信息时代下企业电子档案管理探讨策略.docx

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1、二十世纪是个信息化时代，计算机信息技术已经遍布于各行各业中，与人们的生活、生产密切相关，现代企业在信息时代的发展过程中,应当转变传统的经营模式，朝着智能化方向发展。为在日益激烈的市场竞争中占据席之地,企业要充分发挥现代科学技术的作用，加强内部控制工作，其中电子档案管理是重要组成部分，必须予以高度重视，不容忽视。不同于过去纸财档案管理，计算机信息技术的应用，促使纸质档案管理走向电了档案管理，为充分发挥电子档案管理的作用，保障企业各项业务的顺利开展，则应当及时发现当前存在的问题，采取针对性措施来加以解决。这并不是项简单的工作，涉及多方面内容，需要从各方面来进行系统化把控，既要注重电子文件归档工作，

2、乂要实施有效的电子档案管理措施，以提高电子档案利用率，推动企业的长远发展。一、电子文件归档（一）电子文件的特点电了文件具有以下特点：是其采集速度比较快.有着蛟大的信息容员，在操作上比较简单，能够产生大任的电子文件，便于储存和查询，同时也给电了信息系统带来了压力：二是电子文件依赖于信息系统，无须人工来进行识别，可直接通过计算机网络来被人查询。日离开网络，便不可编辑、管理电子文件,因此对于网络环境的要求较高，所采用的操作系统应当定期升级和更新，否则会影响电了文件归档的效率：三是电子文件具有可分离性，指的是其信息和我体可分开，这不同于纸质文件。电了文件的信息内容可以和不同的载体进行结合.同个信息能够

3、在不同的载体上呈现和储存，可进行空间扩展，实现格式转换：四是电子文件具有易更改性。指的是电了文件在操作上较为方便，无论是增加信息内容，还是删减信息内容，亦或是更改信息内容，其都可以直接利用网络系统来进行操作1.（二）加强电子文件归档管理的有效措施在迸行电子文件归档管理的时候，应当注重以下几点：第一，企业领导应当充分认识到电子文件归档的重耍性，要转变传统的电子文件归档模式，要求相关人员认真对待此项工作，企业各部门要协调配合，不断地提升电子文件归档技术.电子文件归档并不只是档案部门的工作，也关系着其他部门，需要信息化部门、档案部门等联合作业，才能提1.电子文件归档工作效率，保障电子稳健的质量,为企

4、业开展各顼业务提供可旅的文件资料。相关部门和负贡人员必须贯彻落实管理职贡，发挥自身优势，从而实现电子文件归档效益最大化：第二，要制定完善的电子文件归档规章制度，使电子文件归档工作有据可循、有法可依，严格按照相关要求来执行作业0需明确电子文件的归档范围，确定好归档时间、形式，以及了解其涉及的相关部门，实施科学的归档处理技术，从而促进电子文件归档管理的系统化发展：第三，要加强对电子文件归档人员的培训，使之常握最新的档案管理知识，具备基本的计算机信息操作技巧，不断地壮大电子文件归档队伍力砥，提升相关人员的业务水平2卜二、电子档案管理电子档案管理的要求企业在实施电子档案管理工作的时候，应当满足以下几点

5、耍求：一是要具有完整性。指的是所采集的电子档案应当具有完整性，需和纸历档案管理一样,进行有效的整合。对下保险企业来说，用户的电子档案信息必须完整储存.规定的信息资料一样都不能少.可根据企业的实际情况，来选择适宜的档案管理模式,针对信息保密等级，来实施相应的管理.电子档案管理部门需和企业其他部门进行有效合作，简化流程，确保电子档案的完整性，这对电子档案管理人员提出r较离的要求，需嘤其认真投入到档案管理工作：二是要具有原始性.不同于纸质档案，电子档案是将实际内容输入到网络中，用虚拟数字、符号来进行储存，这就导致其一开始便不是原始状态，在其生成、传输和使用的过程中，数据虽然是最初的数据，但也属于坡制

