Word高级培训教程N.ppt

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1、Word高级培训教程Office办公软件系列教程毕业论文排版案例分析 本节将以毕业论文排版为例，详细介绍长文档的排版的方法与技巧，其中包括应用样式，添加目录、添加页眉页脚，插入域、制作论文模板等内容。1、任务的提出 毕业论文不仅文档长，而且格式多，处理起来比普通文档要复杂得多，如为章节和正文等快速设置相应的格式、自动生成目录、为奇偶页添加不同的页眉、让页眉随文档标题改变等。这些都是小陈以前比未遇到过的问题，不得已他只好去请教老师。经过老师的指点，他顺利完成了对毕业论文的排版工作。请看他的解决方案。2、解决方案 通过利用样式快速设置相应的格式通过利用样式快速设置相应的格式 利用具有大纲级别的标题

2、自动生成目录利用具有大纲级别的标题自动生成目录 利用域灵活插入页眉和页脚利用域灵活插入页眉和页脚效果如图所示。效果如图所示。样本页1-2样本页3-4样本页5-6（注意页眉）样本页7-83、相关知识点1、文档属性2、样式3、目录4、节5、页眉和页脚6、页码7、Word域文档属性文档属性包含了一个文件的详细信息.例如:描述性的标题、作者类别、关键词文件长度、创建日期最后修改日期统计信息等。样 式 样式就是一组已经命名的字符格式或段落格式。样式的方便之处在于可以把它应用于一个段落或者段落中选定的字符中，按照样式定义的格式，能批量地完成段落或字符格式的设置。 样式分为字符样式和段落样式； 样式分为内置

3、样式和自定义样式。目 录目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录，用户就能很容易地了解文档的结构内容，并快速定位需要查询的内容。目录通常由两部分组成： 左侧的目录标题 右侧标题所对应的页码。节 所谓“节”就是Word用来划分文档的一种方式。之所以引入“节”的概念，是为了实现在同一文档中设置不同的页面格式，如不同的页眉页脚、不同的页码、不同的页边距、不同的页面边框、不同的分栏等。 建立新文档时，Word将整篇文档视为一节，此时，整篇文档只能采用统一的页面格式。 为了在同一文档中设置不同的页面格式就必须将文档划分为若干节。节可小至一个段落，也可大至整篇文档。节用分节符标识，在普通视图中分节符是两条

4、横向平行虚线。页眉和页脚 页眉和页脚是页面的两个特殊区域，位于文档中每个页面边距（页边距：页面上打印区域之外的空白空间）的顶部和底部区域。 通常诸如文档标题、页码、公司徽标、作者名等信息需打印在文档的页眉或页脚上。页码 页码用来表示每页在文档中的顺序。 Word可以快速地给文档添加页码，并且页码会随文档内容的增删而自动更新。Word域 域是一种特殊的代码，用来指示Word在文档中插入某些特定的内容或自动完成某些复杂的功能。例如，使用域可以将日期和时间等插入到文档中，并使Word自动更新日期和时间。 域的最大优点是可以根据文档的改动或其他有关因素的变化而自动更新。例如，生成目录后，目录中的页码会

5、随着页面的增减而产生变化，这时间可通过更新域来自动修改页码。因而使用域不仅可以方便地完成许多工作，更重要的是能够保证得到正确的结果。2、实现方法打开“毕业论文（素材）.doc”，将文档另存为“毕业论文.doc”。完成毕业论文的排版过程：（1）页面设置与属性设置。（2）对章节、正文等所用到的样式进行定义。（3）将定义好的各种样式分别应用于论文的各级标题、正文。（4）利用具有大纲级别的标题为毕业论文添加目录。（5）利用插入域的方法设置页眉和页脚。（6）浏览修改，直到满意。1、页眉设置 毕业论文的格式要求： 纸张大小：自定义大小 宽：19厘米 高：26.5厘米 页边距为： 上边距：4.5厘米 下边距

6、：2.54厘米 左边距：2.4厘米 右边距：1.6厘米 版式：页眉页脚奇偶页不同2、属性设置 （1）设置方法： 文件属性摘要 （2）设置内容： 标题：红楼梦的解构 作者：自己的学号+姓名 单位：所在班级3、使用样式 长文档不仅内容多，而且格式多，如果沿用短文的方法按部就班地排版，既费时又费力。阅读起来也很不方便。 那么如何解决这类问题呢？方法：方法：Word中的样式！中的样式！（1）应用内置样式 将所有章名应用“标题1”样式。章节标志正文章节标题应用样式1n章名标题11.1n节名标题21.1.1n小节名标题3（1）应用内置样式方法： 选中“格式样式和格式”； 选择文档中任意一处的第一层标题（或

