045.新x佳连锁超市供应商合同管理制度(doc 11).docx
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1、合同管理制度本公司与各供应商签定的具有法律效力的合同文件,是本公司与供应商进行合作交易的基础,即所有供应商与新一佳开始进行交易之前必须签定双方认可的合同,新一佳采购人员方可据此建立各种供应商资料,并开始下单订货,无双方认可合同的交易,新一佳将视为无效交易行为。新一佳财务部亦将拒绝支付所有费用,由此产生的所有纽纷及责任均由相关人员承担。因此,所有采购人员须严格遵守本合同管理规定。一、合同的筵定:1、 采购人员在与供应商签订合同之前,须对供应商的背景、资信、实力、服务及其商品在市场的上知名度、市场占有率、发展趋势等进行深入调查了解,严禁引入各种“皮包”公司或自己亲友所开的公司,除非事先以书面向上级
2、报备申请,并获核准。2、 同一供应商经营不同属性(即归属本公司不同的采购部门)的产品,应分别与相对应商品的采购部门签订不同的合同,即本公司采购人员应符经销不同属性的供应商视为本组单独的供应商,(例如:农巢公司主要产品系列有奶粉、咖啡、休闲糖果、调味品、饮料类。)根据本公司产品的划分,其应该分别与冲调组、休闲组及粮油组签定不同的合同。但在谈判时为加大本公司的谈判实力,各组可联合与供应商进行,以争取最有利的交易条件。同时,各组应祝其产品的属性及回转率分别谈判不同的帐期,但有时本公司为争取在其畅销品上的更大支挣,可适应对其弱势产品给予一定的优恚政策。3、 同一供应商对应本公司同一采购,若经销产品因回
3、转率及市场占有率等的有巨大差异而有不同的交易条件时,采购人员应根据不同的交易条件签定不同的合同。(例如:某供应商同时经销油脂及调味粉类产品,则采购人员可根据不同产品的回纱与供应商洽谈不同的帐期,并签定不同的合同。)4、 合同是建立供应商档案资料的依据,一份合同对应一个供应商档案资料,即供应商编号。5、 若供应商的交易条件改变,则原合同作废,必须重新签定新合同。6、 如因特殊原因(例如:重大促销、囤积货源、争取更优惠的交易条件等)须临时改变某供应商或某一单独商品的交易条件,必须签定临时的协议,否则财务部按原合同执行。7、 若地区公司各门店实行统一结算者,则针对同一供应商由地区采购部代表地区公司下
4、属各门店统一签订一份合同:若地区公司各门店实行独立结算者,则采购人员应就不同的门店签订不同的合同。8、 采购主管(含)以上人员方可就合同进行签订工作。二、合同的填写:1、 合同的各项内容项目应填写完整、准确,并书写规范,涂改及粘贴者无效。2、 合同一律以纲邕或中性富填写。3、 合同上凡出现数字的项目内容,都应在其旁边加注大写。(例如:100元“全佰元”)。三、合同的审批流程:新一佳0次3处全国性A类供应商商品采购合同审批流程痴供度京义1、全国性A类供应商I占全田倩修领50%的供应商IA朝“三Xs2、伊域性A类供应商:占区域精IM70%的供应商(除去全国的A类供应商)市年上A类供亶商,国内修牌、
5、国乐蔚牌商品的供应商;.新一佳OM)3处全国性A类供应商采购合同审批流程流程说明:一、合同规范及要求:1 .合同构成之行政文件文本t去年度A类供应而购徘自网审批我:米斯-住商&采购合同:新一佳商品果痢合同补充协议:炙新一佳新钠品价格确认表斯左必符)/冢统内的麴瞌资气明细(续笑必先%5K上年度合同正本、计充赤议(续答必;)t%供府商的营亚执照、州织机构代码证.国税登记证地校登记证:供电商礼本费科表;玄佻应前窗从报价里(保红印公章,自性八5K代理证书(非生产商雷密1.%诚花和的反贪污鼬赂协议:择品入件登记表;2 .合同正本.补充协议.价格询认表及所有附件血切亏完整.清蜥,改动部分须发名;3,供应商
6、友在合同正本.计充协议,价格阿认表炊件上答名击聿:4、介同相关证件茎求:商丛分类供应茄应提供的证件.名称国户烟陋类1、卫生许可证2、酒类卫生许可证3、酒类批发许可证4.烟草专次批发许可证述口烟通类1、酒类批发许可证2.卫生许可近3.特种烟草专卖经酉企业许可在IS产自M1、食品卫生许可证2、卫生许可i3.一检测报告或化喋羊进口食品1、卫生许可证2、动、物检疫放行证国产保险食品1、卫生许可证2、保做自修批准证3、卫生检Bfi化验单Utntettft1.V.1、进11保健食品批/UE2、进口品卫生UE日用百货1.生产许可证2、版M检期报告电器h3C认证2、厂*生产许可证3.MiKt检的报的4.J1.
7、他进I国产传。机y电话生产许可证国产电话、传Jt)1、3C认证2、4.侦M检验报告3、部电部入M证二市处说明11、1(域描统采的/X域而统柔瞬经理/全用高级采购,1按照合同规范完成合同文本填D及相关资料收我:2)区域用徭采的/K线向极梁明经理在空来的时同内完成介同报批的所布小以并格合司及所有附件交由X城Iff&I行政处报全国Q4行政部合同市核处审批I3)收到己经审核jfi章的合同后应即时琳合同“供应商展”交给供应商I4KJAt带【域高级采购经理对本处合同负我,区域高级采购完成本处的介同中核签名后无IR区域海极果明径理审核卷名;2 .IX城御品行政处,1) 收到区域沏级梁明/K域高级来购处理交寄
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