Excel培训课件.ppt

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1、Excel交流交流计划财务部计划财务部计划财务部计划财务部EXCELEXCEL学习交流学习交流培训内容培训内容u本专题旨在让同事们掌握EXCEL在日常工作中的经常用到的一些功能及技巧，提高Excel实际操作能力的同时提高工作效率 。常用菜单命令的使用 掌握并熟练运用Excel的一些常用技巧常用函数的使用方法 数据透视表的应用 学习方法技巧学习方法技巧 u要有几本好的工具书要有几本好的工具书u 要学会在网上寻找资源要学会在网上寻找资源u从模仿开始，慢慢理解从模仿开始，慢慢理解 u培训结束后经常练习、使用培训结束后经常练习、使用 常用菜单命令常用菜单命令11. 文件菜单1.1 页面设置2. 编辑菜

2、单2.1选择性粘贴2.2. 定位常用菜单命令常用菜单命令13. 插入菜单3.1 名称-定义(D)4. 格式菜单4.1 隐藏工作表4.2 条件格式4.3 样式常用菜单命令常用菜单命令15. 工具菜单5.1 自动更正5.2 选项(O)6.数据菜单6.1 分类汇总、有效性、分列、合并计算6.2 数据透视表文件菜单文件菜单-页面设置页面设置1、缩放比例2、 打印区域3、打印标题行4、单色打印5、错误单元格信息打印（解决方法链接）编辑菜单编辑菜单1、选择性粘贴在在“选择性粘贴选择性粘贴”对话框中，可以实现如下功能：对话框中，可以实现如下功能：u指定粘贴内容u指定对粘贴的数值要进行的数学运算u跳过空单元u

3、行列转置运算符计算应用：文本转换为数值、万元与元转换跳过空单元格应用行列转置应用（TRANSPOSE()）编辑菜单编辑菜单2、定位：定位单元格：定位条件：定位条件应用：工资条制作（其他方法制作工资条）插入菜单插入菜单1、名称-定义在EXCEL中定义名称可以方便统计数据和有效的管理工作簿 ，可以用名称来命名单元格或者区域，而且可以使用这些名称进行导航和代替公式中的单元格地址，使工作表更容易理解和更新。EXCEL定义名称的方法有三种：一是使用公式栏左边的名称框；二是使用“定义名称”对话框；三是用行或列标志创建名称。第一种方法比较简单，所以不再详述。 格式菜单格式菜单1、隐藏工作表2、条件格式3、样

4、式工具菜单工具菜单1、自动更正2、选项3、 分类汇总分类汇总（1）先选定汇总列，对数据清单进行排序。 （2）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格。（3）在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令。 在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列。选定的数据列应与步骤 1 中进行排序的列相同。（4）在“汇总方式”下拉列表框中，单击所需的用于计算分类汇总的函数。 （5）在“选定汇总项（可有多个）”框中，选定包含需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。数据菜单数据菜单数据的有效性数据的有效性输入数据时，某些单元格中只能输入数值，某些单元格只能输入字符，为了保证正确输入数据，Excel提供了“

5、数据有效性”功能。输入提示信息输入提示信息为了减少输入过程中输入错误数据类型的几率，可以设置提示信息来帮助输入数据的用户判断输入何种类型的数据。设置出错警告设置出错警告当输入出错时，系统默认的警告并不能说明出错原因，因此还需要设置出错的警告信息，确切指出如何输入数据才是有效的。 合并计算合并计算所谓合并计算是指，能通过合并计算的方法来汇总一个或多个源区中的数据。 Microsoft Excel 提供了两种合并计算数据的方法。一是通过位置，即当我们的源区域有相同位置的数据汇总。二是通过分类，当我们的源区域没有相同的布局时，则采用分类方式进行汇总。 要想合并计算数据，首先必须为汇总信息定义一个目的

6、区，用来显示摘录的信息。此目标区域可位于和源数据相同的工作表上，或在另一个工作表上或工作簿内。其次，需要选择要合并计算的数据源。此数据源能来自单个工作表、多个工作表或多重工作簿中。 EXCEL日常操作中的常用技巧日常操作中的常用技巧 大量的数据输入是一件比较繁琐的工作，除了提高输入的速度外，还可以使用Excel提供的几种用于辅助输入的方法：1、不连续单元格填充同一数据：选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。2、快速输入的技巧：输入范围的选定，Ctrl+单元格；如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“CtrlD（或R）”键就可以完成输入，

7、其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“Ctrl+Enter”键即可，右键下拉列表选项快速录入。EXCEL日常操作中的常用技巧日常操作中的常用技巧3、单元格内容的合并：方法一：连字符“&”合并， 方法二：利用CONCATENATE函数。4、单元格内容的分列：方法一：工具菜单（数据-分列），方法二：LEFT、RIGHT函数。5、自定义格式：自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实

8、际工作带来很大的方便。 EXCEL日常操作中的常用技巧日常操作中的常用技巧6、单元格错误信息函数处理：错误信息注释#DIV/0在公式中出现了除以0的错误。#N/A在公式中引用的一些数据不可用。#NAME?公式中的文字，系统不能识别。#NULL!指定的相交并没有发生。#NUM!参数输入值不正确。#REF!单元格引用无效。#VALUE!提供的参数没有使用系统期望的数值类型。 EXCEL日常操作中的常用技巧日常操作中的常用技巧错误信息函数处理：1）“N/A ”错误信息函数处理：=IF(ISNA(“检测值”),“TRUE”,“FALSE”)。2）“N/A ”以外错误信息函数处理：=IF(ISERR (

