥有权限的用户才可以预定这个会议室的会议。 可对企业的工作部门进行增加、删除和修改操作，企业内部各部门按树状列表显示。 可对企业员工进行增加、删除、修改操作。可以干脆创建企业员工的系统账户。可以杳询企业内全部员工的联系信息。 操作员可以创建、撤销、复原会议预定。系统管理员可以

6、操作全部会议记录。 可以在日历上拖放创建会议，可以创建周循环会议和月循环会议. 可以查询会议室的预定信息、并以日历的方式直观展示出来。 可以汇总本周或本月内，关于个人用户参与的会议和预定记录。 系统支持通过E-mai1.、手机短信等方式，对参会人员进行会议信息通知及提示的功能。 可以统计会议室的无效会议占用，会议的召开效率、会议室的运用率等。 可对系统操作日志进行管理，杳询所选时间段内的操作日志：记录系统服务的操作日志，会议状态、预约状态的操作和改变信息等： 可实现数据库的备份，可修改用户登陆密码. 会议室显示屏可以显示当前会议室的会议内容，也可以显示全部会议室的会议信息。当没仃会议召开时可以

7、显示其他内容，如：天气预报、多媒体视频、新闻资讯等。 会议显示屏版面可以自定义，实现中英文显示；可以发送通知到会议屏上;可以远程开关会议显示屏，可以远程监控会议显示屏。2.2 系统优势会议进程免打搅会议支配无纸化会议信息电了化会议记录数据化运用状况对比化会议进程可视化操作运用图形化会议预约异地化CHT；.wrwtijX3EDtAA，,BX3g*R3HCnrWcewCmms3DFaaw*fcUcuewntartA0S*M4F2JM1.1HZIMtM2曲.131如W1.WrtO.1.tt1.MMQ4M1.MEIMtM*MQ-IiaiO三三eEX.F幻3”Sftt*3253EQe3OXfg0.fM1

8、.Atfrtta6tftsrfi*wrartfiAEF3VM*-M“22AeI-tfcMMe*WTkFdUtweT.FU.1I*1.R2fKKV1.S.vtf1.W*M三t3“x,14J.JCee11enw力fvwM,3211U*?S3.WvR，*Tt17:11U114pMn23XMvj,3*Oss*B,ris*35Mw1.ce-J3UE11-X3M.swwttHBBSBf1.ff相片片1.1.1.HH1112IXSSSBXK-O；jhhhhhhhhhuhJHHHHHHhHH11。2WF僧播H搦M搦岁t1.H1.1I1H1.iH1.Hfiiii!S5fiiiifSSiSiiIS*iiWU1?H

9、S?i*A5HasiMIAWSS3SI*I*JHaS*AstSIfssi*I*J*SiIJSBS*iJHtMI1.1.ih1.I1.ii!11iuqs。B88888888合议X：XfiA:开始时言:送染：二笈计片知W会人员主：日明:*nf1.:会R内盲会蚁成员BnaW日勤不康姓名口企部小弟:小I1.SMM小.石邺，腌9一J工程而1支装-U勺琰“史维*笛三、系统部署会议室门口、咖啡厅、大堂等地安装台显示器和播放罂，播放冷和显示器之间用VGA线连接，播放器网口插入网线设冏好IP地址连入服务器。会议系统采纳B/S架构，安装在服务器里，网内的用户通过自己的账号进入系统进行会议预约。全部的会议预约信息由

10、播放器准时在醉幕上显示。显示的内容样式可以自定义。因为采纳了B/S架构，服务器可通过企业内的核心交换机接入互联网，用户可以随时随地的进行会议预约操作。3.1安装示意图3.2安装实景图四、会议显示会议预约管理及显示系统W的Ker1.公人MM力t*A良”当前会议信息01-06-2010早期三日期时间9MWMww6%*HHA1.1.MHmi”彳内，HI1.IxHR当天会议安排M力*3K：力8*18:X1.(Wian；|I1.U27正在召开的会议勺T限公司成立于1996年.芯邰位于上海，为经xnMMruI1.jt9会议室空闲kB五、应用行业5.1 教化行业利用会议预约管理系统支配会议和活动，简化调度和协调非教化活动策划，每个事务管理所需的全部设备和资源，以及用户之间共享调度信息化斛决方案.5.2 法律行业明白的资源调度室是律师事务所必不行少的。运用会议预约管理系统支配客户会议，证言，视频会议等，井确保A/V设备，餐饮服务等始终同步协调。5.3 医疗保健医院、多医师设施，诊所和探讨试验室都须要一个明幽的，有效的协谢制度,让他们有更多的时间来工作。看看会议预约管理系统授权简化调度的医疗服务.5.4 企业具有可扩展，易r安装的功能，不强调现有的IT资源，会议预约管理系统可以通过定制与现有系统无缝集成，处理任何调度需求。