公文附件和附件说明标注位置-附件说明与标识要求.docx

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1、公文附件和附件说明标注位置、格式与附件的附件处理日常公文写作过程中，公文附件是文秘人员常常遇到的问题。笔者在教学工作中也发觉，相关文献中，对附件和附件说明所在位置、标注格式以与附件所带的附件如何处置，要么语焉不详，要么大而统之，孰是孰非，给工作实践带来诸多困惑。一、公文附件本身所附的正确位置国家行政机关公文格式（下简格式）中提出：“公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号运用阿拉伯数码（如“附件：1.w）;附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一

2、样。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号。上述表述中对附件的表述，事实上暗含两个概念：一个是附件说明，一个是附件本身。前半段事实上是讲公文有附件时在正文下所标注的附件说明的标注要求，总体来说还比较明确；而后一段话，主要讲附件本身的标注问题，在讲解并描述附件本身的标注问题时，细分为两种状况：一种是附件本身与公文主件一起装订的状况，一种是附件本身与公文主件不能一起装订的状况。后一种状况，附件事实上就是一份独立的文书，格式中对其标注的方法也是比较明确的。关键是第一种状况，格式中要求“应与公文正文一起装订”，在这里“公文正文”一词简单引起肯

3、定歧义。因为依据国家行政机关公文处理方法（下简方法）与格式中相关规定，公文的“正文”是公文“主体”的一个组成因素，假如理解为“附件说明”放在“公文正文”之后是妥当的，但假如附件本身放在公文正文之后，明显不好操作。也正因为以上的概念性模糊，在实践中，附件本身与主件一起装订的状况，附件本身所在的位置通常就能见到以下两种：是附件本身附在公文的版记之后。二是附件本身附在公文生效标识印公章之后（有附注时在附注之后），且从下一页顶行标识。对这两种位置的设定，不少著作中要么是格式中的原文照抄，要么是见仁见智，自由发挥：有的认为二者皆可，有的认为只能取其次种。因此很有必要查根问据，统一规范。方法第卜条规定，“

4、公文i股由隐私等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、卬章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”，格式中也提出从公文正文中抽出的附件应当是“放在公文生效标识卬章之后”。所以从表述的逻辑依次上讲，可以亳无疑义地推断，附件本身必定放在公文的主体之后，即“附注”之后，至于是否另转卜页起先标识，不少人也很模糊，其实假如细读格式中“附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识附件”，这个问题就昭然若雪，理应转下页标识，而不是紧随附注之后。所以公务员考试公文写作答疑中提出，“新方法十条规定中，把附件一词置于附注之

5、后、主题词之前，这种排列的本身就告知我们一个应当留意的问题，即公文的附件一般应与公文的主体一体装订，公文的版记要置于附件之后，以保证公文正文与附件的完整一体性，不少机关或单位把公文的版记即文尾置于公文正件之后、附件之前，形成主、附两分别的做法，是不正确的”。这种说法应当是具有权威性的，也是符合实际状况的。那么，为何长期以来出现了附件本身标注位置的混乱，笔者认为缘由有二：一是方法和格式中的相关表述不太到位，比如在方法中对“附件说明和附件”是分开说明的，而格式中则将二者合在一起统放在“公文正文”之后表述，这就简单引起歧义,所以宜于依据其应在位置将“附件说明”和“附件”分开表述；.是不少文秘工作者认

6、为，假如将附件本身附在公文主体之后，有时可能某一页当中，正文只有一、两行，加上“附件说明”和生效标识、签发日期、附注等公文主体要素，卜面留白太多，于是便自作聪慧，将公文的版记部分提前标注了。二、附件与附件说明的标注格式须要规范如前所述，附件的位置确定之后，但附件本身如何标注，因为缺少明确规定，所以实践中往往也是各行其是。格式中规定“在附件的左上角第1行顶格标识附件，有序号时标识序号”，但这种规定过于原则。标注时存在两个须要规范的问题：一是在标识模式上,是“附件+冒号+附件名称”模式，还是“附件+冒号”为一行，“附件名称”换行居中。二是“附件”2字、附件名称字号、字体的问题，好像在格式中均未做明