9、“检测值”),”TRUE”,”FALSE”)。（EXCEL2007新函数IFERROR化繁为简）EXCEL日常操作中的常用技巧日常操作中的常用技巧7、数字、文本的快速转换：数字转变为文本格式（如身份证号）数字前加“”，文本格式转变为数字格式：（1、选择性粘贴，2、函数：VALUE(TEXT) ）。8、建立分类下拉列表：1、方法一2、方法二（分级菜单INDIRECT()应用）9、“m2”、“m3”、“C”快速输入：ALT+178、179、186。10、禁止复制隐藏行或列中的数据：选中要复制的区域，单击“编辑定位”命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，选中“可见单元格”选项，然后复制粘贴。E

10、XCEL日常操作中的常用技巧日常操作中的常用技巧11、避开EXCEL误差：1、利用Round函数对中间值四舍五入2、正确设置Excel选项来避开“误差”。上述函数方法虽然方便，不过遇上大型Excel表格时，如果每个单元格都要设置这个函数，工作量未免太巨大，这时我们就可以进入Excel的工具菜单选项重新计算，在“工作簿选项”处勾选“以显示精度为准”，上述Excel“误差”也可有效避免，而默认情况下这个小选项是没有被勾选的12、统计不重复数据个数：=SUM(1/COUNTIF(A1:A12,A1:A12)函数与公式函数与公式1、什么是函数Excel函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特

11、殊公式。2、什么是公式函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是Excel预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。公式是以“=”号为引导，通过运算符按照一定的顺序组合进行数据运算处理的等式，函数则是按特定算法进行计算的产生一个或一组结果的预定义特殊公式。 在Excel2003中，函数共分为11个大类，函数与公式技巧比较熟练的用户在面对特定的问题时总是会自觉地想到所要使用的特定函数所在分类。常用函数常用函数1、MAX用途：返回数据集中的最大数值。语法：MAX(number1，number2，.)参数：Number1，number2，.是需要找出最大数值的1至30

12、个数值。2、MIN用途：返回给定参数表中的最小值。语法：MIN(number1，number2，.)。参数：Number1，number2，.是要从中找出最小值的1到30个数字参数。常用函数常用函数3、LEFT或LEFTB用途：根据指定的字符数返回文本串中的第一个或前几个字符。此函数用于双字节字符。语法：LEFT(text，num_chars)或LEFTB(text，num_bytes)。参数：Text是包含要提取字符的文本串；Num_chars指定函数要提取的字符数，它必须大于或等于0。Num_bytes按字节数指定由LEFTB提取的字符数。实例：如果A1=国投罗钾，则LEFT(A1，2)返

13、回“国投”，LEFTB(A1，2)返回“国”。常用函数常用函数4、LEN或LENB用途：LEN返回文本串的字符数。LENB返回文本串中所有字符的字节数。语法：LEN(text)或LENB(text)。参数：Text待要查找其长度的文本。注意：此函数用于双字节字符，且空格也将作为字符进行统计。实例：如果A1=国投罗钾，则公式“=LEN(A1)”返回4，=LENB(A1)返回8。常用函数常用函数5、MID或MIDB用途：MID返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。MIDB返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。MIDB函数可以用于双字节字符。语法：MI

14、D(text，start_num，num_chars)或MIDB(text，start_num，num_bytes)。参数：Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置，文本中第一个字符的start_num为1，以此类推；Num_chars指定希望MID从文本中返回字符的个数；Num_bytes指定希望MIDB从文本中按字节返回字符的个数。实例：如果A1=国投罗钾，则公式“=MID(A1，3，2)”返回“罗钾”，=MIDB(A1，3，2)返回“投”。常用函数常用函数6、RIGHT或RIGHTB用途：RIGHT根据所指定的字符数返回文本串中最后一个或多个字

15、符。RIGHTB根据所指定的字节数返回文本串中最后一个或多个字符。语法：RIGHT(text，num_chars)，RIGHTB(text，num_bytes)。参数：Text是包含要提取字符的文本串；Num_chars指定希望RIGHT提取的字符数，它必须大于或等于0。如果num_chars大于文本长度，则RIGHT返回所有文本。如果忽略num_chars，则假定其为1。Num_bytes指定欲提取字符的字节数。实例：如果A1=国投罗钾，则公式“=RIGHT(A1，2)”返回“罗钾”，=RIGHTB(A1，2)返回“钾”。常用函数常用函数7、TEXT用途：将数值转换为按指定数字格式表示的文本

16、。语法：TEXT(value，format_text)。参数：Value是数值、计算结果是数值的公式、或对数值单元格的引用；Format_text是所要选用的文本型数字格式，即“单元格格式”对话框“数字”选项卡的“分类”列表框中显示的格式，它不能包含星号“*”。注意：使用“单元格格式”对话框的“数字”选项卡设置单元格格式，只会改变单元格的格式而不会影响其中的数值。使用函数TEXT可以将数值转换为带格式的文本，而其结果将不再作为数字参与计算。实例：如果A1=2986.638，则公式“=TEXT(A5，#，#0.00)”返回2，986.64。常用函数常用函数8、DATEDIF函数 函数名称：DATEDIF 主要功能：计算返回两个日期参数的差值。 使用格式：=DATEDIF(date1,date2,y)、=DATEDIF(date1,date2,m)、=DATEDIF(date1,date2,d) 参数说明：date1代表前面一个日期，date2代表后面一个日期；y（m、d）要求返回两个日期相差的年（月、天）数。 应用举例：在C23单元格中输入公式：=DATEDIF(A23,TODAY(),