会议接待方案.docx

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1、会议接待方案会议接待方案模板会议接待方案模板【一】依据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。首先是会议的筹备工作。 依据会议规模，确定接待规格。 发放会议通知和会议日程。会议通知必需写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要留意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路途图。这个路途图幸免了外地人问路的许多麻烦。会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体支配，它是

2、人们了解会议状况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。 选择会场。选择会场，要依据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是到达一下标准：第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：确定不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。其次：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者居处较近一些，免得与会者来回奔波。第三：附属设施

3、要齐全。会务人员必需要对会场的照明、通风、卫生、效劳、电话、扩音、录音等进展检查，不能够因为上次会议是从这里开的，没出什么问题，就草率地认为这回也会同样顺当。否那么，可能会造成损失。第四：要有停车场。现代社会召集会议，一双草鞋一把伞赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。 会场的布置。会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。一般大型的会议，依据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢送和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄重，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。坐席的配置要是和会议的风格和

4、气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：圆桌型。假如是运用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消退不同等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于相互交换看法。这种形式适于1020人左右的会议。座次支配应留意来宾或上级领导与企业领导及陪伴面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。口字型。假如运用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。教室型。这是接受得最多的一种形式，它适用于以传达状况、指示为目的的会议，这时与会者人数比拟多、而且与会者之间不须要探讨、沟通看法。这种形式主席台与听

5、众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原那么依次排列。 准备会议资料。会务组应当准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，便利于与会者的阅读和做好发言准备。会议前的接待礼仪。 会前检查。这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进展的补救。比方检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。 提前进入接待岗位。接待人员应当在与会者到来之前提前进入各自的，岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。签到。设一张签字台，配上12名工作人员，假如是要求接待档次比拟高，可以派礼仪小姐担当。签字台北有毛笔、

6、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。假如是毛笔，那么应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如须要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应常常向会议组织者汇报到会人数。引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议起从前几分钟再到主席台就座。接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热忱向与会者解答各种问题，满足各种要求，供应尽可能周到的效劳。会议中的效劳礼仪会议进展中的效劳要做到稳重、大方、迅捷、刚好。倒茶效劳人员留意视察每一位与会者，以便刚好为期天茶水。到谁是动作轻快、快捷、标准。

7、杯盖的内口不能接触桌面，手指不能因在北口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖，右手吃水户，将热开水精确倒入杯里，不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。假如操作不慎，出了过失，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌惊惊惶，来回奔跑，将与会者的留意力引到自己身上，否那么，这将是极大的工作失误。其他效劳会议按拟定的程序进展，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员严阵以待,做好各项准备工作。如，会议进展第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应立刻播放出国歌。又如，大会宣布方法荣誉证书，组织人员应快速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼

8、仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进展模拟训练，幸免会场上出现混乱。假如与会者有电话或有人要相告特别重要的事，效劳人员应走到他身边，轻声转告他。假如要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，幸免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者留意力。 做好会后效劳的准备。会议进展之中，就应为会后效劳做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议完毕前妥当支配。会后效劳会议完毕后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。 组织活动会议完毕后，有时还会支配一些活动。如联欢会、会餐、参观、

9、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织实力才能胜任，同时其他接待人员要踊跃协作，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动准备的顺当实施。 送别依据状况支配好与会者的交通工具，使其快乐、刚好地踏上归程。 清理睬议文件依据保密原那么，回收有关文件资料。整理睬议纪要。新闻报道。主卷归档。会议总结。大型会议接待方案【二】（一）会议接待方案的含义会议接待方案是指支配与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题筹划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。（二）会议接待方案的根本内容1 .接待对象和接待缘由。

10、会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、平凡观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案必需要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。2 .接待方针。接待方针即会议接待工作的总原那么和指导思想。接待方针应当依据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体状况确定。3 .接待规格。包括迎接、宴请、探望、陪伴、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方支配的食宿标准等。4 .接待内容。包括接站、食宿支配、欢送仪式、宴请、探望、翻译效劳、文艺款待、参观巡游、联欢消遣、票务、返离送别等方面。5 .接待日程。写明各项接待活动的日程支配。6 .接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。7 .接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用支配，有时也包含支配参观、巡游、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括必需数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一局部的内容。【会议接待方案模板】