7、将插入点第一层标题的任意位置） 单击任务窗格中的“标题1”看看出现了什么情况？（2）修改样式样式名称字体字体大小段落格式标题1黑体四号段前、段后0.5行，单倍行距标题2华文新魏四号段前、段后8磅，单倍行距标题3黑体五号段前、段后0磅，1.5倍行距方法: 将插入点置于”标题1”文本中,在”样式和格式”任务窗格的”所选文字的格式”框中,单击”标题1”样式右边的下拉按钮,选择”修改”命令. 在”修改样式”对话框中的”格式”区域中,选择字体为”黑体、四号”。 单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“段落”命令，设置“段前、段后0.5行，单倍行距”。（3）新建样式 新建样式“论文正文”，要求：论文正文的格

8、式为“五号、仿宋”，多倍行距1.25字行，首行缩进2个字符，并将“论文正文”样式应用于封面之后的正文文本中。操作步骤： 在“样式和格式”任务窗格中单击“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。 在“名称”文本框中输入“论文正文”，在“后续段落样式”下拉列表中选择“正文”，单击确定。 参照样例，将新建样式“论文正文”应用到封面之后，除标题以外的文本中。（5）使用多级编号 对于一篇较长的文档，需要使用多种级别的标题编号，如第一章、1.1、1.1.1或一、（一）、1、（1）等等。如果手工加入编号，一旦对章节进行了增删或移动，就需要修改相应的编号。那么，如何能使标题编号随章节的改变而自动调整呢？ 这就要

9、用自动设置多级编号的方法来实现。标题样式与对应的编号格式样式名称 多级编号编号位置文字位置标题1第一章、第二章、左对齐、0厘米0.75厘米、缩进为0.75厘米标题21.1、1.2、1.3、左对齐、0厘米1.5厘米、缩进为1.5厘米标题31.1.1、1.1.2、1.1.3、左对齐、0.75厘米默认或根据需要设置操作步骤：在“样式和格式”任务窗格的“请选择要应用的格式”框中，单击“标题1”样式的下拉按钮，选择“修改命令”；在“修改样式”对话框中，单击“格式”按钮，从中选择“编号”命令。在“多级符号”选项卡中，选择除“无”以外的任一选项。单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”；从中设置：为“

10、标题1”设置编号；为“标题2”设置编号；为“标题3”设置编号；4、添加目录 （1）生成目录 目录是长文档必不可少的组成部分，由文章的标题和页码组成。 手工添加目录既麻烦又不利于以后的编辑修改。 但是，在完成样式及多级编号设置的基础上，巧用样式可以快速生成目录。利用二级标题样式生成毕业论文目录，要求：利用二级标题样式生成毕业论文目录，要求：目录中含有目录中含有“标题标题1”、“标题标题2”。其中。其中“目录目录”文本的格式为文本的格式为“居中、小二、黑体居中、小二、黑体”。操作步骤：将插入点置于“导论”之前的空行中，输入文本“目录”并按回车键。插入引用索引和目录，打开“索引和目录”，选择“目录”

11、选项卡；在“显示级别”中选择“2”，单击“确定”按钮。将文本“目录”的格式设置为“居中、小二、黑体”（2）修改目录样式 如果要对生成的目录格式做统一修改，则和普通文本的格式设置方法一样；如果要分别对目录中的标题1和标题2的格式进行不同的设置，则需要修改目录样式。自定义目录样式（修改目录样式）：自定义目录样式（修改目录样式）：样式名称字体 字号 段落格式目录1黑体 四号 段前段后0.5行，单倍行距目录2幼圆 小四 段前段后8磅，单倍行距操作步骤： 将插入点置于目录中的任意位置； 插入引用索引和目录，打开“索引和目录”对话框，在“格式”框中选择“来自模板”。 单击“修改”按钮，打开样式对话框； 在

