外贸部管理制度.docx

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1、文件编号：文件版本号：XX科技股份有限公司外贸部管理制度编制：审核：批准：会签：202X-OX-OX发布2023-03-01实施XX科技股份有限公司发布外贸部管理制度一、目的为规范外贸部的日常管理，确保客户开发、销售收入等核心目标有序达成，结合公司的相关管理制度，制定本管理制度。二、适用范围适用于外贸部。三、职责3.1 外贸部：负责根据外贸业务的实际情况，制定本管理制度并实施；对实施过程中出现有问题进行反馈，及时更新本管理制度；3.2 总经办：负责监督本管理制度的实施情况，并向外贸部负责人、总经理进行反馈；提出修改建议。3.3 总经理：负责批准本管理制度，对外贸部的工作进行指导，提出外贸部工作

2、中存在的问题并监督落实情况。四、管理制度4.1 部门职能：负责通过境外客户、经销商、代理商、国际贸易平台等，推动公司在国际市场的销售增加与品牌知名度。负责国际客户、经销商、代理商及平台的关系维护与售前、售后服务工作，保证客户满意度。4.2 部门组织架：（如下图）4.3人员编制:序号岗位名称汇报对象编制人数1部长营销副总经理12销售主管外贸部部长13销售经理销售主管34客服主管外贸部部长15客服助理客服主管36跟单主管外贸部部长17跟单助理跟单主管2202X年编制总人数12人4.4岗位职责4.4.1部长（1人）：1）制定部门年度销售计划，并报批给总经理审核，审核通过后进行目标分解，并执行实施；带

3、领团队完成公司制定的各项工作任务；2）根据年度销售计划，合理制定部门各项预算并预算控制，包含任务分解、人员需求、销售费用等支出；3）组织进行外贸市场调研、市场推广、展会计划等工作，收集市场信息；4）与客户沟通、协商、谈判，确立销售合同项目。包括所购产品的价格，数量，规格，材料及其要求，贸易国别，交货方式，付款方式，交货期，配件额度及其他条款；5）挖掘客户需求，协且新产品开发；根据市场调研和跟客户沟通的结果，协助开发符合市场及客户所需的产品；6）建立客户档案并维护客户关系；7）建立符合要求的员工画像；根据员工画像招聘合适的员工，组建团队；设计外贸部内部考核与激励机制，经公司批准后实施；8）编写销

4、售秘笈、客服宝典、部门工作流程与制度，对员工做定期培训及考试；9）对员工的工作过程和结果进行考核及星级评定，对员工工作进行指导与绩效改善；10）完成公司、上级交办的其它事项。4.4.2销售主管（1人）1）协助部长制定本部门的销售任务规划与计划，参与部门年度目标分解与责任到人的工作；2）负责分管区域的人员管理、现场管理、销售管理、成本控制等工作；3）负责进行外贸市场调研、市场推广、展会计划等工作，收集市场信息；4）负责与相关客户沟通、协商、谈判等，促使销售的最终达成；5）负责客户档案的管理并维护所负责的客户关系；6）挖掘客户需求，开发新产品，创造客户；根据市场调研和跟客户沟通的结果，开发符合市场

5、及客户所需的产品；7）对所管理的员工的工作过程和结果进行考核及星级评定，对员工工作进行指导与绩效改善；8）负责完成个人承担的销售任务的完成；9）负责制定所分管内容的工作流程、工作规范、制度制订工作；10）完成公司、上级交办的其它事项。4.4.3销售经理（4人）1）负责完成分解到个人的销售任务；2）负责完成新客户开发任务；3）负责所负责的客户日常沟通、对接工作，适时向客户发布公司产品信息；对客户提出的问题、询问等及时给予回复；4）负责维护客户关系，并提高客户满意度；5）负责国际贸易平台信息更新与产品信息发布；6）负责收集客户需求与问题，及时汇总上报；对市场信息进行收集，形成市场调研报告；7）完成

