实用英语文体写作第四章外贸英语信函.ppt

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1、 外贸英语信函characteristics and content of business lettersGeneral Introduction of business letters 随着全球经济的发展和我国对外贸易不断开放，我们将在更多的领域特别是在经济和贸易领域全面与国际接轨，对外联系和信息交流的日趋频繁使得商务英语的使用越来越广泛。其中，商务书信往来是商务活动的重要组成部分，是通过邮寄或其他电讯手段进行的文字形式的商务对话。商务人员在电话或面谈后，往往仍需书信交换，以确认谈话的结果。商务书信是深思熟虑的产物，能最大限度地减少电话或面谈中可能出现的疏漏或误解。与口头商务联系相比，商务

2、书信作为文字记录，在双方发生业务纠纷或争执时，能提供重要的法律证据。而商务英语信函作为一种常用的英语应用文体，已成为为商务信息交流的主要手段，贯穿于外贸业务的全部流程，起着非常关键的桥梁和纽带作用。这使得商务信函在商务沟通中的媒介作用日益突显。 商务英语信函是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商讯、咨询答复的主要途径和通讯手段，公司或企业可以通过商务书信的方式进行一定的商业活动，比如询价、报价、还价、订货、交货、支付、索赔、理赔、代理等。其主要作用在于：（1）索取或传递信息；（2）报盘或接受报盘；（3）处理业务磋商的各种问题。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平

3、和实力。正如丹尼尔肯尼迪方法：推销信创造的奇迹一书中所指出的，“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”因此，从事涉外商务活动的人员学习和掌握商务英语书信的基本知识，具备阅读和书写商务英语信函的基本能力，对做好涉外商务工作是十分必要的。Characteristics of Business Letters 商务英语写作原则 Principles of Good Business Writing 为达到通过信函有效沟通的目的，有必要掌握写好国际商务函电的原则。目前普遍接受的商务信函有以下七个方面的写作规则,通常被称为“ 7 C 基 本 原 则 ” ，

4、 即 完 整 性 原 则（ C o m p l e t e n e s s ） 、 准 确 性 原 则（Correctness）、具体性原则（concreteness）、清 楚 性 原 则 （ C l a r i t y ） 、 简 洁 性 原 则（Conciseness）、体谅性原则（consideration）、以及礼貌性原则（courtesy）。（1）Clarity 清楚性原则在商务英语信函中，清楚性原则是指信函要清楚直接地传递写信者所要表达的信息，无晦涩难懂之处，避免产生任何可能的误解而给双方贸易带来麻烦。清楚的表达一直是商务沟通的重要环节， 是商务英语写作追求的目标。由于商务信函是关

5、于双方商务贸易的凭证性文件，关系到双方切身利益，因此用语准确、表达清晰是至关重要的。(2) Conciseness 简洁性原则 简洁明了原则是商务英语信函写作中的重要原则，也是现代商务信函的特点。简洁是指信函内容完整、语言简洁，即在不失清楚和礼貌原则基础上，用最简洁的语句表达最完整的意思，避免冗长累赘的词语和句子。(3) Correctness 准确性原则在商务英语信函写作中，正确原则不仅仅指使用正确的语法结构和标点符号，也指使用得体的语言表达和传递信息的准确。信函的写作实际是公司间展示形象的一个平台，从这个角度去看，信函语言使用的正确与否以及信息传递是否完整直接影响着一个公司的对外形象。并且

6、，商务英语信函涉及到交易双方的权利、义务和利害关系，是各种商务单据（如合同）的依据，所以准确无误是商务信函写作中最重要的原则。(4) Concreteness 具体性原则每一封商务英语信函都有明确的交际意图和目的所在，内容涉及咨询、报盘、销售、订货、装运、发货、付款、索赔、保险等贸易实务。每一封信函的内容必须是具体的，通常一封信函一个话题。在内容表述上，应该确定、准确而又生动，特别是要求对方作出明确反映的信函，或者答复对方提出的要求或问题的信函，或是报盘、接受等，该具体的就要具体，避免模糊、笼统和抽象。(5) Courtesy 礼貌性原则的运用技巧 礼貌性原则不仅仅表现为在语句中刻意加入类似“

7、Please” 或“Thanks”等字样， 它在很大程度上表现为你是否重视对方观点，尊重对方的愿望和需要。在商务沟通技巧中，彬彬有礼的商务信函往往是贸易双方最主要、最锐利的武器。在商务往来中，难免会有争端、摩擦，此时礼貌的语言就成为化解争端的的润滑剂。特别是当你的收信人是从未打过交道的潜在商业伙伴时，一封彬彬有礼的书信可以帮助赢得对方的好感，增加合作的机会。(6) Consideration 体谅性原则体谅性原则是指在写信时，要尽量体现出一种为对方着想的态度，要考虑到对方的需求、利益和困难。商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的

8、立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。在商务英语信函写作中，对方获取信息的根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。因此，写信时必须坚持体谅性原则，也就是要善于从对方的角度、立场去考虑有什么需求。(7) Completeness 完整性原则 商务英语信函是贸易各方开展国际贸易业务活动的重要媒体，一封完整的信函肯定更有助于表达交流意图；有助于建立和表达友善的关系；有助于防止出现信息遗漏而导致损失或诉讼。商务英语信函的基本组成部分(1) The Heading or Letter-head信头商务书信的信头一般位于信纸的最上端，通常印制在中间或右边。信头部分通常包

