Excel培训教程.ppt

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1、1 Excel20101 Excel2010入门入门2 2 建立建立ExcelExcel工作簿与输入资料工作簿与输入资料3 3 公式与函数公式与函数4 4 工作表的编辑作业工作表的编辑作业5 5 建立图表建立图表6 6 打印工作表打印工作表7 7 文件管理文件管理1-1-1 1-1-1 启动启动ExcelExcel 方法一：执行“开始/所有程序/Microsoft office/Microsoft Excel 2010”命令启动Excel。 方法二：双击已有Excel文件图示来启动Excel。 1-1 1-1 启动启动ExcelExcel与认识工作环境与认识工作环境 Microsoft Exc

2、el是一套功能完整、操作简易的电子计算表软体，提供丰富的函数及强大的图表、报表制作功能，能有助于有效率地建立与管理资料。1 Excel20101 Excel2010入门入门 除了执行命令来启动Excel外，在Windows桌面或文件资料夹视窗中双击Excel工作表的名称或图示，同样也可以启动Excel。启动Excel2010公式栏公式栏列号列号名字框名字框行号行号当前单元格当前单元格工作表标签工作表标签工作表工作表工作簿工作簿 1-1-2 Excel 1-1-2 Excel界面介绍界面介绍p 启动Excel后，可以看到如下界面：p 认识功能页次 Excel中所有的功能操作分门别类为8大页次，包

3、括文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅和视图。各页次中收录相关的功能群组，方便使用者切换、选用。例如开始页次就是基本的操作功能，像是字型、对齐方式等设定，只要切换到该功能页次即可看到其中包含的内容。在功能页上按一下，即可切换到该页次p 认识功能区 视窗上半部的面板称为功能区，放置了编辑工作表时需要使用的工具按钮。开启Excel时预设会显示“开始”页次下的工具按钮，当按下其他的功能页次，便会改变显示该页次所包含的按钮。目前显示“开始”页次的工具按钮依功能还会再区隔成数个区块，例如此处为字体区 当我们要进行某一项工作时，就先点选功能区上方的功能页次，再从中选择所需的工具钮。例如我们想在工作

4、表中插入1张图片，便可按下“插入”页次，再按下“图例”区中的“图片”钮，即可选取要插入的图片。切换到此页按下此钮插入图片与图片、图形有关的功能，都可以在“插图”区中找到 在功能区中按下 钮，还可以开启专属的【交谈窗】或【工作窗格】来做更细部的设定。例如我们想要美化储存格的设定，就可以切换到“开始”页次，按下“字体”区右下角的 钮，开启储存格格式交谈窗来设定。切换到开始页次按下此钮开启交谈窗格更细部的设定 隐藏与显示“功能区”：如果觉得功能区占用太大的版面位置，可以将“功能区”隐藏起来。隐藏“功能区”的方法如下：目前“功能区”是完整显示按下此钮将“功能区”隐藏起来再按一下此钮即可显示功能区 将“

5、功能区”隐藏起来后，要再度使用“功能区”时，只要将鼠标移到任一个页次上按一下即可开启；然而当鼠标移到其他地方再按一下左键时，“功能区”又会自动隐藏了。如果要固定显示“功能区”，请在页次标签上按右键，取消最小化功能区项目。将鼠标移到任何一个功能页次上按一下，即会再度出现功能区取消“功能区最小化”p 快速存取工具栏 “快速存取工具栏”顾名思义就是将常用的工具摆放于此，帮助快速完成工作。预设的“快速存取工具栏”只有3个常用的工具，分别是“存储文件按”、“复原”及“取消复原”，如果想将自己常用的工具也加此区，请按下 进行设定。按下此钮展开“自定义快速访问工具列”清单例如选择“新建”这里会列出常用的功能

6、，如果正好是您需要的功能，只要选取功能命令，即可加入快速存储工具列加入“新建”钮，以后要打开新文件就方便度了p 显示比例工具 视窗右下角是“显示比例”区，显示目前工作表的检视比例，按下 可放大工作表的显示比例，每按一次放大10%,例如90%、100%、110%.; 反之按下 钮会缩小显示比例，每按一次则会缩小10%,列入110%、100%、90%.。或者您也可以直接拉曳中间的滑动杆，往 钮方向拉曳可放大显示比例；往 钮方向拉曳可缩小显示比例。可利用按钮或滑动杆调整显示比例 如果您的鼠标附有滚轮，只要按住键盘上的Ctrl键，在滚动滚轮，即可快速放大、缩小工作表的显示比例。 此外，您也可以按下工具

