公司档案管理制度及流程.docx

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1、公司档案管理制度及流程一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、妇档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性.供应符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用葩阳适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档.三、职法（一）办公室：1,负货公司档案的集中管理和制度执行及检交工作，井负责督促指导部门档案管理2 .建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行状况：3 .收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料：4 .负货公司格案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的平安；指导公司的档案管理工作.5 .提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟

2、通：6 .负贡组织学习和培训档案管理方法、运用学问.（D其他各部门相关人员：1 .负货在工作变动时，做好或济助移交工作,并刚好通知办公室：2 .定期向办公室移交本部门档案：3 .负货本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档：4 .财务部负货按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；四、工作程序（一）档案资料的收集1 .各部门相关人员负诲对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收佻.2 .各部门文件、合同等资料原件须要保存的，各部门分别行整理，并编制移交书日3好月向办公室移交。3 .档案资料的H常管理：公司的电子文件,应当刚好存放于档案室指定电脑硬盘内或制作特地光盘

3、进行编号保存.文件资料、合同要科学排列，按编号依次存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中,4.档案借阅：借阅档案要履行借问手续,埴写C档案借阅登记表3有部门经理签字同意后.经办公室主任核资后方可借出：档案外借一般只借或印件，御借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必能当面点交清唯，如发觉遗失或损坏，应马上报告干脆上级：借阅档案用完后,应刚好送还,如超过借阅时间,须型新办理手续：借档人必需爱惜档案，不褥擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、网换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏:5.档案销毁：对已失去利用价值的档案,销毁时.必需写申请销毁报告,织制Ifi毁书目,报办公室主任鉴

4、定,最终Hi总羟理的批准，方可销毁.执行销毁任务时，必需由办公室主任监销，监稻人不得少于:人，并在销毁书目上签字，最终，把销毁H目和办公室主任、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存.（二）档案管理细则1 .档案资料的归档范围：（1）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等：公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例,规定、吩咐、确定、决议、指示、安排、核准文件、证书等文件：公司领导或各部U有关负成人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和泮像材料、撰写号题文章及在外单位重要讲话的稿本；重要的会议材料全套文件以及会议形成的声像材料：公司及各部门的工作安排、总结、报告

5、等：反映公司经昔和管理的专业文件材料，如拍卖会资料及铺位合同等：（7）财务档窠资料；本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料：本公司干部任免的文件材料、员工嘉奖、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人力档案资料：励本公司发布的各类广告、宣扬材料：（11）本公司的历史沿革及反映本公M理要活动的剪报、照片录书、录像等：外出公芬活动（如学习、考察、呵吉探讨、参与会议等）所茯得或形成的档案资料：各种实物档案：（1其他具有利用和保存价值的文件资料。2 .档案资料的Iu档要求归档的文件资料必需完整、或实、精确，如请示和批兔、复印本和正式稿和附件等必衢齐全.-

6、殷资料按一份原件归档，Hi要文件和高运用率文件可以依据须要，按：份原件存档，经办部n依据实际须要用存双卬件或影印本,如因业务处理须要，原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥当保存,办公室以影印本归档.声像档案扳录必阍具体记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录籽，归档出像资料必需是原版，在清断、完整的特别状况下可归档拷贝件。子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，井做好电子文件行谛设备信息的备份工作.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌假、馈赠品等）必需原件归档,并保持其完好无投.3 .档案资料的归档时间（1）即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即

7、时归档：a）公司娩定的密级文件：b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c）合同、出议书等正本及过程资料；d）其他认为须要即时归档的资料。定期归档a）各部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案移交清单交办公空；b）各部门每年底归档上年度文件与资料，并移交公司办公室：电子声愎档案的归档a）重要电子声像档案应实时进行、随办驰归.b）一依电子尚像档案归档应定期完成，-侬碌三个月一次制成光盘脱机保管。C）年年底必需向办公室移交上一年度的全部归档电子文件数据集，办公室核实后刻录成光盘等我体脱机保管.4 .档案交接部门内档案交接：部门档案管理人员兼）工作变动或离职的，要填写档案移交清单K由部门经理核

8、实无误后签字，办公室主任见证。5 .档案移交公司的流程经办郃门检查文件或档案，编制移交清总：办公室依据移交清单，杳收案卷与文件，并与各部门每月提交的档案清审核对；档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份：6 .档案保管档案编号档案按类别应给予统一名称,其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性麻为原则，井且要有用定范场,不能笼统模尚.档案分类各徼名称般确定后，应参照档案分类编号发h判全部分类各级名称及其代表数字编号,用肯定依次依次排列,以便杳阅。档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。档案分类及娟号的增补、修订等由办公室结合工作和各部门要求.组织实施修订.任何部门和个人不得随意修改.建立档案书目存于案,卷自内，便于杳回。五、附则：本方法由公司办公室制定并负责说明。