会议接待各项工作.docx

《会议接待各项工作.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会议接待各项工作.docx（9页珍藏版）》请在第壹文秘上搜索。

1、会议接待各项工作【一】前期工作 1、会场预约 专人帮助您的实地考察工作。吃、住、行、游、购、娱。依据要求预定酒店，会议（会展）场地。车辆等。我们将依据您的须要，为您详细分析各种状况做出最完备的策划；我们将依据会议的级别，为您选择会议举办地；我们将依据会议对周边环境的要求，为您确定详细举办地点，我们将依据会议的详细状况,确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。 2、负责会场的布局，设备安装调试我们将依据会议的详细状况，为您设计并支配会场的布局，细致周到地设计好全部的细微环节；我们将依据您的须要，为你你供应会议所须要的全部设备，并提前安放在指定位置；我们将依据您的须要，提

2、前为您调试好设备，确保会议的顺当进行。 3、印刷材料的设计制作我们将为您的会议供应宣扬册等印刷品设计、生产一条龙服务；我们将依据会议的详细需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；我们将会为您的印刷品指定特地的厂家生产以及印刷；我们将依据您的须要，提前把印刷品送到会场或指定位置。 4、打算会务用品： 代表证、会徽、纪念品等。 5、供应公关礼仪、文秘、翻译服务，代租会务所需设备. 6、刚好精确供应机票、火车票、酒店信息。 7、代订会议所需的音响、灯光、摄影等设备。 8、供应平面立体、Vi设计. 【二】会前打算 1、接站：我们将依据参与会议者的详细状况以及人数多少支配相应的车辆；我们的专车将会提前在

3、指定位置等待参会人员,把参会人员快速、平安地送到会场或下榻酒店.我们为您打算的车辆每个座位都有保险。 a、供应优秀导游帮助会务组举牌机场接站。 b、供应接、送机（站）时所需的各类型豪华空调车。 2、营造气氛 a、酒店大堂内欢迎水牌，门外或会场横幅等；会议（会展）场所的布置：欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。 b、彩旗、氢气造型气球、歌舞表演等。 3、报道 a、酒店大堂内免费供应签到台（桌）及提示牌； b、专职人员帮助会务组负责签到、分房、等有关事宜;安客户须要支配接送及会来宾，帮助会务组办理来宾签到等工作。 4、会场服务 a、依据会务组要求，策划、制作会场背景； b、依

4、据会务组要求，专职人员负责会场的桌、椅摆放,负责及酒店方协调会场茶水、纸、笔供应及灯光、音响设备调试状况等. 5、礼品制作 向会务组人员介绍黑龙江的特色纪念品，并陪伴选购或依据会务组要求制作会议纪念品. 6、返程票务 a、会议报道期间供应专职票务人员负责返程票务登记; b、代订哈尔滨飞往全国各地的最实惠折扣机票。 【三】会中服务 1、供应专业外语翻译，摄像、礼仪公关和文秘服务。 2、免费供应阅历丰富的接待人员全天帮助会务工作。 3、会议期间可为ViP客人供应特别照看和服务。 4、向参会人员供应全市范围内机场、火车站接送服务。 5、供应会议期间以及后勤保障工作和外围的协调服务。6、参会者的餐饮：

5、我们将依据参会人员的喜好，为您预定各种形式的参会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将依据参会人员的详细状况以及会场和下榻饭店的地点，为您举荐不同的用餐地点。 【四】会后旅游考察服务 一次胜利的旅行考察在整个会议中的效果又岂止点睛之笔，除了跟您和您的挚友一个放松和调整的时间，而在这良好和热情的氛围下,有怎能不再结识多一些挚友、给您的事业创建新的机遇和意想不到的惊喜呢。只要您提出，我们就为您贴身打造合适的线路和报价.景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀会议导游服务，一应俱全。 【五】会后总结 1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理支配。 2、帮助会议人员处理睬后事宜，进行会议期间的工作总结.

6、 【六】会议及会展的预算 1、交通费用 交通费用可以细分为： (1)、动身地至会务地的交通费用一一包括航班、铁路、马路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用-主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他及会人员可能运用的预定交通。 (3)、欢送交通及返程交通包括航班、铁路、马路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用. 2、会议室/厅费用 详细可细分为： (1)、会议场地租金通常而言，场地的租赁巳经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些

7、特别规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，须要加装非主席台发言线路时也可能须要另外的预算。 (2)、会议设施租赁费用一此部分费用主要是租赁一些特别设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常须要支付肯定的运用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持及维护费用。值得留意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出详细要求(通常可向专业的会议服务公司询问，以便获得最相宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 (3)、会场布置费用-一假如不是特别要求，通常而言此部分费用包含

8、在会场租赁费用中。假如有特别要求，可以及专业的会议服务商协商。 (4)、其他支持费用一这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输及仓储、消遣保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，假如会议主办方分别找寻这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高，假如让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。 对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。 3、住宿费用 住宿的费用应当特别好理解-值得留意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是须要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折

9、扣。正常的住宿费除及酒店星级标准、房型等因素有关外，还及客房内开放的服务项目有关一-譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果供应等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。 4、餐饮费用 会议的餐饮费用可以很简洁，也可以很困难，这取决于会议议程须要及会议目的。 (1)、早餐 早餐通常是自助餐，当然也可以实行围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特别性及原材料的预备，所以预料就餐人数不得及实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算一-而改为按预定人数收取费用）（2）、中餐及午餐中餐及午餐基本属于正餐，可以实

10、行人数预算自助餐形式，按桌预算一一围桌式形式.假如主办方希望酒水消费自行选购而非由餐馆供应，餐馆可能会收取肯定数量的服务费用。（3）、酒水及服务费通常，假如在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，假如可以外带酒水消费，餐厅通常须要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。 （4）、会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，假如主办方须要非程序服务，可能须要而外的预算。通常状况下，茶歇的种类可分为西式及中式两种一一西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等

11、为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。 （5）、联谊酒会/舞会事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会困难,宴会只要设定好餐标及规模，预算很简洁计算.但酒会/舞会的预算设计到场地及节目支持，其预算可能须要比较长的时间确认. 5、视听设备 除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽视。假如为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较困难，包括： 设备本身的租赁费用，通常按天计算 设备的运输、安装调试及限制技术人员支持费用，可让会展服务商代理 音源一主要是背景音乐及消遣音乐选择，主办者可自带，也可托付代理 c、演员及节目 通常可以选定节目后按场次计算

12、一一预算金额通常及节目表演难度及参及人数正相关。在相宜地点假如有固定的演出，那预算就很简洁,及观看表演的人数正相关-专场或包场除外。 d、其他点心、水果及调制色酒 6、杂费 杂费是指会展过程中一些临时性支配产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特及礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译及向导、临时商务用车、汇兑等等.杂费的预算很难支配，通常可以在会务费用预算中增列不行预见费用作为机动处理. 那么，展览的预算及会议预算相比有什么不同呢？ 展览预算及会议预算有相同的地方，也有不同的地方- 相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用（假如有考察支配的话）. 不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输及仓储、小型新闻发布会或者酒会。展览场地租赁：假如展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算.国际标准展位面积通常为3mx3m,隔断高度在203m至2.5m之间.标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源.展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。假如是在其他公共场所举办展览（譬如市政广场或者体育场所等），那么场地租赁的预算就很难预料了通常面议，按日计算，价格及场地人流集中度及展览时间（是否重要假日等）有关.