会议接待的各项工作安排.docx

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1、会议接待的各项工作支配-前期工作1、会场预约专人指助您的实地考察工作.吃、住、行、游、明、娱.依据要求预定酒店，会议（会展）场地。车辆等.我们将依据您的理要，为您详细分析各种状况做出最完备的策划；我们将依据会议的缎别，为您选择会议举办地：我们将依据会议对周边环境的要求，为您确定详细举办地点，我们将依据会议的详细状况,确定是否将会以划分为几个分会场,选择分会场的地点，并提前为您预约.2、负员会场的布局，设备安装调试我们将依据会议的详细状况，为先设计并支配会场的布局,细致周到地设计好全部的细微环节：我们将依据您的须要,为你你供应会议所须要的全部设备.并提前安放在指定位置;我们将依据您的须要，提前为

2、您圜试好设备，确保会议的期当进行.3、印刷材料的设计制作我们将为您的会议供应R扬册等印刷品设计、生产一条龙服务：我In籽依据会议的详细需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案：我的将会为您的印刷品指定特地的厂家生产以及印刷：我们将依则您的须要提前把印刷品送到会场或指定位置.4、打算会务用品:代表证、会徽、纪念品等.5 .供应公关礼仪、文秘、翻译眼务,代租会务所需设驾.6、刚好精确供应机票、火车票、酒店信息.7 .代订会议所需的音响、灯光、摄影等设;,8 .供应平面立体、V1.设计.（二】会前打算I、接站：我们将依据参与会议者的详细状况以及人数多少支配相应的车辆：我们的专车将会提前在指定位河等待参

3、会人员,把参会人员快速、平安地送到会场或卜榭酒店，我们为您打豫的车辆每个座位都仃保险.A、供应优秀导游幕助会务组举牌机场接站.B、供应接、送机站时所5的各类型族华空调车，2、首造气氛A、酒店大堂内欢迎水牌,门外或会场横幅等：会议会展场所的布置：欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔饮料、设备测试等.B、彩旗、翅气造型气球、歌舞表演等，3、报道A、酒店大堂内免费供应签到台（案）及提示牌：B、专职人员帮助会务组负费签到、分房、等有关事宜：安客户须要支归接送与会来宾，招助会务组办理来宾签到等工作。4、会场服务A.依据会芬组要求,策划、制作会场背景：B,依据会分组要求,专职人员负责会场的东、椅摆放,负

4、货与酒店方协两会场茶水、纸、皂供应及灯光、音响设釜调试状况等。5、牝品制作向会务组人员介绍黑龙江的特色纪念品,并陪伴选曲或依据会务组要求制作会议纪念品.6、诋程票务A、会议报道期间供应专职票务人员负出返程票务登记；B.代订哈尔滨飞往全国各地的最实惠折扣机票.三1会中服务1、供应专业外语翻译，摄像、礼仪公关和文秘服务，2、免费供应阅历丰富的接恃人员全天祁助会务工作.3、会议期间可为V1.P客人供应特别照看和眼芬.4、向参会人员供应全市范围内机场、火车站接送服务.5、供应会议期间以及后勤保障工作和外用的协调服务，6、冬会者的崔饮：我们将依据参会人员的喜好，为充预定各种形式的参公：西餐、中鞋.自助餐

5、、宴会等等：我们符依据参会人员的详细状况以及会场和下榻饭店的地点.为您举荐不同的用餐地点.【四】会后旅游考察服务一次胜利的旅行考察在整个会议中的效果又也止点暗之第，除了跟您和您的挚友一个放松和调整的时间,而在这良好和热情的第困下,有怎能不再结识多一些挚友、给您的事业创建新的机遇和意想不到的惊喜呢.只要您提出，我们就为总贴身打造合适的线路和报价.景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀会议导游服务，一应俱全。ft会后总结1.对参会代表的会后旅游考察工作进行合理支配.2、帝助会议人员处理睬后事宜，进行会议期间的工作总结，六会议及会展的顶算1 .交通的用交通费用可以细分为：(1) .动身地至会务地的交

6、通拢用一一包括航班、秩路、马路、：客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通该用主要是会务地交通的用，包括住宿地至会所的交通、会所到鞋饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与台人员可能运用的预定交通.(3)、欢送交通及返程交通一一包括航班、铁路、马路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用.2 .会议室/斤均用详细可细分为：(1)、会议场地租金通常而言，场地的租优己羟包含某些行用设施，髻如激光指示第、音响系统、炭椅、主席台、白板或者黑板、油性第、粉能等，但一些特别现设施并不涵短在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等.须要加装非主席台发言线路时也可

