电子档案移交接收操作规程.docx

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1、ICS01.140.20CCSA14A中华人民共和国档案行业标准DA/T932022电子档案移交接收操作规程Operatingproceduresfore1.ectronicrecordstransferandaccession2022-07-01实施2022-04-07发布本文件按照GB/T1.1-2020标准化工作导则第】部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草.请注意.本文件的某些内容可能涉及专利.本文件的发布机构不承担识别专利的责任.本文件由国家档案局提出并旧.本文件起草单位：中央档案馆档案资料保护部.国家档案局科技信息化司、上海信联信息发展股份有限公司.本文件主要起草人:黄55华、

2、膈展辉、王大众、冯剑波、刘潞.孙源.袁嘉新.电子档案的移交接收是电子档案险理流程的壬要环节之一，本文件可作为指导各档案机构电子档案移交接收工作的依据，用以规冠电子档案移交接牧的操作流程,提高电子档案移交接收的程序规范住，实现电子档案管理镯力的提升.电子档案移交接收操作规程1兆国本文件明确了电子档案移交接牧的工作流程，规定了电子档案移交接收准备工作和电子档案移交接收掇作的要求.本文件适用于档案移交单位与档案馆之间的电子档案移交接收掇作，亮他机构之间的电子档案移交接收操作可参照使用.2规范性引用文件本文件.GB/T188942016GB/T33190-2016GB/T393622020GB/T39

3、7842021下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款.其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文杵，其最新版本（包括所有的修改单）适用于电子文件归档与电子档案管理规范电子文件存使与交换格式板式文档党政机关电子公文归档规范电子档案管理系统通用功能要求DA/T382021DA/T462009DA/T472009DA/T542014DA/T632017DA/T742019DA/T7S2019DA/T852019档案级可录美光盘CDRDVD-R.DVD+R技术要求和应用规范文书类电子文件元数据方案板式电子文件长期保存格式需求照片类电子档案元数据方案

4、录音录像类电子档案元数据方案电子档案存惭用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范档案致索硬枪盘离线存赭管理规范政务服务事项电子文件归档规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件.3. 1电子文件e1.ectronicdocument国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各件信息记灵.电子文件由内容、结构、旬累组成.来源：GBZT188942016,3.1电子档案e1.ectronicrecord具有凭证.杳考和保存价俏并归档保存的电子文件及其相关信息的集合.来源GB/T188942016.3.2,有修改）移交tra

5、nsfer技照国家规定将电子档案的保售权交给档案馆的过程.来源：DA/T582014,3.73.4接收accession档案馆按照国冢规定牧存电子档案的过程.俅源：DA/T582014.3.8,有修改）3.5信息包informationpackage由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体.来源：DA/T58-2014,2.83.6号交信息包transferinformationpackage由档案移交单位向档案馆进行移交的信息包.3.7元数据metadata描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数堀.【来源:DA/T582014.2.163.8内容St据contentdata电子

6、文件或电子档案中包含的数字对象.来源GB/T393622020.3.6,有修改3.9电子印过e1.ectronicsea1.一种由制作者签名的包括持有者信息和图形化内容的数据，可用于签褥电子文件.【来源：GB/T334812016,34）4电子档案移交报收工作流程电子档案移交接收工作流程一般包括档案移交单位组织电子档案移交信息包、检测电子档案移交佶息包、形成登记表和提交电子档案移交信息包,档案馆签收电子档案移交信息包、检测电子档案移交信息包、办理交接手续和入库电子档案等步骤（见图D.Iea电子r*终殳信由包SI1电子档案移交接收工作流程5电子档案移交报收工作准备5.1电子档案移交工作准备5.1

7、.1在找移交工作准备档案移交续位应通过符合安全首理要求的网络向档案馆秘交电子档案，配智相应的应用系统和设施设备,应用系抚应具有开放性和可扩展性,满足GB/T39784-2021中5.1.5.2的要求.涉空电子档案的在埃将交应严格遵守国家相关保宓规定.5.1.2离城移交工作准备档案移交单位应配备符合安全管理要求的光盅、硬磁盘等存铺载体，存储或体的选择和检测应符合DA/T382021、DA/T742019、DA/T752019的要求.涉宙电子档案的阕姣移交应使用涉密离然载体单独移交，并严格遵守国冢相关保密规定.5.2电子档案接收工作准备档案馆应按臊电子档案移交接收工作相关要求做好电子档案接收的各项

8、准筋工作.供馆应配备符合安全险理要求的网络.应用系统和设施设备，应用系统的功能应满足GB/T397842021中5.1.5.2、5.3、6.1.6.2.6.3、6.5飕求.5.3电子档案移交数据的准备5.3.1电子档案移交数娓的组成移交的电子档案数据主要包括电子档案的目录数据、内容数据和元数据等.5.3.2电子档案目录故抠准备电子档案一般以件为单位进行管理，其目录数据项目应至少包括：顺序号、档号、责任者.即名、日期.保管期限.密圾、页数.备注等.电子档案以多层圾进行省理的，其目录数据项宜按照DA/T18.DA/T39.DA/T50.DRT78.DA/T85-2019的要求进行设置，并保持各层级

