Excel的快速输入技巧.docx

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1、选中F3、F4单元格按CtrI+V,就能计算出其余两个车间的产值排名为3和Io如果BI单元格中输入的公式为“=RANK(E2,$E$2：$E$4,1)”,则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。需要注意的是：相同数值用RANK函数计算得到的序数(名次)相同，但会导致后续数字的序数空缺。假设上例中F2单元格存放的数值与F3相同，则按本法计算出的排名分别是3、3和1(降序时)。2.C0UNTIF函数COUNT1.F函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF(range,criteria)o其中range为参与统计的单元格区域，Criteria是以数字、表达式或文本形式

2、定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。仍以图1为例，F2单元格内输入的公式为m=COUNTIf($E$2：$E$4,&E2)+r0计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、1和3。此公式的计算过程是这样的：首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个逻辑表达式，即“176.7、”167.3”等。C01.NTIF函数计算出引用区域内符合条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。D、最后点击工具栏上的“图表向导图标，在出现的各种图表格式图标中选择“X,Y散点图”，然

3、后在出现的“X,Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；这时，可按住鼠标观察即将绘好的函数图像。另外,对于自变量仅为正值的函数，也可用“图表向导”中的折线图”格式绘制。在EXCe1.中自动推测出生年月日及性别的技巧大家都知道，身份证号码已经包含了每个人的出生年月日及性别等方面的信息（对于老式的15位身份证而言，7-12位即个人的出生年月曰，而最后一位奇数或偶数则分别表示男性或女性。如某人的身份证号码为4201,它的772位为700101,这就表示该人是1970年元月1日出生的，身份证的最后一位为奇数1,这就表示该人为男性；对于新式的18位身份证而言，774位代表个人的出身年月日，而倒数第

4、二位的奇数或偶数则分别表示男性或女性）。根据身份证号码的这些排列规律，结合EXCe1.的有关函数，我们就能实现利用身份证号码自动输入出生年月日及性别等信息的目的，减轻日常输入的工作量。EXCe1.中提供了一个名为M1.D的函数，其作用就是返回文本串中从指定位置开始特定数目的字符，该数目由用户指定（另有一个名为MIDB的函数,其作用与M1.D完全一样，不过M1.D仅适用于单字节文字，而MTDB函数则可用4 .将光标移至C3单元格中,然后输入“=19&MID(B3,7,2)&年&MID(B3,9,2)&w月&MID(B3,11,2)&日i内容。其中MID(B3,7,2)就是从身份证号码的第7位开始

5、取2位数，得出该员工的出生年份，MID(B3,9,2)就是得出该员工的出生月份，而M1.D(B3,11,2)则是该员工的出生日期，这些信息再加上年、月、日等文字就会组成该员工的准确出生年月日“1970年1月IEI.5 .接下来我们应将光标移至D3单元格中，然后输入J1.F(M1.D(B3,15,1)/2=TRUNC(MTD(B3,15,1)/2),女男。这就表示取身份证号码的第15位数，若能被2整除，这说明该员工为女性，否则为男性。6 .最后我们只需利用自动填充功能对其他各个员工的出生年月日、性别进行填充即可。上面都是以15位身份证为例进行介绍的，18位身份证的操作方法与此类似，广阔用户若使用

6、的是18位身份证，只需对有关函数的取值位置进行适当调整即可(如将即(B3,7,2)&年&MID(B3,9,2)&月&MID(B3,日修改为”=MID(B3,7,4)&年&MI修月&MID(B3,13,2)&日)。这样就实现了由EXCeI自动填充员工出生年月日、性别的功能，从而极大地减轻了用户录入数据时的工作量，有兴趣的读者不妨一试。在EXCE1.中增加自动填充序列中文EXCE1.97作为一种功能强大、技术先进的电子表格软件，给我们的办公带来了极大方便。在EXCE1.中提供了自动填充功能，我们在使用时，可以通过拖动“填充柄”来完成数据的自动填充。例如要输入甲、乙、丙、丁，可以先在指定单元格输入甲

