财务Excel技巧.docx

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1、也许你已经在EXCe1.中完成过上百张财务报表.也许你已利用EXCe1.的我实现比上千次的双东运鼻,也许很认为EXCe1.也不过如此，去至了无新之.但我们平日里无数次立复的郡心应乎的使用方法只不过是EXCe1.仝部技巧的百分之一。本专题从EXCeI中的一些列为人知的技巧入手，萌略一下关于EXCe1.的别样风情。一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称釉入到表格中为了保持名称的一致性,利用“数据有效性功能建了一个分类下拉列表填充项.1 .在SheeI2中，将企业名称按类别（如工业企业,、“商业企业”、“个体企业”等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库.2 .选中A列（“工业企业,名

2、称所在列）.在“名称”栏内,怆入“工业企业”字符后.按“回车”键进行确认,仇照上面的捺作，将B、C列分别命名为“商业企业.、“个体企业”3 .切换到SheMI中,选中需要输入“企业类别”的列（如C列,执行“数据一有效性.命令，翻开“数据有效性对话框.在“设置标维中,单击“允许右（M的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面的“光源”方框中，输入“工业企业”，商业企业”，个体企业”序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出.再选中需要输入企业名称的列（如D列）,再翻开“数据有效性对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=Indirect（CI）,确定退出.4 .选中C列任意单元格（如OD

3、.单击右（W下拉按钮,选择相应的“企业类别填入单.元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如皿）,单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列入中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列，右击鼠标，选“陷微”选项.将该列附藏起来即可.二、建立“常用文档新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1 .在工具栏空白处右击航标，选“自定义”选项，“自定义对话框.在“命令”标签中.选中“类别.下的“新菜单”项.再招命令”下面的新菜单拖到菜单栏.按“更改所选内容按钮，在弹出菜总的“命名”框中怆入一个名称

4、（如“常用文档”）.2 .再在“类别”下面任选一项（如“插入选项），在右边“命令.下面任选项（如“超越接选璐），将它拖到新菜单（常用文档）中,并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资衣”等）,建立第一个工作簿文档列表名称.重复上面的操作,多添加几个文档列表名称.3 .选中“常用文档”2HI7、个买单.顶（如“我等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超健接一胡开选项，翻开“分配切链接”对话框。通过按“我找范用”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资x1.s等）文件夹,并选中该工作簿文档.重复上面的操作,招菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来.4 以后需要靓开“雷用文档”菜单中的某个工

5、作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，电击其中的相应选项即可。提示：尽管我们招“超链接选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单中超链接*菜单项和“常用”工具栏上的“插入越隧接按钮的功能.三、让不同类型数据用不同色显示在工资表中，如果想让人于等于2000元的工资总额以“红色”显示,大于等于1500元的工资总额以“蕊色”显示.低于IOtIO元的工资总额以“标色”显示,其它以“黑色拉示.我们可以这样设置.1 .翻开工资改”工作簿.选中“工资总额”所在列，执行“格式一条件格式”命令，翎开条件格式”对话框,单击笫二个方框右恻的下拉按钮，选中“大于或等于选凰在后面的方框中输入数值-2000单击

6、-格式.按钿，翻开“单元格格式”对话框,将“字体,的“颜色”设置为“红色2 .按“添加ff1.f并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于IX10,字体设置为“蓝色：小于1000.字体设置为“保色）.3 .设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同窿色显示出来了。四、制作“专业符号工具栏在编辑专业衣格时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。1 .执行“工具一宏一录制新宏,命令,翻开“录制新宏”时话框，输入宏名如“ruhao1.”并将宏保存在“个人宏工作簿中,然后“确定.开始录制，选中“录制宏工具栏上的“

7、相对引用”按钮.然后相需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制.仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入宏.2 .翻开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称“专业符号”.确定后,即在工作区中出现一个工具条.切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的宏，将命令”下面的自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮。3 .选中其中一个“自定义按钮”,仿照第2个秘技的第1点时它们进行命名。4 .右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“指定宏”选项.翻开“指定宏”对话框.选

8、中相成的宏（如fuhao1.等）,确定退出.重我此步操作，将按钮与相应的宏链接起来，5 .关闭“自定义”时话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏,向单元格中快速输入专业符号了.五、打印工作衰的不同区域有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧，1 .翻开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打卬的行（谟列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中.选隐;选项，招不需要打印的行（或列）隐藏起来.2 .执行“视图一视面管理器”命令,翻开“视向管理器.对话框.单击“添加”按钮.弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报龙”）后,单击“确定”按钮.3 .将

