酒店管理前厅部总机房服务与管理.docx

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1、酒店管理前厅部总机房服务与管理1、总机房员工岗位取责：1）总机主管岗位职责：负责总机房的全面管理工作，保证设施设备运转正常，并为客人提供优质高效的电话服务。a制定总机室工作条例和话务员行为规范。b.制定总机班工作计划。c做好话务员的考勤工作。d.随时掌握客房利用情况，并据此安排和调整班次。e.统计每日经手的IDD&DDD,每周将特殊电话单呈交前厅部经理.f.负责酒店电话号码单的编辑和印刷,并及时提供给各部门使用,对有变化的电话号码要及时更改.g每天更换、调整信息栏的内容，为话务员提供有关服务信息。h.确保电话房清洁卫生。i对话务员进行业务培训，确保员工掌握话务工作程序（包括紧急报警程序）和工作

2、技能，培养员工的高度责任感，使员工的工作质量时刻保持最佳状态。j周期性检查并保持电脑终端运转正常。k.记录所有的传呼电话和传呼系统故障情况，发现故障，立即报告前厅经理。I.保存一份所有行政人员及部门经理的BP机号码及家庭电话号码。m.定期对本部门员工进行评估，按照制度实施奖惩。n.完成前厅经理和管理部门监时交办的事情。.有重要宾客接待任务时，提醒当班人员予以重视，并布置检查。p处理客人有关电话服务的投诉。q协调总机班与酒店其它部门之间的关系，与各部门保持良好的沟通与联系。2）总机0班岗位职责：a.直接对总机主管负责，保证当班工作能按主管要求进行。b协助主管制定各时期话务员的工作计划，提供主管所

3、需的记录、报表、月总结。c.及时向主管汇报工作情况及出现的问题，并提出建议。d.在重要问题上，积极提出建设性意见。e.监督当班话务员的服务态度、服务质量及劳动纪律。f.了解当日天气情况，并做好记录。g合理安排当班员工用餐。h.了解当班员工的思想情况，帮助她们处理好各项关系。3）话务员岗位职责：a.迅速、准确地接待每一个通过交换台的电话。b.礼貌地回答客人提出的问题。c处理需要人工接转的长途电话。d.了解并牢记“VIP”的头衔、姓名及住房。e.为客人提供叫醒服务。f处理电话收费事宜，如有跑帐、漏帐，及时向领班汇报。g.遇到投诉及其它问题时向领班汇报。h.认真填写交班日记，向下一班人员交代清楚下列

4、情况：i.“VIP”住房转接情况及IDD&DDD情况。j.电话留售情况。k.叫醒服务情况。1.保持室内清洁卫生。2、总机房员工的素质要求：电话服务在酒店对客服务中扮演着重要角色，话务员必须以热情的态度、礼貌的语言、甜美的嗓音、娴熟的技能，体质高效地为客人提供服务。可以说，电话是对客服务的桥梁，话务员是“只听其悦耳声，不见其微笑声”的幕后服务员。因此，话务员必须具备较好的素质。1 ）齿清楚，语言甜美，耳、喉部无慢性疾病。2 ）写迅速，反应快。3）工作认真，记忆力强。4 ）较强的外语听说能力，能用三种以上外语为客人提供话务服务。5 ）有酒店话务或相似工作经历，熟悉电话业务。6 ）熟悉电脑操作及打字

5、。7 ）掌握旅游景点及娱乐等方面的知识和信息。8）有很强的信息沟通能力。3、话务服务的本要求：电话服务在酒店对客服务中扮演着很重要的角色，每一位话务员的声音都代表着“酒店的形象”，话务员必须以热情的态度、礼貌的语言、甜美的嗓音、娴熟的技能、优质高效地为客人提供服务。使客人能够通过电话感觉到你的微笑、感觉到你的热情、礼貌和修养，甚至“感觉”到酒店的档次和管理水平。话务员的基本要求如下：1 ）务员必须在总机铃响三声之内应答电话。2 ）务员应答电话时，必须礼貌、友善、愉快、且面带微笑。这时，客人虽然看不到话务员，但能够感觉到她的笑脸，因为只有在微笑时，话务员才会表现出礼貌、友善和愉快，她的语音、语调