6、公司、上级交办的其它事项。4. 4.4客服主管1）负责管理外贸销售订单；负责管理报关和清关单据，确保资料准确；2）负责管理与客户的沟通，定期或重大节日给客户发送祝福、问候邮件；3）负责管理对客户的投诉、理赔等事务进行跟进，并将结果及时反馈给客户及相关方；指导客服助理完成客服工作。4）使用CRM系统，将客户分层分类管理，建立所有客户的档案；5）根据CRM系统中的数据，定期对客户的异动、销售预警及潜力作分析报告；6）完成公司、上级交办的其它事项。4. 4.5客服助理1）负责处理外贸销售订单；负责制作报关和清关单据；2）负责保持与客户的沟通，定期或重大节日给客户发送祝福、问候邮件；3）负责对客户的投

7、诉、理赔等事务进行跟进，并将结果及时反馈给客户及相关方；4）使用CRM系统，将客户分层分类管理，建立所有客户的档案；5）根据CRM系统中的数据，定期对客户的异动、销售预警及潜力作分析报告；6）完成公司、上级交办的其它事项。4.4.6跟单主管1）负责管理外贸订单的生产和发货流程；对可能会产生订单交付产生影响的问题进行处理；2）支持客服主管和业务主管，制作相关单据，安排产品（包含样品）的运输与交付；3）负责做好出入库记录与订单数据记录、汇总工作，通过数据对客服和业务提出合理化建议；4）完成公司、上级交办的其它事项。4.4.7跟单助理1）负责完成跟单主管安排的外贸订单流程跟进工作；对可能会产生订单交

8、付产生影响的问题进行反馈；2）协助客服组同事，制作相关单据，安排产品（包含样品）的运输与交付；3）负责做好出入库记录与订单数据记录、汇总工作，通过数据对业务提出合理化建议；4）完成公司、上级交办的其它事项。4.5行为规范4. 5.1遵守公司、部门各项管理制度，认为履行工作职责；5. 5.2认真学习公司产品知识，为客户提供全方位的专业服务；6. 5.3各业务人员必须使用由公司统一分配的邮箱账号，不得使用私人邮箱与客户进行邮件往来；7. 5.4严格遵守公司保密制度，对客户信息、订单信息等给予保密，不传送给公司内部无关人员及公司外部人员；客户索取的技术资料信息，如属于保密的，须经过公司总经理同意后，

9、方可提供；8. 5.5收到客户各类邮箱，必须在24小时内进行回复，如确实无法准确回复的，需向部门负责人说明原因；9. 5.6遵守外贸人员的职业道德与操守，不参与不正当的商业行为；10. 5.7在电话、邮箱等沟通中始终保持良好的职业习惯，以体现公司的良好形象；4.5.8完善保存工作相关的记录与资料；4.5.9始终以公司利益为第一位。4.6处罚4. 6.1因工作不力或工作态度遭到客户投诉的，每次罚款200元。5. 6.2漏发货或错发货，如果造成公司损失的，按损失的20%赔偿；如果没有造成货值损失，但造成任何一方运费损失，则按损失运费的20%罚款；如果任何直接损失都没产生，则每次罚款300元。6.

10、6.3单证不及时收齐的，造成退税损失，则按应退税额的20%处罚。7. 6.4寄错单证的，每次罚款200元。8. 6.5不按时报送周报的，每次耨款100元。9. 6.6私自利用职务之便，将客户订单转卖他人的，每次罚款3000元。造成损失严重的，公司将依法进行司法诉讼。10. 6.7向竞争者泄露公司商业机密的，每次罚款3000元；情节严重者，更被处罚全年奖金，并做开除处理，造成损失严重的，公司将依法进行司法诉讼程序进行追责。11. .8在与客户沟通中，采取不文明用语进行有效沟通的，每次处罚200元。4.6.9其他事项，参照公司奖惩管理制度执行。五、表单无六、相关文件奖惩管理制度七、生效日期本管理制度自公司总经理批准之日起生效。