7、列左侧的“缩放比例”钮，由“显示比例”对话框来设定显示比例，或自行输入项要显示的比例。 按下此钮选择显示比例，或在“自定义”栏中自行输入比例 当输入的值小于100%,表示要缩小显示比例；大于100%，则表示要放大。若按下“恰好容纳选定区域”项目，则Excel会根据您在工作表上选定的范围来计算缩放比例，使这个范围刚好填满整个工作簿视窗。1-1-3 1-1-3 工作簿与工作簿视窗工作簿与工作簿视窗p 工作簿与工作表工作簿与工作表 工作簿是Excel使用的文件架构，我们可以将它想象成是一个工作夹，在这个工作夹里面有许多工作纸，这些工作纸就是工作表：工作夹工作表p 单元格与单元格位址单元格与单元格位址

8、 工作表内的方格称为“单元格”，我们所输入的资料便是排放在一个个的单元格中。在工作表的上面有每一栏的“列标题”A、B、C、,左边则有各列的行标题1、2、3、，将列标题和行标题组合起来，就是单元格的“位址”。例如工作表最左上角的单元格位于第A列第1行，其位址便是A1，同理，E栏的第3行单元格，其位址是E3。A1单元格E3单元格这是1行这是1列列标题行标题p 卷轴卷轴 我们可以利用工作簿视窗的卷轴，将工作表的各个部分分批卷到荧幕上来。卷轴的前后端各有一个“卷轴钮”，中间则是一个滑动杆，底下我们一垂直卷轴来说明其用法。按下可卷动以列可上下卷动工作表水平卷轴可左右卷动工作表 可卷动一个荧幕 画片p 页

9、次标签页次标签 每一本新的工作簿预设会有3张空白工作表，每一张工作表则会有一次页次标签（如工作表1、工作表2),我们就是利用页次标签来区分不同的工作表。工作表的页次标签按下此钮可建立新的工作表 一个工作簿中可以有数张工作表，目前显示在荧幕上的那种工作表称为作用工作表，也就是您现在的编辑对象。若想要编辑其它的工作表，只要按下该工作表的页次标签即可将它切换成作用工作表。p 结束结束ExcelExcel Excel的工作环境介绍的差不多了，若想离开Excel，只要按下主视窗右上角的“关闭”钮，或是按下“文件”页次，在按下“退出”钮，就可以结束Excel了。按此“关闭”钮按此“退出”钮按此钮关闭工作表

10、 如果曾在Excel视窗中做过输入或编辑的动作，关闭时会出现提示存档信息，按需求选择即可。2-1 2-1 建立新文件及工作簿视窗的操作建立新文件及工作簿视窗的操作2-1-1 2-1-1 建立新工作簿建立新工作簿p 建立工作簿的动作，通常可借由启动Excel一并完成，因为启动Excel时，就会顺带开启一份空白的工作簿。启动Excel就会建立的新工作簿2 2 建立建立ExcelExcel工作簿与输入资料工作簿与输入资料p 你也可以按下“文件”标签，切换到“文件”标签后按下“新建”钮来建立新的工作簿。开启的新工作簿，Excel会依次以工作簿1、工作簿2来命名，要重新替工作簿命名，可在存储文件时变更。

11、2-1-2 2-1-2 切换工作簿视图切换工作簿视图p 利用刚才所学的方法，再建立一个新工作簿，现在就有2个工作表视窗。p 切换至“视图”页次，再按下“窗口”区的“切换窗口”，即可从中选取工作簿。档名前显示打钩符号，表示是目前所在的工作簿显示Excel中所有已开启的工作簿按一下即可切换至此工作簿2-2 2-2 在单元格中输入资料在单元格中输入资料2-2-1 2-2-1 认识资料的种类认识资料的种类p 单元格的资料大致可分成两类：一种是可计算的数字资料（包括日期、时间），另一种则是不可计算的文字资料。2-2-1 2-2-1 输入资料的程序输入资料的程序p 现在我们要练习在单元格输入资料，不管是文

