文件控制程序.ppt

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1、文件控制程序 2、目的及适用范围 3、职责目录目录 1、相关术语定义 4、工作程序 5、相关记录/文件 6、文件管理存在的问题1.相关术语定义1.文件 信息及其承载媒体。例如：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。注：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。2.程序 为规定某项活动或过程所规定的途径。3.文件控制程序 文件控制程序是对公司管理体系所要求的文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等过程进行控制，以确保公司各部门和工作场所使用现行有效的文件和资料（即适用版本），防止使用作废的文件，达到保持公司管理体系运行的符合性

2、的目的。2.目的和适用范围n规定公司体系文件的管理方法，对公司的体系文件进行有效控制，确保各部门使用文件的正确、及时、有效。n适用于质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关的文件。3.职责3.1 管理者代表负责组织QESH体系文件的编制；3.2 体系部负责QESH体系所有文件的编号工作，主导编制、修订、发放、回收、保存QESH体系一、二级文件，监控各部门文件管理，整理并统一保存外来文件；3.3 各部门负责本部门归口管理的二级文件（程序文件）的编写、修订以及三级文件（管理制度、作业指导书、企业标准等）的编写、修订、发放、回收、保存工作；3.4 各部门负责识别、收集、更新与本部门有关的外来文件。3

3、.5 各部门对归口管理文件的电子版的有效性负责；3.6 公司所有员工发现文件与实际工作不符或不适用时，可以向文件的归口管理部门提出改进建议。应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：a)确保文件发布前得到批准，且是充分与适宜的；b)确保文件的更改和现行修订状态得到识别；c)确保在使用处可获得使用文件的有关版本；d)确保文件保持清晰、易于识别；e)确保外来文件得到识别，并控制其分发；f)防止作废文件的非预期使用，对作废的保留文件进行标识。4.工作程序4.1文件的分类4.2 文件的编写4.3 文件的审核、评审、批准4.4 文件的发放、回收和领用4.5 文件的更改、修订和换版4.6 文件的作废

4、4.7 文件的归档4.8 外来文件的使用和管理4.1文件的分类n一级文件：质量、环境、职业健康安全一体化管理体系手册，用QESHM表示；n二级文件：QESH体系所包含的所有程序文件，用QESHP、ESHP、SHP、QP、EP表示；n三级文件：管理标准、技术标准、工作标准1.管理标准；公司或部门对需要协调统一的管理事项所制定的标准，称为管理标准；2.技术标准：包括设计文件、产品标准、生产作业标准、检验作业标准、操作规程、校准规程等；注：作业指导书：保证产品过程质量而制订的文件，是随着作业的顺序，对作业内容、作业工具及安全、品质的控制要点的明示（包含：操作规范/保养规范/作业标准；检验规范/检验标

5、准/校准规范）3.工作标准：各岗位的岗位说明书等n 四级文件：支持QESH体系运行的各种记录。n 外来文件a.组织所确定的策划和运行体系所需的法律、法规、组织应该遵守的法律、法规；b.组织所确定的策划和运行体系所需的国际/国家/部级/行业/地方/引用的企业标准；c.上级主管部门下发的政府公文、质量管理等相关管理文件；d.第二、第三方审核标准、审核资料、检验报告等；e.供应商提供产品符合性声明、国家权威机构或第三方检验机构的产品检验报告等与质量管理相关的文件、化学品安全说明书、设备操作说明书等；f.客户提供的产品信息、要求等资料。 文件结构 下图为四个层级文件之间的关系，下层文件为上层文件提供证

6、据和支持。 手册是管理体系文件的纲领程序文件阐述部门间相关性工作如何开展作业文件阐述某项具体工作如何开展记录是管理体系结果的证据文件控制程序4.2文件的编写1.一、二、三级文件的名称、编号及格式统一按照体系文件编写导则规定执行。2.记录表格编制各部门根据工作需要自行确定。3.文件内容即要符合标准要求又要结合实际工作。文件的编号手册编号 THA-/. 修订号(以1开始，如1,2,3,4,5,6,7,8,9, A,B) 版号（以1开始，如1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B） 手册代码 THA表示深圳市泰和安科技有限公司如：THA-QM/1.0，THA-EM/1.0，THA-HM/1.0。程

