会议管理体系文件.docx

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1、人和商业控股有限公司经营管理事业部会议管理体系执行程序目录一、建立会议管理体系的目的3二、会议管理体系定义3三、会议种类3四、会蝶形式3五、会议管理原则4六、会前打算4七、会W要求5八、会议纪要档案管理5九、借阅会议纪要流程6十、部门会议管理6十一、运营团队会箕管理7十二、营销团队会议管理8十三、市场开发团队会W管理9十四、专项会置管理11十五、会议决议的跟进、督办11十六、会议流程图13十七、会次管理体系表单模板14一、建立会议管理体系的目的1.规范会议程序，提高会议质量和效率；2 .统一工作思想、保持步调一样、提升工作效率、提高团队凝合力；3 .有效进行信息传递，加强沟通，协调各项目或部门

2、之间的工作关系。二、会议管理体系定义1 .由经营管理事业部总经办负责组织召开的各级各类会议；2 .会议形成的决议、确定或看法由经营管理事业部所属各职能部门或各项目团队负责人组织落实，由总经理秘书单独或协同相关职能部门子以跟进或督办。三、会议种类1 .例行会议：周工作会议、月工作会议、季度总结会议、年度总结大会2 .专项会议：专题会议3 .特定主题会议：是一种沟通性质的会议，具培训提升功能，如不定期分别组织召开关于营销策略、企业文化建设、团队管理、平安、客户服务等各种特定的主题沟通会议4 .现场会议：针对现场特定情形下，为部署工作或解决某一详细问题而组织召开的现场办公会议四、会议形式1.见面会议

3、2 .视频会议3 .电话会议五、会议管理原则1 .支配原则：会前支配、会中限制、会后跟进，通过会议支配使会议达到预期目标；2 .高效原则：提高会议质量和会议效率；3 .节约原则：降低会议成本，精简会议频次；4 .追踪原则：会议决议或确定的执行状况必需指定有专人跟进追踪；5 .评估原则：检核会议的组织过程和流程，对会议的基本规则和效果进行评估。六、会前打算1.例会：会前1小时提示参会人员到会时间。专项会议：明确会议主题，并第一时间下发会议通知（见【附件一】），会前1小时提示参会人员到会时间，提示参会人打算会议资料及相关数据。如会议形式为电话会议，则提前2小时提示参会人，参会人如运用移动电话，需提

4、前检查移动电话电量是否足够，并打算好备用电话；2 .会前行政办须打算好会议所需相关设备及用品，礼仪部做好会议服务打算工作；3 .会议室如需接待尊贵客人或供尊贵客人运用，则行政办需提前1个小时做好会议室保洁、设备调试、用品打算及礼仪服务等相关工作。尊贵客人包括：a.公司董事会成员；b.各事业部总经理；c.政府职能部门人员；f.公司合作伙伴，如大客户；g.员工家属；h其他与公司有相关业务往来的客人。七、会议要求1.参会人须严格依据会议时间出席，提前非常钟到达会议室，并填写会议签到表（见【附件二】）；2 .会议发言严格执行规定的时限，参会人要做到打算充分、条理清楚，突出重点，简洁有序；3 .周会、月

5、会等例行会议要求参会人员主要围绕当期的工作重点、存在的问题和解决的方法、措施，以及总结的胜利阅历或失败教训，下一步工作重点以及须要其他部门或团队予以协同的事项；4 .会议期间禁止中途离席、引用或供应不准确虚假信息、人身攻击、发表与会议无关的言论，应保守会议隐私，禁止泄露会议内容；5 .会议期间应将移动电话及相关电子设备调至无声状态，禁止在会议期间出现移动电话或电子设备异样响动。八、会汉纪要档案管理6 .加强会议纪要的规范管理，增加会议档案的好用性和有效性；7 .由行政办专人负责会议纪录，经总经理审批后下发至相关参会人员。8 .事业部全部会议纪要由行政办负责分类管理，指定专人负责怪份、编号、登记

