会议接待各项工作.docx

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1、会议接待各项工作【一】前期工作1、会场预约专人帮助您的实地考察工作。吃、住、行、游、购、娱。依据要求预定酒店，会议（会展）场地。车辆等。我们将依据您的须要，为您详细分析各种状况做出最完备的策划；我们将依据会议的级别，为您选择会议举办地；我们将依据会议对周边环境的要求，为您确定详细举办地点，我们将依据会议的详细状况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。2、负责会场的布局，设备安装调试我们将依据会议的详细状况，为您设计并支配会场的布局，细致周到地设计好全部的细微环节；我们将依据您的须要,为你你供应会议所须要的全部设备，并提前安放在指定位置；我们将依据您的须要，提前为您

2、调试好设备，确保会议的顺当进行。3、印刷材料的设计制作我们将为您的会议供应宣扬册等印刷品设计、生产一条龙服务；我们将依据会议的详细需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；我们将会为您的印刷品指定特地的厂家生产以及印刷；我们将依据您的须要，提前把印刷品送到会场或指定位置。4、打算会务用品：代表证、会徽、纪念品等。5、供应公关礼仪、文秘、翻译服务，代租会务所需设备.6、刚好精确供应机票、火车票、酒店信息。7、代订会议所需的音响、灯光、摄影等设备。8、供应平面立体、Vi设计.【二】会前打算1、接站：我们将依据参与会议者的详细状况以及人数多少支配相应的车辆；我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把

3、参会人员快速、平安地送到会场或下榻酒店.我们为您打算的车辆每个座位都有保险。a、供应优秀导游帮助会务组举牌机场接站。b、供应接、送机（站）时所需的各类型豪华空调车。2、营造气氛a、酒店大堂内欢迎水牌，门外或会场横幅等；会议（会展）场所的布置：欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。b、彩旗、氢气造型气球、歌舞表演等。3、报道a、酒店大堂内免费供应签到台（桌）及提示牌；b、专职人员帮助会务组负责签到、分房、等有关事宜；安客户须要支配接送及会来宾，帮助会务组办理来宾签到等工作。4、会场服务a、依据会务组要求，策划、制作会场背景；b、依据会务组要求，专职人员负责会场的桌、椅摆放，负

4、贵及酒店方协调会场茶水、纸、笔供应及灯光、音响设备调试状况等.5、礼品制作向会务组人员介绍黑龙江的特色纪念品，并陪伴选购或依据会务组要求制作会议纪念品.6、返程票务a、会议报道期间供应专职票务人员负责返程票务登记；b、代订哈尔滨飞往全国各地的最实惠折扣机票。【三】会中服务1、供应专业外语翻译，摄像、礼仪公关和文秘服务。2、免费供应阅历丰富的接待人员全天帮助会务工作。3、会议期间可为ViP客人供应特别照看和服务。4、向参会人员供应全市范围内机场、火车站接送服务。5、供应会议期间以及后勤保障工作和外围的协调服务。6、参会者的餐饮：我们将依据参会人员的喜好，为您预定各种形式的参会：西餐、中餐、自助餐

5、、宴会等等；我们将依据参会人员的详细状况以及会场和下榻饭店的地点，为您举荐不同的用餐地点。【四】会后旅游考察服务一次胜利的旅行考察在整个会议中的效果又岂止点睛之笔，除了跟您和您的挚友一个放松和调整的时间，而在这良好和热情的氛围下,有怎能不再结识多一些挚友、给您的事业创建新的机遇和意想不到的惊喜呢。只要您提出，我们就为您贴身打造合适的线路和报价.景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀会议导游服务，一应俱全。【五】会后总结1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理支配。2、帮助会议人员处理睬后事宜，进行会议期间的工作总结.【六】会议及会展的预算1、交通费用交通费用可以细分为：(1)、动身地至会务地的

6、交通费用包括航班、铁路、马路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用-主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他及会人员可能运用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通-包括航班、铁路、马路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用.2、会议室/厅费用详细可细分为：(1)、会议场地租金-一通常而言，场地的租赁巳经包含某些常用设施，譬如激光指示第、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些特别规设施并不涵盖在内一一比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，须要加装非主席台发言线路时也

7、可能须要另外的预算。(2)、会议设施租赁费用一一此部分费用主要是租赁一些特别设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常须要支付肯定的运用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持及维护费用。值得留意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出详细要求(通常可向专业的会议服务公司询问，以便获得最相宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。(3)、会场布置费用一假如不是特别要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。假如有特别要求，可以及专业的会议服务商协商。(4)、其他支持费用一一这些支

8、持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输及仓储、消遣保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，假如会议主办方分别找寻这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，假如让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。3、住宿费用住宿的费用应当特别好理解值得留意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是须要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除及酒店星级标准、房型等因素有关外，还及客房内开放的服务项目有关一-譬如客房内的长途

9、通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果供应等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简洁，也可以很困难，这取决于会议议程须要及会议目的。(1)、早餐早餐通常是自助餐，当然也可以实行围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特别性及原材料的预备，所以预料就餐人数不得及实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算一-而改为按预定人数收取费用)(2)、中餐及午餐中餐及午餐基本属于正餐，可以实行人数预算一一自助餐形式，按桌预算一一围桌式形式.假如主办方希望酒水消费自行选购而非由餐馆供应，餐馆可能会收

10、取肯定数量的服务费用。(3)、酒水及服务费通常，假如在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，假如可以外带酒水消费，餐厅通常须要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。(4)、会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，假如主办方须要非程序服务，可能须要而外的预算。通常状况下,茶歇的种类可分为西式及中式两种一一西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。(5)、联谊酒会/舞会事实上，联谊酒会

11、/舞会的预算可能比单独的宴会困难，宴会只要设定好餐标及规模，预算很简洁计算.但酒会/舞会的预算设计到场地及节目支持，其预算可能须要比较长的时间确认.5、视听设备除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽视。假如为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较困难，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算设备的运输、安装调试及限制技术人员支持费用，可让会展服务商代理音源一-主要是背景音乐及消遣音乐选择，主办者可自带，也可托付代理c、演员及节目通常可以选定节目后按场次计算一一预算金额通常及节目表演难度及参及人数正相关。在相宜地点假如有固定的演出，那预算就很简洁，及观看表演的人数正相关一专场

12、或包场除外。d、其他一点心、水果及调制色酒6、杂费杂费是指会展过程中一些临时性支配产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特及礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译及向导、临时商务用车、汇兑等等.杂费的预算很难支配，通常可以在会务费用预算中增列不行预见费用作为机动处理.那么，展览的预算及会议预算相比有什么不同呢？展览预算及会议预算有相同的地方，也有不同的地方-相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用（假如有考察支配的话）.不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输及仓储、小型新闻发布会或者酒会。展览场地租赁：假如展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算.国际标准展位面积通常为3mx311,隔断高度在2。3m至2.5m之间.标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源.展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。假如是在其他公共场所举办展览（譬如市政广场或者体育场所等），那么场地租赁的预算就很难预料了一通常面议，按日计算，价格及场地人流集中度及展览时间（是否重要假日等）有关.