7、序编号THA-/. 修订号(以1开始，如1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B) 版号（以1开始，如1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B） 顺序号（以01开始计） 程序文件代码 THA表示深圳市泰和安科技有限公司 如：THA-QP-01/1.0，THA-EP-03/1.0，THA-HP-04/1.0等。外来文件编号THA-CO-/. 修订号(以1开始，如1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B) 版号（以1开始，如1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B） 顺序号（以001开始计） 部门代码 外来文件代码 THA表示深圳市泰和安科技有限公司管理类作业标准THA-WI-/. 修订号

8、(以1开始，如1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B) 版号（以1开始，如1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B） 顺序号（以001开始计） 部门代码 其他类作业指导/标准文件代码 THA表示深圳市泰和安科技有限公司记录表单编号 THA-MR-/. 修订号(以1开始，如1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B) 版号（以1开始，如1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B） 顺序号（以001开始计） 部门代码 记录/表单代码 THA表示深圳市泰和安科技有限公司如：THA-MR-PZ-001/1.0，部门名称部门代码分发号码部门名称部门代码分发号码市场部FW01品质部PZ10体系部TX

9、03协力商管理部CG11安全生产办公室AQ04人力资源部RL12技术服务部JF05计划财务部JC13总工办ZG06物流部WL14通用消防产品部特种消防产品部软件产品部KF07办公室BG15 测试部 CS 08合同部HT16信息运营部信息产品部XX17生产部 SC09生产计划部JH18部门代码及分发号4.3文件的审核、评审、批准n文件发布前，应由各部门领导对文件的充分性、适宜性、发放范围进行审批。n审批权限文件类型文件类型编制编制审核审核批准批准手册体系部经理管理者代表总经理程序文件归口部门经理管理者代表总经理或副总经理管理标准不限归口管理部门经理文件涉及部门的所有领导设计文件、产品标准项目负责

10、人部门负责人技术总监、总工程师或副总工程师生产作业标准、作业指导书不限各组组长或工程师生产经理检验作业标准、作业指导书不限各组组长或工程师品质经理记录/表单不限部门经理体系经理 n 文件审核、评审、批准步骤1 文件编写完成后，文件拟制人或兼职文件管理员将文件发体系部标准化专员统一编号；2 编号后，文件拟制人或兼职文件管理员将文件报审核人审核；3 审核后，文件拟制人或兼职文件管理员召集文件涉及到的部门负责人评审会签；4 评审通过完成会签后，文件拟制人或兼职文件管理员将文件报批准人签批；5 批准后，文件加盖受控章即生效；6 文件拟制人或兼职文件管理员将文件签批页扫描后随文件一起转化为PDF档，上传

11、到电子文件指定管理服务器，同步更新部门受控文件清单并通知体系部标准化专员进行标准化存档；7 为强化文件管理，文件拟制、审核、会签、批准需要手工签字；8 各部门收集的外来文件，提交体系部标准化专员统一编号，备份存档。文件为什么要评审？a.集思广益找问题、堵漏洞；b.使文件更充分，更适合于组织的实际情况；c.为领导批准发布文件提供条件；d.通过对文件的评审，可以加深对文件的理解，达成共识，便于文件的执行。4.4文件的发放、回收和领用n电子文件的发放和回收1 文件生效后，文件归口管理部门兼职文件管理员以电子邮件形式通知文件使用人，邮件附带文件最新电子档；2 各部门根据需要下载使用文件，如需打印纸档时