9、防该的行（或列）显示出来，并立更上述搽作，“添加”好其它的打印视面。4 .以后需要打印某种表带时,翻开“根面管理器，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出来.简单设置.排版一下,按下工具栏上的“打印按钮,一切就OK了.六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按气Bi顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。1 .执行“格式选项命令,翻开“选项”对话框.进入“自定义序列”标签中,在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关,车队,一车间,二车间，V车间”等）.原击“添加”和确定”按钮退出，2

10、 .选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据一排序”命令，翻开排序”对话框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话假按其中的下技按钮,选中刚刚自定义的序列,按两次“确定按钮返回，所有数据就按要求进行了排序.七、把数据徇底HM起来工作表局部单元格中的内容不想让浏览者杳回，只好将它哙.黜起来了.1 .选中需要隐畿内容的单元格（区域），执行“格式一单元格”命令,配开“单元格格式”对话框,在“数字”标签的“分类下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中输入“：；：（三个英文状态下的分号）.2 .再切换到“保护”标签下，选中其中的“随截”选项，按“确定”按钮退出。3,执行“工具一保护一保护

11、工作表”命令，踹开“保护工作表”时话框,设置好密码后，“确定”返回。经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再电示出来,就是使用EXee1.的透明功能也不能让其现形.提示：在“保护”标笈下，请不要去除“锁定”的面复选框中的7号，这样可以防止别人删除你隔藏起来的数据.八、让中、英文，入法智能化地出现在编J林表格时.疔的第元格中要输入英文有的单元格中要物入中文,反史切换输入法实在不方便.何不设过一下，让输入法智能化地调整呢？选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据一有效性”命令，胡开“数据有效性.对话框，切换到“输入法模式标签下，按“模式”右例的下拉按钮，选中“蝴开”选项后,“确定*汉出。以后中选

12、中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时,中文输入法（怆入法列表中的第1个中文输入法）自动翻开，中选中其它单元格时，中文输入法自动关闭.九、让自动更正入观一的文本你是不是经常为输入某线固定的文本，如,中华会计网校”而烦恼呢？那就往卜看吧,1.执行“工具一自动更正”命令,翻开“自动更正”对话框.2 .在“替换下面的方框中输入“pew”（也可以是其他字符,“pen用小写）.在“替换为下面的方框中输入“中华会计网校，用单击添加”和确定”按妞.3 .以后如果衢要输入上述文本时，只要输入“时字符，此时可以不考虑“优小的大小写，然后确认一下就成了。十、在EXee1.中自定义函数Exce1.函数虽然丰亩

13、，但并不能满足我们的所有福要.我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算.下面，我们就来自定义一个计算悌形面积的函数：1.执行“工具一宏-YiSUa1.BaSiC埸辑ST菜单命令（或按“A1.1.+Fir快捷键,翻开YiSUaIBaSie编耨窗口4 .在窗口中，执行“插入一模块”菜单命令，插入一个新的模块模块1.5 .在右边的“代码泣口中输入以下代码：FunctionV（a,b,h）V=h*（a+b）2En1.Function6 .关闭谢口，自定义函数完成.以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数.提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作海中使用，十一、表头下面村张图片为工作表流加的

14、背景，足衬在第个工作表下面的.能不能只衬在表头下面呢？1 .执行“格式一工作去一背景命令，翻开作衣背;1对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。2 .在按住CIrI键的同时，用国标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区域）.3 .按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按1.在随后出现的“调色板”中.选中“白色”,经过这样的设置以后，留下的通无格下面衬上了图片，而上述选中的矶元格（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色MT）,提示：村在单元格下面的图片是不支持打印的.十二、用连字符来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中

15、，不衢要利用函数，一个小小的连字符就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。1 .在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在DI单元格中输入公式：=BI&C1&D1。2 .再次选中DI的元格用“填充柄”将上述公式更制到D列下面的单元格中,B.C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中.3 .选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行”编辑一选择性粘贴”命令，翻开“选择性粘贴.对话框，选中其中的“数值选项,按下“确定按钮，E列的内容（不足公式）即被复制到F列中.4 .将B、C.D、E列剧除完成合并工作.提示：完成第1、2步的操作.合并效果已经实现,但此时如果删除IkC、D列,公式会出现错状.故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”.十三、生成绩条常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现,这时于初学者来说有一定难度出于此种考虑.我在这里给出一种用函数实现的简便方法.此处假定学生成绩保存在Sheet1.工作衣的A1.至G64雎元格区域中，其中第I行为标题.第2行为学科名称.1 .切换到Sheet2工作表中，选中A1.单元格，输入公式；=IF(MOD(ROTrO,3)=0,IF(O