9、含这些项目： 发信人的公司名称、地址、电话号码、传真、电子邮箱、网址、主要经营业务、公司标志等。大部分公司的信笺都印有信头，以方便收信人辨别。(2) The Date日期日期指信的签发日期，位置一般在信头下方两三行处，可以紧左页边写，也可以将最后一个数字紧右页边写。日期通常按日、月、年的顺序打印，如13th April, 2005; 13 April, 2005。日以基数词或序数词表示均可。但有时也将月置于日前，如April 13, 2005。要注意的是，月份最好不用数字表示以避免误解，如04/03/2005在英国人看来是指2005年3月4号，但美国人会认为是2005年4月3号，因为各个国家在

10、标示日期时的习惯不同。（美国人的习惯为月、日、年，如：July l5，2011；而英国人的习惯为日、月、年，如：15 Jury， 2011。）(3) The Inside Name and Address 信内地址信内地址是收信人所在公司的名称和地址，一般从距日期两行信纸左页边写起。其写法类似于信封的写法，地址按从小到大的顺序书写：1）收信人姓名、职务2）收信人公司名称3）收信人公司所在大楼或街区名称及门牌号 4）所在城市/城镇、州名称及邮编5）国家名称如：Personal Manager Great Western Publishing Co. Ltd. 7777 State Street,

11、 Room 456 Chicago, IL60606 U.S. A.需要注意的是，公司名称与地址应与来信信头上的公司名称与地址一致。(4). The Salutation称呼敬语称呼敬语是写信人对收信人的称呼，位于封内地址下两行。称呼须与信内地址中的收信人(公司)的称呼相一致。如知道对方姓名，就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用：To whom if may concern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如： Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。如果收信者是公司，

12、未指具体人，称呼应写成：Dear Sirs或Gentlemen; 如果收传人是公司某个具体人，例如Sales Manager，但不知其姓名，称呼可写成Dear Sir或Dear Sir/ Madam。(5). The Body 正文正文是信函的主体部分，是写信人向收信人陈述主要信息的地方。正文的语言要规范，语气要得当，措辞要得体，用词要精炼，叙说要切题。根据信函的具体目的，正文部分可长可短。但是，无论长短，一封正式的商务书信都包括开头、主体和结尾三部分。(6). The Complimentary Close结束敬语结束敬语往往和称呼语相呼应。在信内地址和称呼中未表明收信人的姓名，即称呼用De

13、ar Sir/Dear Sirs/Dear Madam时, 结束敬语就用Yours faithfully；在称呼中表明具体人名，例如称呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith时, 结束敬语就用Yours sincerely, Yours truly, 或 Yours cordially。结束敬语放在正文与署名之间。(7). The Signature署名署名一般是手写体签名，署名和结束敬语对齐，通常紧左页边写，相隔两行间距。署名包括名字和职务，起首字母都要大写。有时也会签上公司的名称。特定的商务书信还可以包括其他的一些选择部分(1) The attention line 致

14、收信人当发信人希望将信件递交给对方公司的某个特定收信人时，可在信内地址之下两行称呼之上两行处添加这一项，并加以底线以引起充分注意。如For the attention of Mr. Blair 或Attention/Attn: Mr. Blair。(2) The subject line 主题主题一项通常不是一个句子，而是个词组或短语，有时只是书信中所涉及的商品名称、合同或订单的编号等。主题用来简要介绍信件正文的内容，以使收信人能快速获得关键信息。收信单位能根据主题的提示，迅速将信转给有关经办人处理，同时也方便信件的登记、归档和事后的查阅。主题项一般在称呼下两行处，前加Subject字样或以黑

15、体字打印。(3) The identifying initials 经办人代号经办人代号由书信口述人或撰写者和秘书或打字员姓名首字母组成，通常打印在署名下两行紧左页边处。口述者或撰写者姓名首字母在先，和秘书或打字员姓名首字母以冒号或斜线隔开。可全部大写或小写，或仅前者首字母大写。如 JB/GS, JB:GS或JB/gs, JB:gs。(4) The enclosure 附件当信函中包含附件（如支票、帐单等）时，应在信函左下角署名下两行处印上Enclosure 或Encl.字样。如有必要，还应注明具体的附件内容和份数。如:Encl. Commercial Invoice (3 copies) I

16、nsurance Policy (5) The copy notation 抄送有时商务书信除了递送给对方，也同时抄送给第三方。通常的做法是，在署名或附件下两行紧左页边印上cc或CC 及要抄送的第三方名称。如CC: Mr. George Blair, Sales Manager。但要注意的是，在美国等一些国家的商业界，现在基本上是用影印件来抄送，所以也用Xerox代替CC。商务信函的三种基本形式1）Block Style （齐头式）（齐头式） 除了信纸的信头（letterhead）已印制于公司专用信纸的中央顶端，其它各项均集中于信纸的左端。2）Semi-block Style （混合式）（混合式） 又称“Modified Block Style with Indented Paragraphs”。 混合式把日期（date）和参照号（references）的位置固定在右边，以方便归档和检索工作的进行；结尾语（complimentary closing）、签名（signature）及打印的名字（typed name）同信纸的信头（letterhead）一起放中间，其余部分放在信纸左端。3）