12、，连带封面页一同打印，便于控制文件有效性。3 需要将受控文件发给供应商时，采购员采用邮件将受控文件发给供应商。供应商收到受控文件后与采购员进行确认，并将确认收到的证明传回公司，以便查证。采购员保证发往供应商的文件都是有效版本文件。4 电子文件随纸质文件一同回收，从保存文件夹中移除。5 文件上传路径：AD域：192.168.1.43bvtand文件库n 纸质文件的发放和回收1 文件管理员在生效文件上盖“受控文件”章，填写分发号，发放至相关部门（或班组），发放时由文件接收部门在文件发放/回收登记表签字确认。每份文件只有唯一对应的分发号，便于追溯。2 纸质文件新文件发放和旧文件回收同步，确保现场使用

13、文件为最新版本有效文件。3 文件的发放范围：一、二级文件发放至各部门，三级文件根据文件管理内容发放给相关部门。n 文件领用1 当文件破损、丢失或其他原因需要领用时，领用人到文件归口管理部门填写文件发放/回收登记表领用新文件。2 破损领用，文件分发号不变；丢失领用，文件分发号更新。4.5文件的更改、修订和换版1.文件的更改 文件更改仅涉及记录的填写。当发生笔误时，可以手工更改，但要注明更改人和更改时间。2.文件的修订 当管理内容有调整时，原文件作废，换发新文件。文件“版号”不变，“修订号”自动“+1”，按照1,2，A,B的顺序升级，文件修订人填写文件更改记录，按照“文件的审核、评审、批准”执行。

14、3.文件的换版 当文件换版时，原文件作废，换发新文件。文件版本相应升级，“版号”自动加1，“修订号”归零，按照“ 文件的审核、评审、批准”执行。备注：文件变更记录随文件一同保存，每份文件附带文件变更记录。4.电子文件与纸质文件同步更改、换版及修订。5.文件变更记录是文件追溯证据，跟随文件整个生命周期，直至此文件取消。文件在什么情况下需要换版？a.文件修改次数过多；b.文件破旧程度严重；c.新概念出现；d.企业管理体制的变化；e.成本管理模式的变化。4.6文件作废1. 旧版本回收后，加盖作废章，以防止作废文件的非预期使用；2. 部门自行销毁作废文件；3. 一、二级文件失效后，体系部应各留存作废原

15、件至少三年；4. 设计类技术文件更改后，作废文件留存，使更改的过程可以追溯；5. 体系部将所有作废电子档文件分部门存放，以便后续查询使用；6. 作废留用文件的启用: 作废留用文件如需作为指导性文件再次使用时，按新文件受控、重新审批、发放。4.7文件的归档1.体系部是公司文件归档部门，负责编制公司受控文件清单并监控各部门文件管理工作；2. 体系部在公司服务器指定位置建立“文件库”，文件库下设各部门“分文件库”，用于保存各部门最新文件的电子版；3. 文件包括记录表格生效后，文件归口管理部门兼职文件管理员将文件转换为PDF档放置在各部门“分文件库”中存档。归档工作随时进行，保证电子文档有效；4. 各

16、部门编制本部门的受控文件清单，外来受控文件也应包括在内。受控文件清单的内容应及时更新，可以识别出文件的现行状态。4.8外来文件的使用和管理1. 在实际工作需要直接将外来文件作为工作指导文件使用或在内部文件中引用外来文件时，需要将外来文件交体系部统一编号，列入受控文件清单，并加盖“受控文件”章。若仅仅将外来文件作为参考使用，则无需以上受控过程；2. 各部门根据工作内容及时识别外来文件的有效版本，及时更新，保证使用或引用的外来文件为最新版本3. 各部门在接收到最新版本的外来文件后，文件管理员将文件转换为PDF档放置在各部门“分文件库”中存档。归档工作随时进行，保证电子文档有效；5.相关记录/文件1.记录 THA-MR-TX-007受控文件清单 THA-MR-TX-008文件发放/回收登记表 THA-MR-TX-009文件更改记录 THA-MR-TX-012文件/记录销毁审批单2.相关文件 THA-WI-TX-001体系文件编写导则6.文件管理存在的问题1.电子文件上传难以实现；2.文件记录无法查询；3.文件的手写更改无法追溯（没有写更改单）4.文件中含有几个不同版本的文件；5.文件标识不清