6、、存档。9 .申请借阅会议纪要严格依据借阅流程，办理相关审批手续。10 所借阅的会议纪要档案必需在借阅当日17时前归还，如不能按期归还,需再次办理延期借阅手续；11 所借阅的会议纪要档案严禁复印留存；12 借阅期间借阅人须俣证资料的完整，归还时如发觉资料破损或改动，则依照奖惩方法对当事人进行惩罚。九、借阅会议纪要流程借阅人填写会议纪要借阅审批单一主管副总经理审批一总经理审批一借阅人将审批单交档案管理员留存一借阅人填写借阅登记表一领取会议纪要一按时归还会议纪要一档案管理员检查后归档模板名称：会议纪要借阅审批单模板（见【附件十D会议纪要借阅登记表模板（见【附件十一】）十、部门会议管理事业部所属各职

7、能部门、运营、营销及市场开发团队负责人在召开本部门或团队会议时，须执行以下要求：1.周会、月会以及重要专项会议（如领导交办事项）必需设置会议记录人,会后形成会议纪要：2 .会议纪要须建立完善的存档管理体系，以备查阅；3 .会后1日内将会议纪要备份上报至事业部行政办；4 .如需运用事业部会议室，则提前填报会议室运用申请单（见【附件七】）,经审批后由行政办查阅会议室运用登记表（见【附件八】），支配相应时间供申请部门运用。十一、运营团队会议管理运营团队会议分为周例会、月例会1 .周例会（1）召开时间：每周一14时（2）召开形式：电话、视频（3）主会人：事业部总经理（4）参与人：各运营团队副总级以上人

8、员（5）会议内容：a.各运营团队负责人汇报本周工作重点、存在的问题和解决的方法、措施，以及总结的胜利阅历或失败教训，领导交办事项完成状况,下周工作重点以及须要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕运营策略、促销活动、客户服务、物业管理、费用异样支出等运营层面各项工作进行报告；b.总经理对本周工作进行点评，对下周工作进行部署。（6）会议时长：1小时（总经理发言20分钟，其他人汇报IO-15分钟）（7）会议召集人：总经理秘书2 .月例会（1）召开时间：每月28日14时（2）召开形式：以见面会议为主，特别状况下实行电话、视频方式（3）主会人：事业部总经理（4）参与人：各运营团队副总级以上人员

9、(5)会议内容：a.各运营团队负责人汇报本月工作重点、存在的问题和解决的方法、措施，以及总结的胜利阅历或失败教训，领导交办事项完成状况,下月工作重点以及须要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕运营策略、促销活动、客户服务、物业管理、费用异样支出等运营层面各项工作进行报告；b.总经理对本月工作进行点评，对下月工作进行部署。(6)会议时长：2-3小时(总经理发言30分钟，其他人汇报15-20分钟)(7)会议召集人：总经理秘书十二、营销团队会我管理营销团队会议分为周例会、月例会1.周例会(1)召开时间：每周一15时(2)召开形式：电话、视频(3)主会人：事业部总经理(4)参与人：各营销团队

10、副总级以上人员(5)会议内容：a.各营销团队负责人汇报本周工作重点、存在的问题和解决的方法、措施，以及总结的胜利阅历或失败教训，领导交办事项完成状况,下周工作重点以及须要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕营销策略、团队建设、客户意向、人员异动等营销层面各项工作进行报告；b.总经理对本周工作进行点评，对下周工作进行部署。(6)会议时长：1小时(总经理发言20分钟，其他人汇报IO-15分钟)(7)会议召集人：总经理秘书2.月例会(1)召开时间：每月29日14时(2)召开形式：以见面会议为主，特别状况下实行电话、视频方式(3)主会人：事业部总经理(4)参与人：各营销团队副总级以上人员(5