6、才会甜美、自然，有吸引力。3 ）接到电话时，首先用中英文熟练准确地自报家门，并自然亲切地使用问候语。4 ）答外部来话时，先报酒店名称，并对客人致以问候。5）话务员遇到无法解答的问题时，要将电话转交领班、主管处理。6）话务员与客人通话时，声音必须清晰、亲切、自然、甜美，音调适中，语速正常（如音调偏高或偏底，语速偏快或偏慢，则应通过培训加以调整）。7）话务员应能够辩别主要管理人员的声音，接到他们的来话时，话务员须给予恰当的尊称。4、总机服务项目、工作程序和规范：1）电话转接及留言服务：a话务员转接电话时，首先必须认真聆听完客人讲话再转接，并说“请稍等”，如果客人需要其它咨询、留言等服务，应对客人说

7、：“请稍等，我帮您接通XX部门”，话务员接转电话过程中，必须给予客人适当的说明。b.在等候接转时，播出悦耳的音乐。c接转之后，如对方无人接电话，铃响半分钟后（五声），必须向客人说明：“对不起，电话没有人接，请问您是否需要留售？需要给房间客人留言的电话一律转到前厅问讯处。另外，所有给酒店管理人员的留言（非工作时间或管理人员办公室无人应答时），一律由话务员清楚地记录下来（重复确认）通过寻呼方式或其它有效方式尽快将留言转达给酒店管理人员。2）回答问讯和查询电话服务：查询电话服务的程序和规范如下：a.对于常用电话号码，话务员须对答如流，以提供快速查询服务。b如遇查询非常用电话号码，话务员须请客人保留线

8、路稍等，以最有效方式为客人查询号码，确认号码正确后，及时通知客人。如需较长时间，则请客人留下电话号码，待查清后，再与客人电话联系，告诉客人。c如遇查询某单位地址的电话，话务员首先须先问清客人是否有该单位的电话号码。d如遇客人查询客人房间的电话，在总台电话均占线的情况下，话务员应通过电脑为客人查询。但此时应注意为客人保密，不能泄露住客房号，可接通后让客人直接与其通话。3)“免电话打扰”服务：a.话务员应将所有提出免打扰要求的客人姓名、房号记录在交接班本上，同时注明接到客人通知的时间。_b.接到通知的话务员，需将电话号码通过话务台锁上，同时将此信息及时、准确地通知所有当班人员。c.客人要求取消“免

9、打扰”，或外出的客人回到房间，接到通知的话务员应立即通过话务台释放被锁的电话号码，同时在交接班本上标明取消符号及时间；d.在免打扰期间，如果发话人要求与房间客人讲话，话务员应将有关信息礼貌、准确通知发话人，并建议其留言或待取消“免打扰”之后再来话。4)报警电话的处理：a.接到火警电话时，要了解清楚火情及具体地点。b.通知总经理到火灾区域。c通知驻店经理到火灾区域。d.通知工程部到火灾区域。f.通知保安部到火灾区域。g.通知医务室到火灾区域。h.通知火灾区域部门领导到火灾区域。进行以上通知时，话务员必须说明火情及具体地点。5）叫醒服务：程序与规范:a.话务员对每一个来自在酒店内部的叫醒须重复、确认。b在叫醒记录本上，清楚地记录叫醒日期、房号、时间及记录时间、话务员工号。c及时将叫醒要求输入电脑，检查屏幕及打印机记录是否正确。d.夜班话务员须将叫醒记录按时间顺序整理记录在交接班本上，注明整理、输入、核对人并签字。e.在当日最早叫醒时间之前，先检查叫醒机是否工作正常，打印机是否正常打印，如发现问题，应及时通知信息中心。f.叫醒服务要求时间准确，话务员要用中英文亲切自然地向客人问好，告之叫醒时间已到。g.话务员须注意查看叫醒无人应答的房间号码，及时将这些房号通知客房服务中心，并清楚地记录在交接本上。