6、数据，不同丁纸质档案总有一份原始资料。在这种情形下，管理电子档案的时候，也务必保证其材料的原始性，输入原始数据的时候不可错误：三是具有真实性。指的是在实施电子档案管理过程中，电子档案资料可以被拷贝、更制，但也会在这个过程中出现变化3,基于此，为了避免电子信息档案被篡改，保证其其实性，就要对其进行失真检查，以免出现严亚钳误，造成较大损失：四是具有安全性。指的是在管理电子档案的时候，要将信息安全放在第一位，必须提供电子档案信息的保密性。（二）电子档案管理存在的问题现阶段，企业在实施电子档案管理工作的时候，还存在着一定的问题，其问题主要有：一是电子档案原资料容易出现被墓改的问题。不同于纸质档案，电子

7、档案如若在形成初期被人篡改或是删除，很难被发现，电子档案的原始性得不到有效的保障，会影响电子档案的真实度，这不利于企业业务的开展：二是就目前而言，部分企业并未意识到电子档案管理工作的重要性，其在电子档案管理方面的投入并不大，忽视了电子档案管理技术的创新，所使用的电子档案管理设备较为落后，管理制度不够完善，未能充分发挥电子档案管理工作的作用，受到了技术和环境的束缚，容易出现信息泄漏等安全问题：三是企业电子档案管理工作依赖于计算:机信息,技术，从积极方面来说，计算机信息技术的应用，提高了电子档案管理水平，给人们带来了更多的便捷，但从消极方面来说，其也给电子档案信息带来了安全减胁，信息安全问题日益凸

8、显，需要防范病毒的入侵，有效保护电子档案信息，防止其泄漏。=）加强电子档案管理的有效措施为提高电子档案管理水平，应当从以下几个方面若手：一是要优化电子档案基本结构，制定完善的管理标准，实施统一管理,企业应当充分发挥计算机信息技术的作用，重视电子档案管理工作，将其作为档案管理的主要模式，在实施纸质管理的同时，应用电子档案管理的优势，以提高电子档案信息的真实性，做好保存工作。在采集、整理电子档案的时候，需要统一格式，合理传输和利用，从而保障电子文件档案管理质量：二是丰富电子档案管理手段，转变过去的单一模式。一方面.耍确保电子档案资料的夷实性，保留好原始数据，在进行电子档案输入、采集的时候，做好备份

9、工作，储存媒介中的电子档案资料至少要有两份；另一方面，应当用独立、专门的计算机来储存电子档案，强化电子档案管理的安全性，做到专机专用，以免造成电子档案资料信息泄漏，产生网络安全。与此同时，还应当实施分布式双机备份，防止信息丢失或是被篡改：三是要制定完善的电子档案管理制度，严格按照相关法律法规来执行作业，所有的电子档案都应当具有一定的法律效应，保证电子档案的合法性4。三、电子档案利用（一）电子档案的利用途径在企业经营管理过程中，电子档案有岩十分重要的作用，相较于纸质档案来说，其在管理上更为便捷，准确率相对来说更高一些，可充分利用计算机信息技术来使用电子档案，提高电子档案的利用率.常见的电子档案使

10、用途径有以下几种：第一种是提供密贝.指的是企业档案管理部门在开展业务的时候，可以为企业各部门或是其他人民提供所需要的信息资料，将这些档案信息作为拷贝载体，让使用者自行下载使用，或是为其提供原本进行打印：第二种是通信传输。指的是电子档案可以突破时间和空间的束缚，路地区来传输电子档案信息，这不仅能够节约时间，还能够减少财力方面的浪费，直接通过网络就可以进行有效的网络传输，实现资源共享，加强不同档案馆或是企业之间的交流与沟通.可供相关单位，查找所需资料，实现信息资料传输的点对点：第三种是直接利用.指的是企业档案部门可以直接从网络上查找资料，和需求者共享信息资料。（二）提高电子档案利用率的有效措施为提