7、确规定。笔者认为，既然附件作为公文主体的一个组成部分，其标注的格式除了明文规定之外，一是在字体、字号上应当遵循“正文用3号仿宋字”的规定，与“附件说明”的标识字体、字号相同，而不应再生枝节，至于像有些教科书上讲“附件”2字用黑体的说法，缺少权威支撑。二是附件标注时应当强调采纳“附件+冒号+附件名称”的格式,以与“附件说明”的标注格式相同，而不是其他。此外，当附件名称较长须要回行时，应当参照“抄送机关”的标识方法，回行时与冒号后内容对齐，这一点在格式中未加说明。同样，附件说明的标注上，关于这一点也应当依据“抄送机关”的标识回行方法执行。三、附件的附件处理方法在实践工作中，不少公文附件的正文也有附

8、件，这个“附件”应附于何处、如何标注，也是困惑不少文秘工作者的一项工作。笔者接触到的处理方法主要有：一是参照公文主件与附件的位置关系与标识方法进行支配。二必简而化之，在附件的正文中用括号标注为“附件略”等。对于其次种方法，从公文的完整性上来说，是不符合要求的。而第一种方法带来的结果是：公文主件的附件如只有一件，那么此附件标注为“附件”，而如附件本身所带的附件为两件，那么按此方法必定标注为“附件1”、“附件2”，这样在同一个文件当中，就出现了“附件”、“附件1”、“附件2”,这样的标注既不规范，同时也简单让人摸不着头脑，搞不清谁是谁的附件。试看一例：XXX教化局关于印发XXX市师范生考核方案的通

9、知各县（市、区）教化局：现将XXX市师范生考核方案印发给你们，请结合各地区实际状况，贯彻执行。附件：XXX市师范生考核方案二。八年二月八日附件：XXX市师范生考核方案（方案正文）。附件1：XXX市师范生入职考核细则附件1：XXX师范生入职考核细则（细则正文）。这种的标识给人的感觉纷繁芜杂，不够明晰。那么如何处理这个问题，笔者认为可以通过两个途径来解决：一是效仿国务院办公厅所发公文实例，从附件的运用范围来进行完善。格式条文释义规定:附件所附内容主要包括一些图表、名单和规定等。因此可以这样理解:i般来说图表和名单本身不带附件，那么有可能附件本身带有附件的只有“规定性公文”，而“规定性公文”通常都是

10、以转发、印发、报送等名义发布的，此时公文的主件仅仅是个包装或外壳而已，而公文的实体就是这些“规定性公文”。试看一例：国务院办公厅关于转发人力资源社会保障部财政部城镇企业职工基本养老保险关系转移接续暂行方法的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：人力资源社会保障部、财政部城镇企业职工基本养老保险关系转移接续暂行方法已经国务院同意，现转发给你们，请结合实际，仔细贯彻执行。二OO九年十二月二十八口城镇企业职工基本养老保险关系转移接续暂行方法才是此篇公文的主体和实质（也有学者干脆就称之为主件，当然这种称呼有待商榷），此公文的主件“人力资源社会保障部、财政部城镇企业职工基本养老保险

11、关系转移接续暂行方法已经国务院同意，现转发给你们，请结合实际，仔细贯彻执行。”，仅仅是起到转发附件的作用。这个观点是站得住脚的。假如这样，附件的附件的标注问题就迎刃而解了。秘书学界有一个约定俗成的习惯：凡是正文中已经提与附件名称的，正文下面就不再加注“附件说明”，以使整个公文更为简洁。此等做法，国务院、国务院办公厅所发的公文均为如此，是有事实依据的。因此，对于口常公文写作过程中出现的附件的附件标注完全可以按此方法来解决。诸如第i例，公文可以标注为：XXX教化局关于印发XXX市师范生考核方案的通知各县（市、区）教化局:现将XXX市师范生考核方案印发给你们，请结合各地区实际状况，贯彻执行.XXX市

12、师范生考核方案二。八年二月八日XXX市师范生考核方案（方案正文）附件I：XXX市师范生入职考核细则附件1：XXX师范生入职考核细则（细则正文）。这样就能有效避开两重附件标识不准和关系混乱的现象，使公文的主体与附件以与与附件的附件之间的关系更为明晰。除此而外，笔者认为，可以依据附件的附件的重要性分而行文。比如像上例中XXX市师范生考核方案与XXX市师范生入职考核细则，实则是两件均非常重要的事务文书，XXX教化局作为主管单位，完全可以以两个通知的形式，分而行文，假如硬性实行这种层层嵌套的方式，必定是自缚手脚，同时也是不尽规范的。总之，附件的位置、规范标识以与特别状况的处理除了须要文秘工作者不断总结完善并大力践行之外，还期盼于国家权威部门对相关事项进行规范性说明或法律化修订，这样更能有利于公文写作的健康发展，变更目前各行其是的现状。