12、字或数字，其输入程序都是一样的，底下我们以文字资料来做示范。 首先是选取要放入资料的单元格，例如在B2单元格按一下: 输入“货号”2个字，在输入资料时，环境会发生一些变化，请看下图的说明：在B2单元格按一下状态列表显示就绪，表示可以开始输入资料输入资料时，资料编辑列会出现取消钮或输入钮输入的资料会同时显示在资料编辑栏以及单元格中状态由就绪变成输入 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。2-2-2 2-2-2 在单元格中输入多行资料在单元格中输入多行资料p 若想在一个单元格内输入多行资料，可在换行时按下Alt+Enter键，将插入点

13、移到下一行，便能在同一单元格中继续输入下一行资料。 在A2单元格中输入“订单”，然后按下Alt+Enter键，将插入点移到下一行。插入点移到第二行了其它单元格内容请自行练习输入 继续输入“明细”两个字，然后按下Enter键，A2单元格便会显示成2行文字。单元格的行高会自动调整 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。2-2-2 2-2-2 清除单元格内容清除单元格内容p 如果要清除单元格的内容，先选取欲清除的单元格，然后按下Delete键或者按下鼠标右键，在弹出的对话框中选择“清除内容”。2-3 2-3 资料的显示方式与调整单元格宽

14、度资料的显示方式与调整单元格宽度p Excel会自动判断使用者输入的资料型态，来决定资料的预设显示方式，例如数字资料将会靠右对齐；文字资料则会靠左对齐。若输入的资料超过单元格宽度时，Excel将会改变资料的显示方式。p 当单元格宽度不足显示内容时，数字资料会显示成“#”,而文字资料则会由右边相邻的储存格决定如何显示。当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边单元格太窄，数字会显示成#字p 这时候只要调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左键就可以调整宽度。p 调整高度的方法和调整宽度的方法一样，只要拉曳行下方的框线就可以了。2-4 2-4 选取单元格

15、的方法选取单元格的方法2-4-1 2-4-1 选取多个单元格选取多个单元格p 在单元格内按一个鼠标左键，可选取该单元格；若要一次选取多个相邻的单元格，将鼠标指在欲选取范围的的第一个单元格，然后按住鼠标左键拉曳到欲选取范围的最后一个单元格，最后再放开左键。p 假设我们选取A2到D5这个范围，选取的单元格范围我们会以范围做左上角及右下角的单元格位址来表示，如下图选取的范围即表示A2：D5。若要取消选取范围，只要在工作表内按下任一个单元格即可。先点选A2单元格按住鼠标左键不放，拉曳至D5单元格2-4-2 2-4-2 选取不连续的多个范围选取不连续的多个范围p 如果要选取多个不连续的单元格范围，如B2

16、：D2、A3:A5,先选取B2：D2范围，然后按住Ctrl键，再选取第2个范围A3：A5，选好后再放开Ctrl键，就可以同时选取多个单元格范围了。 先选取B2：D2范围按住Ctrl键后，再接着选取A3：A52-4-3 2-4-3 选取整行或整列选取整行或整列p 要选取整行或整列，在行编号或列编号上按一下：在此按一下，选取整个B列在此按一下，选取整个第4列2-4-4 2-4-4 选取整张工作表选取整张工作表p 若要选取整张工作表，按下左上角的“全选按钮”即可一次选取所有的单元格。按下“全选按钮”可选取整张工作表2-5 2-5 从输入过的资料从输入过的资料练习填满功能练习填满功能p 请开敔一份新的工作簿，首先练习操作步骤较单纯的填满功能，看看如何在B2：B6范围内填满”业务部”。 先如图输入内容，然后在B2单元格输入”业务部”3个字，并维持单元格的选取状态，然后将指标移至粗框线的右下角，此时指标会呈 + + 状：选取某个单元格或范围时，其周围会被粗框线围住，右下角的小方块稻为填满控点 将指标移到填满控点上，按住左钮不放向下拉至单元格B6，”业务部”2个字就会填满B2：B6范围了：指标旁出现