9、之间的关联.5.3.3电子档案内容数据准备电子档案内容数品的数据类型和格式应符合GB/T18894-2016中8.3.GB/T33190-2016.GB/T393622020中第9章.DA/T472009的要求.5.3.4元数据准备文书类电子档案的元数据应符合DA/T462009.GB/T393622020中7.2.DA/T852019中第8三的要求，照片类电子档案的元数期应符合DA/T54-2014的要求，录音录像类电子档案的元数据应符合DA/T63-2017的要求其他门类电子档案的元数据项应符合相关标准要求.6电子档案移交6.1组织电子档案移交信息包6.1.1确定待移交电子档案档案移交单位

10、应按照电子档案移交范困和时间要求斓定待移交电子档案，并按照附录A中去A.1的样式生成电子档案移交清单.电子档案移交消单应与电子档案共同移交.电子档案移交清单应采用版式文件格式或由档案移交单位与档案借双方约定文件格式.6.1.2编制移交说明文件档案移交单位应限制说明文件，存放与移交电子档案有关的信息，包括电子档案的移交单位.内容描述.起止档号、档案故量、读取电子档案所需要的软硬件环境和其他有助于说明移交电子档案的信息.采用离线移交方式时，说明文件中还应包括离线移交的我体参数（如找体类型、战体容量等）、我体编号、载体数量、载体制作单位和我体检专单位等信息.6.1.3形成移交信息包档案移交单位应对电

11、子档案移交清单与待移交电子档案的一致性进行检直，造认无误后，导出待移交电子档案的目录数据、内容数据和元数据,形成电子档案移交信息包.电子档案移交信息包的存笆结构见附录B,也可按照DA/T48的要求进行组织.6. 2检测电子档案夥交信息包档案移交单位应对电子档案移交佶息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测,检测合格后方可提交.电子档案移交信息包的洽测方案宜按照DA/T70-2018中5.2的要求执行.6. 3形成登记表档案移交单位在提交电子档案移交信息包之前应按照附录C中表C.1拾出的样式和内容将相关信息写入电子档案移交接收翌记表.6.4提交电子档案勒交信息包档案移交单位宜采用在线方式，使

12、用相关应用系统向档案馆提交电子档案移交信息包.采用离线移交方式时，档案移交单位应按规定方式将电子档案移交信息包存储在准箭好的海线存使我体上.存储电子档案移交信息包的我体或载体盒上应标注可反映其内容的标签，载体和蛀体盒的标注方法见附录D.7电子档案校收7. 1釜收电子档案移交信息包档案馆收到电子档案移交信息包后，应向档案移交单位进行确认.在送移交时，可通过应用系抚签收功锢或系统日志记录等方式迸行确认.禺线移交时，可将签收人、签收时间等信息记录到电子档案移交接收登记表（见附录。上.7. 2检测电子档案移交信息包档案馆应对签收的电子档案移交信息包的声实性、完整性、可用性和安全性进行检消，检测方案直按

13、照DA/T70-2018中5.2执行.检海不合格时应将电子档案移交信息包退回档案移交单位，并将检测结果信息一并退回，移交单位应出新组织提交.7. 3办理交接手续检逃合格后,档案馆与档案移交单位应办理电子档案交接手续，埴写完成C电子档案移交接收登记表（见附录C）,由交接双方确认,各自留存.如具筋符合国家有关要求的电子印章系统或其他形式可哨保电子档案移交接收登记表上电子印京的有效性，电子档案移交接牧登记表可采用电子形式办理和保存;否则应以纸质形式差辛留存.7. 4入住电子档案档案馆将接收的电子档案纳入档案数字资源库管理，妥善保存电子档案移交信息包、电子档案将交清单和电子档案移交接收登记表，完成电子

14、档案移交接收工作.附录A（规范性）电子档案移交清单表A.1规定了电子档案移交清单的样式.表A.1电子档案移交清单移交单位：移交时间：序号档弓KS文件散保管期浪备注附录B（资料性）电子档案移交信息包的结构示例（以“件”的方式整理）图B.1给出了以“件”的方式整理的电子档案移交信息包结构的示例C=a7w11*电f11*4攵伍息幺ftxn.rxr11X.XMI亡二XXft图B.1电子档案移交信息包结构示例（以“件”的方式整理）图B.1中，说明文件命名为“说明文件.TXT,存放与移交电子档案及其我体有关的信息,包括禽线移交时的故体参数（如我体容量、我体类型等）、载体编号、线体制作单位、我体检查单位，以及电子搭案的移交单位、内容描述.起止档号.档案数量.读取电子档案所需要的软硬件环境和其他各种有助于说明移交电子档案及其我体的信息.说朗文件的模板见示例1.示例1：ttW三1.:依体类生：我体胸号：找体窈作单位：线体检玄单位:移交单位：内容遢述：Ig止档号：档案散:软硬件环境其他：图B.1中，目录文件命名为“目录文件.XM1.,存放有关档案的目录信息，目录文件与每份电子档案相对应,根据电子档案只体归档方式进行描述.以“件的方式管理为例，目录文件XMI信息格式见示例2（encoding属性值可以是GB18030,-GB2312-UTF-8）.示例2：