7、能须要另外的预期.(2)、会议设施租区费用此部分费用主要是租依一些特别设备，如投影仪、第记本电脑、移动式同声制语系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设符等，租赁时通常须鬟支付肯定的运用保证金，租赁费用中包括设饴的技术支持与维护费用.值得留意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出详细要求(通常可向专业的会议服务公司询问，以便狭如展相宜的性价比)，否则可能影响会议的进行，出外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。3)、会场布置费用-假如不是特别要求.通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中.假如有特别要求,可以与专业的会议服务商协商.(4)、其他支持费用一一这些支持通常包

8、括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、消遣保健、以介、公共关系等.基于这些支持均为临时性侦，EW如会议主办方分别找寻这些行业支挣的话,其成本费用可能比市场行价要高线如让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉口服务专业的支持.对于这些单项限务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。3、住宿费用住宿的费用应当特别好理解-值汨留意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而书点是须要另外加收政府税金的.对于会议而吉，住宿费可能是主要的开支之一.找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因泰有关外，还与客房内开放的服务项目有关一如客房内的长途通讯、洗换

9、、迷你吧泗水、次性换洗衣物、互联网、水果供应等眼芬是否开放有关.会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围.4、餐饮费用会议的崔饮费用可以很商洁，也可以很困难，这取决于会议议程须要及会议目的。1.,t1.-tf平依通常是臼助餐.当然也可以实行阳泉式就餐.费用按人数计分即可(但考虑到会议就餐的特别性及原材料的预备，所以预料就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则兼馆有理阳拒绝按实际就卷入数结津一一而改为按预定人数收取费用(2)、中餐及午餐中笆及午佞基本属于正餐.可以实行人数预算:自助置形式，按家顼算一一围桌式形式。假如主办方希望酒水消费自行选购而非由餐馆供应，我馆可能会收取肯定数演

10、的眼务费用。3 3).酒水及服务费通常.假如在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带潜水消炭的,假如可以外带酒水消的，农厅通常匆要加收服务费,在海星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的眼务费(4),会场茶瓶此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合.承办者告知的茶歇价格通常包含限务人员费用，假如主办方须要非程序服务，可能须要而外的预算。通常状况卜茶歇的种类可分为西式与中式两种一一西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、如琲、水果及点心为主.(5)、联谊酒会/舞会少实上，联谊酒会/舞会的预算

11、可能比冷独的宴会困玳，京会只要设定好餐标与规模，预算很简洁计蚌。但.酒会/许公的预算设计到场地与节目支持，其预算UJ能须要比较长的时间确认.5,视听设备除非在空外进行，否则视听设备的费用通常可以忽视，假如为了公共关系效果而不汨不在室外进行，视听设备的预算就比较困难，包括：设备本身的租赁费用.通常按天计算设备的运输、安袋调试及限制技术人员支持费用，可让会展服务商代理音源一一主要是背景音乐及消遣音乐选择，主办者可自带，也可托付代理c、演员及节目通常可以选定节目后按场次计n预算金额通常与节F1.表演难度及参与人数正和关.在相宜地点假如有固定的演出，那预算就很简洁,与观看我演的人数正相关一一专场或包场

12、除外。d、其他一一点心、水果及调制色酒6.杂费杂费是指会展过程中些临时性支用产生的费用，包括打印、临时运输及袋卸、纪念品、模特与礼仪服务、略时道具、传真及其他通讯、快遢服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等,杂费的顶笄很难支配，通常可以在会务由用预算中增列不行预见费用作为机动处理.那么,展览的预算与会议预编相比有什么不同呢？展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方相同的地方：住宿费、餐饮的,商务考察费用（假如有考察支配的话）.不同的地方：展览场地租赁、展览布S1.展品运输，仓储、小型新闻发布会或者酒会.展览场地租赁：假如展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁鼓亢通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至25m之间。标配设施有射灯椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设符可供租赁:展布支架、视听设番、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等.假如是在其他公共场所举办展览（怦加市政广场或拧体育场所等），那么场地租赁的预算就很玳预料了一一通常面议，按11计算，价格与场地人流集中度及展览时间（是否正要假日等）有关。