12、样式框中选择目录1，单击“修改”； 单击确定。5、插入分节符 我们在阅读一本书时，通常会发现前言、目录、正文等部分设置了不同的页眉和页脚，如封面、目录等部分没有页眉，而正文部分设置了奇偶页不同的页眉和页脚；目录部分的页码编号的格式为“、”，而正文部分的页码编号的格式为“1、2、3、”。如果直接设置页眉页脚，则所有的页眉页脚都是一样的。那么如何为不同的部分设置不同的页眉页脚呢？解决这一问题的关键就是使用解决这一问题的关键就是使用“分节符分节符”。5、插入分节符 在“目录”和“导论”之前分别插入“分节符”，将论文按封面和摘要部分、目录部分、导论之后部分共分为3节。操作步骤：先将视图切换到“普通视图

13、”；将插入点放在“目录”文字的前面，选择“插入分隔符”，选择“下一页”，单击确定。在“第一章 导论”之前插入一个“分节符（下一页）”由于中文摘要和英文摘要需要单独设置为一页，可在“Abstract”之前插入一个“分页符”，以保证中文摘要和英文摘要在同一节不同页中。6、添加页眉 1、设置页眉 要求： 封面、摘要和目录页上没有页眉； 从论文正文开始设置页眉，其中：奇数页的页眉为论文名称在左侧，章名在右侧；偶数页的页眉为章名在左侧，论文名称在右侧。在偶数页上插入页眉： 单击“页眉和页脚”工具栏上的“显示下一项”按钮，移动到正文所在节的“偶数页页眉”； 在格式工具栏上选择“两端对齐”； 插入域，在“类

14、别”中选择“链接和引用”，在“域名”中选择“styleRef”，在“样式名”中选择“标题1”。 将插入点放在章名的左边，重复，在“样式名”列表框中选择“标题1”的同时选中“插入段落编号”复选框，单击确定。 按TAB键，将插入点移动页眉右端，选择“插入域”，在“类别”中选择“文档信息”，在“域名”中选择“Title”，单击确定。（2）修改页眉的样式 页眉的样式是WORD提供的内置样式。 例题： 改变页眉底端默认的单实线。n操作：在操作：在“样式和格式样式和格式”请选择要应用请选择要应用的格式的格式”修改修改格式格式边框和底纹边框和底纹线型线型（3）调整页眉的位置通过预览发现，页眉的位置距页边距上

15、端较近，需要进行适当的调整。 将插入点置于论文正文所在的节（第三节）； 打开“页面设置”对话框，在“版式”的“距边界”区域中，适当调整“页眉”列表框中的数字。在“应用于”中选择“本节”。7、添加页脚（1）插入页码要求： 封面无页码； 目录页的页码位置：底端，外侧；页码格式为： 、，起始页码为。 论文正文的页码位置：底端，外侧；页码格式为： 1、2、3、，起始页码为1。断开所有奇偶页中第断开所有奇偶页中第1节、节、第第2节、第节、第3节之间的页节之间的页脚链接，使脚链接，使“与上一节与上一节相同相同”字样消失。字样消失。（2）添加文档作者在论文正文的页脚中间添加文档作者。 将插入点定位在论文正文

16、所在“节”上； 进入页眉页脚之间的页脚链接，将插入点移到页脚处； 断开本节与前节之间的页脚链接，使“与上一节相同”字样消失。 在奇（偶）页页脚上插入文档作者。方法：在格式工具栏上单击“居中”。在“域”对话框中，在“类别”选择“文档信息”，在“域名”选择“Author”选项。6、进一步设置不同的页面格式 （1）自定义Word样式 导论、结束语、参考文献、致谢等名称和章名一样，应该出现在目录中，但又不带有章节编号，可为这些名称专门定义一个样式。 自定义Word样式，要求：样式基于“标题1”新建样式，新样式的名称为“导论”，并将“导论”样式应用于导论、结束语、参考文献、致谢等名称。（2）重新设置文档中的“域” 例题1：将封面单独设置为一节，将目录之后的内容分为3节。 例题2：使“导论”部分、“第一章”至“第三章”部分、最后部分的页眉中具有不同的章名。（3）重新设置页码 在“页码编排”区域中选择“续前节”。（4）设置背景图片 断开“封面”页所在的第1节和“摘要”所在第2节的页眉链接； 将插入点置于“封面”的页眉处； 选择“插入图片来自文件”，插入背景图片； 设置图片“衬于文字下方”，将图片“图