7、，然后将鼠标移至单元格的右下角的小方块处，直至出现“+”字，按住鼠标左键，向下（右）拖动至目的单元格，然后松开即完成了自动填充。可是有时我们会发现有一些数据序列不能自动填充，例如车间一、车间二、车间三等，填充方法有两种：第一种：单击“菜单栏上的“工具，选“选项”一”自定义序列“，这时就可以在“输入序列”栏输入要定义的序列。需要注意的是每输入完成一项就要回车一次，表示一项已经输入完毕，全部输入完成以后单击“添加f确定”，这样我们自定义的序列就可以使用了。第二种：首先把你要添加的序列输入到一片相临的单元格内，例如要定义一个序列：车间一、车间二、车间三，把这三项分别输入到单元H1：H3,单击“工具”

8、一选项”一”自定义序列一导入”，在导入序列所在的单元格所指的对话框中输入H1：H3,单击“导入”一“添加”一确定，这样新序列就产生了。定义的序列如果不再使用，还可删除，方法是：单击“工具”一”选项一自定义序列，在自定义序列框中，单击要删除的序列，再单击“删除”一确定。开掘EXeC1.XP合并拆分技巧本人在用EXCe1.XP管理教职工档案时，经常遇到合并或拆分单元格数据的情况，经过一段时间的使用后摸索出了一套自己的“合并与拆分”理论，供同行们参考。所谓合并数据是指将两列中的数据合并到一列中，拆分数据是指将一列中的数据拆分到两列中，图1为“毕业院校”和“专业”两列的拆分及合并的效果图。合并数据要将

9、“毕业院校”和“专业”两列中数据合并为“毕业院校及专业，有真、假”两种合并方法，所谓真合并就是将两列数据真正合并到一列中，而假合并外表上看是合并为一列了，实际数据还是存在于两列中，具体操作跟我一起来看看吧。1、真合并如果将一列中的数据通过再输入合并到另一列中，那不是我们希望看到的解决方法，快捷而准确的操作方法是：(1)将需要合并的“毕业院校”和“专业”两列数据通过“剪切、粘贴”移动到一个新工作表中，如命名为“合并”工作表。(2)在“合并”工作表中将X1.S文件另存为TXT文件，单击“文件T另存为，保存类型选择“文本文件(制表符分隔)，单击保存按钮后根据提示连续单击两次确定按钮即可。(3)在EX

10、eC1.中单击翻开按钮，重新翻开TXT文件，在“文本导入向导一步骤之1”中采用默认设置，单击下一步按钮，在“步躲之2分隔符号中，去掉Tab键”前复选框的选择，单击完成按钮，这时两列中数据合并到一列中。(4)将合并后的数据再通过“剪切、粘贴”操作移动到原工作表的原位置处，合并操作完成。提示：合并后的数据在原来两列数据(如毕业院校和专业)之间会有一个空格，而有时根据实际需要去掉或加宽空格，可采取如下措施：方法一：对TXT文件进行编辑X1.S文件中列与列之间数据转换为TXT文件后是以制表符分隔的，此时合并后的数据在原来两列数据之间会有一个空格，改变TXT文件中两列之间距离(即改变空格的大小)，对应的

11、X1.S文件中原两列数据之间的距离也会随之发生改变，若TXT文件中两列数据之间距离增大或减小为零，则合并的X1.S文件中两列数据之间距离也会随之增大或减小为零。如果你要将两列数据无合并，建议应用下面两种方法。方法二：利用函数COnCateNameCOnCateName函数可以实现将几个文本字符串合并为一个文本字符串，语法为：ConcateName(text1.,text2,),text1.,text2,为1到30个将要合并成单个文本项的文本项，这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用，如图2所示。方法三：利用运算符利用运算符也可将几个文本字符串合并为一个文本字符串，运算方式同+、等

12、运算方式一样，如图2所示。2、假合并我们也来一个“瞒天过海”吧，呵呵，在对单元格设置边框时，利用工具栏中的“外部框线”将两个单元格框在一起，这样两个单元格中数据就在一个表格中了，打印出来后保证不留一点“作假”痕迹。此招对付较少单元格效果不错，要应付大量的单元格，奉劝你还是来点“真”的吧！否则够你忙的了。拆分数据合并方法掌握了，拆分也不难，拆分的方法与前面介绍的合并方法相似，先将X1.S文件另存为TXT文件，再对TXT文件进行编辑，将需要拆分的数据用“Tab”键或空格分开，然后再用EXCe1.重新翻开编辑后的TXT文件,这样原来在一起的数据就被拆分开了。处理含有大量信息的表格时，以上合并与拆分的方法很有效，有兴趣的朋友可以试一试。