11、高电子档案利用率，应当做到以下几点：第一，要制定完善的档案利用制度，归纳整合档案资源，对其进行分类，以便于日后杳找.完善的电子档案利用制度，可为电子档案的使用提供重要的保障工作，有利于规范电子档案管理工作，在为信息需求者提供所需档案信息的时候，需要进行严格审批，审批通过后才能提供信息。科学的规章制度，有利于保障电子档案的安全性，可充分发挥现代科学技术的作用，全面采集电子档案信息，将其和纸质档案相结合，起到有效的互补作用，改变传统的电子档案管理模式，或.正发挥电子档案的作用，而不是导致电子档案工作流于表面形式：第二，要规范电子档案的利用方法，以免破坏电子档案资源，造成不必要的损失和浪费。利用电子

12、档案的时候，必须遵循相关政策和原则，要根据需求者的实际要求,基于电子档案的内容来实施有效的管理。对于可公开展示的信息，则能够提供拷贝，如若存在不开放的私密信息，则不可提供拷贝。浏览档案资料的人员应当分权限，加密文件只有知道“密钥”的人员才能杳石，“密钥要进行定期更换，以免造成安全漏洞；第三，要实施“双套制”模式。指的是将电子档案和纸质档案相结合，做好保存工作，充分发挥计算机信息技术，采取良好的管理模式：第四，要加强对档案管理人员的培训。电子档案利用率的面低，与电子档案管理人员的个人业务能力和臼身素质有若较大的关系，应当重视对电子档案管理人员的业务培训，使之掌握最新的管理知识和技巧，确保所采集的

13、电子档案信息具有真实性、准确性。要强化电子档案管理人员的责任意识，使之充分认识到电子档案利用的重要性，培养期良好的综合素质，严格按照相关规定来执行作业，从而提高电子档案利用率.(=)电子档案利用的安全控制在利用电子档案的时候，应当将信息安全放在苜位，要实施高效的安全控制手段，可从以卜几个方面着手：一是要实施身份认证措施。指的是在电子档案信息管理过程中，利用身份认证技术，来确定信息查询和需求者的个人真实身份，把控电子档案的流向，不同的身份所能够访问的权限有所不同，防止用户信息泄漏。一旦发现信息泄漏等问题后，可通过身份认证技术来锁定可疑人员，将损失降到最低。企业相关人员在登录档案管理信息平台的时候

14、，需要输入账户和密码才能登录，一些重要信息的登录用户需要进行实名制，一个人对应一个账号，一旦出现问题可根据后台数据进行查询，寻找档案流向：二是要实施审计跟踪措施，指的是在电子档案利用过程中，需要保障档案信息系统的安全性，监控其运行状态，安装跟踪系统，以便于实施监控用户的操作，并进行存档。审计跟踪系统能够记录档案信息系统中的所有浏览，如若发现用户操作存在危险，则要予以及时警报：三是实施文件保护措施。一方面在利用电子档案的时候，需避免不当操作演坏档案信息数据，需设置文件保护措施加以防范。下载电子档案的时候，应当在官方渠道进行下载，提供独立下载空间，统一档案管理格式，以免受到病毒感染，芯意篡改或是损

15、坏档案信息。与此同时还应当给每一份电子档案设立独立密保，访问的时候需要输入相应的密码，核实用户身份后才能予以用户访问权限。系统可记录访问系统的IP地址，避免同一IP地址过于频繁的多次访问；四是可采用数字水印措施。这是一种全新的电子档案管理技术，无论是文件资料，还是视频影像资料，都可以通过数字水印技术来进行保护，下我打印之后会有数字水印，但不会影像信息的浏览，这有利于保障电子档案文件的版权。四、结束语总而言之，在信息时代卜.，企业应当重视电子档案管理工作的开展，需要明确此项工作的必要性，转变传统的纸质档案管理理念，需充分发挥计算机信息系统，建立健全的电子档案管理信息系统。应当提高电子文件归档水平，协调各部门之间的相互合作，加强对电子文件归档人员的培训I，与此同时还要做好电子档案管理工作，制定完善的电子档案管理制度,严格按照相关规章制度来执行作业,采取多样化的电子档案管理手段，以提高电子档案管理质量。另外，还要提高电子档案利用率，为企业开展各项业务提供重要的资料保障。