11、)会议内容：a.各营销团队负责人汇报本月工作重点、存在的问题和解决的方法、措施，以及总结的胜利阅历或失败教训，领导交办事项完成状况，下月工作重点以及须要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕营销策略、团队建设、客户意向、人员异动等营销层面各项工作进行报告；b.总经理对本月工作进行点评，对下月工作进行部署。6)会议时长：2-3小时(总经理发言30分钟，其他人汇报15-20分钟)(7)会议召集人：总经理秘书十三、市场开发团队会议管理市场开发团队会议分为周例会、月例会1.周例会(1)召开时间：每周一16时(2)召开形式：电话、视频(3)主会人：事业部总经理(4)参与人：各市场开发团队副总级以

12、上人员(5)会议内容：a.各市场开发团队负责人汇报本周工作重点、存在的问题和解决的方法、措施，以及总结的胜利阅历或失败教训，领导交办事项完成状况，下周工作重点以及须要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕市场开发策略、政府接洽、商圈概述、选址意向等市场开发层面各项工作进行报告；b.总经理对本周工作进行点评，对下周工作进行部署。(6)会议时长：1小时(总经理发言20分钟，其他人汇报10T5分钟)(7)会议召集人：总经理秘书2.月例会(1)召开时间：每月30日14时(2)召开形式：以见面会议为主，特别状况下实行电话、视频方式(3)主会人：事业部总经理4)参与人：各市场开发团队副总级以上人员

13、(5)会议内容：a.各市场开发团队负责人汇报本月工作重点、存在的问题和解决的方法、措施，以及总结的胜利阅历或失败教训，领导交办事项完成状况，下月工作重点以及须要其他部门或团队予以协同的事项；汇报范围主要围绕市场开发策略、政府接洽、商圈概述、选址意向等市场开发层面各项工作进行报告；b总经理对本月工作进行点评，对下月工作进行部署。（6）会议时长：2-3小时（总经理发言30分钟，其他人汇报15-20分钟）（7）会议召集人：总经理秘书十四、专项会议管理事业部总经理确定会议主题及参与会议人员，总经理秘书下发会议通知，明确召开时间、地点、会议主题及会议时长，并在会后跟进督办。会议相关要求：（一）凡事业部例

14、行会议，参会人员应准时参与，如遇特别状况另行通知。（二）严格依据确定的会议时长和会议主题，保证会议效果。（三）要依据高效、节约的原则，全国性会议尽可能采用视频、电话会议等形式召开。（四）事业部临时组织召开的会议，可简化会议流程，以提升会议效率。十五、会议决议的跟进、IF办1 .跟进范围a.周例会b.月例会c.各项专项会议2 .事项跟进、督办形式会议后由行政办指定专人进行跟进督办，每次跟进督办须做好记录工作以备查阅，督办形式主要包括：a.电话b.手机短信C.传真d.邮箱e.现场跟进督办2调阅部门会议纪要4 .跟进、督办事项记录要求（1）督办人员必需精确详实地了修所跟进事项进展状况，并照实填写会议

15、决议跟进表（见【附件六】（2）跟进督办事项的进展状态以红灯、黄灯和绿灯标明。a.红灯：代表该项工作尚未开展或正在进行中；b.黄灯：代表该项工作已完成但超过规定时限或未达到预期目标；c.绿灯：代表该项工作如期完成且达到预期目标。（3）督办人员应依据所跟进事项实际状况实时或定期向主管副总经理总经理、上报会议决议跟进记录表。十六、会议流程图会议流程图会后要理（桌椅摆放、水、好张、空调等）妻睬议纪要会忧温也说典I由事业部思羟理喃定专项会议的主J!一明破卷会的人员、时间、地点一忌泾理秘书下发会议通知一行政办人员做会前打算一总经理主持召开一总垃理秘书纪录一行政办人员会后整理一总经理秘书整理睬议纪要后报总经理批贸一总绘理秘书负费下发会议纪要一总经理秘书收取会议纪要回执一总绘理秘书存档。十七、会议管理体系表单模板【附件一】会议通知模板会议通知经营管理事业部定于年月日时分