会议服务制度管理制度.docx

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1、会议服务制度管理制度第一章总则第一条为现范会议内容和程序.统一会议管理模式,提高会议效率.特制订本制度.第二次适用范围笫二条木制度适用于XXX院各部门，会议管理事项按照本制度规定严格执行。各部门结合实际情况,如另仃设定的.经院嫁合行政部批准执行,并提交行政后勃部备案.第三章会议分类笫三条定期会议：即例行会议，将本院各娘部门按规定定期召开的会议，（一）院长办公会会议主持：院长时间：每季度一次地点：会议室参会人员：行政管埋人员、相关部门负费人。内容：各部门负近人对阶段性工作作小结分析，提出相关问题,传达羟首战珞、以及相关问题的解决方案.审议至要规章制度，对重大问题袂策进行讨论.（二）月度行政例会会

2、议主持：院长（院长因其他工作即由剧院长主持）时间：每月一次地点：会议室参会人员：各部门负责人内容：通报上月度管理目标完成状况,部署下月度管理工作田点;研究审议会议议鹿.（）院办周例公会议主持：院长时间：祗闷一次地点：会议室参会人员：行政管理人员,各部门负责人内容：总结本周工作,提出下周工作计划与目标,对工作中的重点、难点问应进行讨论,协助部门提出解决方法.（四）半年工作会议会议主持：院长或副院长时间：半年一次地点：会议室参会人员：全体工作人员（除值班、休息人员外）内容：上半年经营管理工作情况总结、批评与表彰：通报下半年经营管理工作目标、计划和要求.（五年度工作会议：由行政后勤统一安排.时间：每

3、年一次地点：大会议室参会人员；全体员工、（值班人员除外）、老人（自理老人）内容：对上年度经昔管理工作情况作出总结与表彰，通报本年度经营管理工作目标、计划和要求：对年度先进工作者及团体进行表彰.（六）髭会：有各郃门统一安排时间：每日版间地点：各部门办公室参会人员：部门全体工作人员内容：对工作中存在问SS的提出和解决，工作交接、部门负币人对当天工作进行安排，同时对部门提出的问题给予帮助解决.第四条不定期会议：指会议召开时间没有明确规定,可根据实际箭要组织召开的会议.（一）老人代表会议会议主持：院长或副院长地点：会议室参会人员：全体老人代表、相关部门负贡人内容：广泛听取老人对院管理工作及其他工作的建

4、议和意见，同时讲解宣传中心的相关规定、对老人提出的建议和问题作出解修和解决办法。（二）院办会临时会议会议主持：院长（或委托他人）地点：会议室内容：XXX院营运特殊理大事宜。注：各类会议具体要求洋见会议安排一览发（附件I）第四章会议流程第五条会议流程包括：会议申请、会前准备、会议服务及会议执行。详见会议流程图，（附件2）第六条会议申请，由会议召集人向行政后勤部提出.第七条会前准备会前准备工作包括：会议场地、会议通知,会议资料、设备设施等.由会议组织部11负说落实，行政后勤部S!合执行，（一）会议场地I,行政后勤部负货会场布前，并安排专人进行会场眼务和会场清理工作，2、使用会议室，应由会议组织部门

5、到行政后勤部埴目会议预约登记表h明确会议使用时间、会议室布置要求（包括环境布置、座位安排等）、物质准备等.租赁会议场地,提出书面申请经批准后,由行政后勤部统一安排.（一）会议通知1、行政后勤部负所发布会议通知。会议通知应包括：会议名称、内容、时间、地点、议程、参会人员等内容，2、会议组织部门应就会的相关条件、要求、与有关部门事先怫调，落实参加入员.并收集百关的资料与建议以提高会议效率：重要会议须提曲2天进行通知.以确保主要参会人员如期出席.（三会议资料行政后勤部协同会议组织部门进行会议资料的准备，包括会议签到表h会议议程及其他相关资料，（四）设施设Jk行政后勤部根据4会议预约登记表3的使用要求

6、进行设旗设备港.备2、使用会议室应保持清洁卫生.爱护各类设施.设备.一切公物未经行政后勤部许可.不得我离会议室.第八条会议眼务：包括会前支持、会场服务、会后清理.（一）会议祖钮部门应将会议要求（包括会议限务再攻、要求及预算等）提前告知行政后勤部，以便统一安排。（二）行政后勤部根据会议需求提供会芬支持保障（包括：组织接待、分发会议资料.录音、拍照、摄像、会场茶水服务等.茶水应每隔15分神添加一次），以确保会议顺利进行.（三）会议工作人员应提前30分钟到达会场，检在会场布置情况（包括：灯光、音响、投影仪等设备室否正常，席位持列是否有误，会议资料是否按规定搂放整齐），发现问题应立即采取补救措胞.（F

7、I）会议结束后，会议组织部门应通知行政后勤部时电源、窗户、座椅摆放、清洁卫生等进行检杳、整理，第九条会议执行（一）会议文件1、会议纪录（1会议组织部门须指定专人作殳议记录，将会议的的基本精神、发言情况、讨论结果等事项记录清楚.（2）记录人员应按照规定格式的会议记录？进行整理后发至与会人员，井及时归档.（3）应根据会议甫要程僮及会议记录情况，整理会议纪要文件或简报。2、会议纪要（1）会议纪要与院规章管理制度具有同等的效力，详见公文管理？办法,2会议纪要由会议如织部门负责拟耳，与会议结束后3个工作日内报院长签发.二执行办理1、H1.会议组织部门协同执行部门根据会议记录要求、会议纪要精神传达到相关说

8、任人,严格落实会议议定事项.2、会议组织部门对会议执行情况进行悌V并纳入绩效考核范畴。笫五章会议纪律第十条要求（一）会议于开始前5分钟进行签到，与会人员必须按时参加会议.（二会议前应将手机设至蟀音状态，如霰接打电话不得影响会议进程，违者罚款30元/次。（三）与会人员应自觉遵守会议纪律，不得无故缺席、迟到、早退（参照彳考勤管理制度严格执行。其中，无故缺席按旷工处理）：因特殊情况不能参会的.须向会议主持人请收：会议期间离场,须征得会议及向领导人同意.缺席人员，应由会议组织部门或委派参会人员对会议内容进行传达。（四）会议发言应言简意核，参会人员不得交头接耳；未经会议主持人批准，不得在会议中间插入其他议题，（?不宜公开的会议内容应根据保密悔议（详见保密制度）严格执行,禁止私下传播.第十一条违纪处理（一）会议期间如出现违纪现象,应根据员工奖惩条例进行处罚.（-会议结束后,由会议组织部门对会议的违纪情况进行通报，并埴写彳奖惩通知单卜财务会计部按照。员工奖惩条例收取处罚金，提交人力资源部备第六章会议档案第十二条会议档案包括：会议通知、会议签到表、会议记录、会议纪要、影响录音资料和图片。第十三条会议召袈人指定专人进行会议资料的整理。院长办公会、月度运营例会、年度工作会议由行政后勤部负责存档：&世例会、部门周例会、季度半年工作会由会议组织部门存档.