程序文件培训.ppt

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1、TS程序文件培训培训资料程序文件培训目的目标：程序文件培训目的目标： 了解公司程序文件概况、大致内容； 熟悉程序流程和接口； 清楚与部门岗位相关的流程和程序内容。 公司文件的概况：公司文件的概况：手册手册作业指导作业指导记录记录程序文件程序文件规章规章制度制度申请申请报告报告文件文件外外来来文文件件1、公司体系的体系文件、公司体系的体系文件1、公司的手册有2本:环境管理手册质量管理手册。2、公司程序文件共有、公司程序文件共有38份：份：IM 20份；份；QM15份；份；EM3份。份。3、作业指导、表格正在整理中，6月份的工作重点。4、外来标准、客户要求、法律法规等作为外来文件进行管理。5、公司

2、的规章制度、集团文件、报告指示不作为质量/环境管理体系文件，由总经理室/行政部管理。文件的保密要求：文件的保密要求： 手册、程序文件为一般公开一般公开文件；由体系部进行受控和非受控管理。可提供书面或电子版非受控文件给客户或相关方。 作业指导、产品质量标准、操作规程作为一般机密一般机密文件；由体系部进行受控和非受控管理。全公司人员可看。不可提供电子版给公司以外的人员，经副总经理授权后可书面版提供给公司以外人员。 产品报价、客户带价格的订单、技术文件等作为重点重点机密机密文件，由财务或研发部进行管理。公司指定范围有资格人员才能参阅。第三方只能在有人陪同的情况下查阅。程序文件培训和学习的重点：程序文

3、件培训和学习的重点： 清楚程序文件控制的目的和范围； 清楚各自部门的职责和工作内容； 清楚工作流程、与各部门的接口； 清楚要形成的记录。 记录控制程序记录控制程序培训培训文件管理注意事项 不能私自复印受控文件（文件上不能出现黑色“受控文件”印） 需要使用文件的场合，都能得到并使用相应的有效文件（相关人员不知道文件、生产现场没有文件是不行的）;作业指导书张贴在现场。 文件不能随便涂改，修改走更改流程 要有最新文件清单，现场不能使用过期作废文件。记录管理要求 文件与记录的区别 表格文件 从完成时间上 先 从作用上 指导作业 从修改性上 可进行修改 从保存期上 原稿长期 从保密性上 一般不保密 记录

4、 后 提供证据 不可进行修改 根据需要确定 有保密要求2.1 文件管理的目的 在使用现场得到正确、有效的文件 防止因文件的差错，对质量产生不利影响2.2 文件的管理范围 这里的文件管理的范围主要是指与质量、环境体系有关的所有文件，包括组织内部形成的文件以及外部获得的文件。 对直接影响质量、环安体系运行的文件进行管理。2.3 文件管理的要求 文件发布前得到批准，以确保文件是充分和适宜的； 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准； 确保文件的更改和现行修订状态得到识别； 确保文件保持清晰、易于识别和检索； 确保外来文件得到识别，并控制其分发； 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因保留作废文件时，

5、对这些文件进行适当的标识。2.3.1 新文件的编制 调用统一固定格式（网上） 对文件进行编号（可向品质文控员索取） 按文件编制要求进行2.3.2 文件编制的要求 使用统一的固定格式； 正文使用小四号宋体字，1.5倍行距； 多使用流程和图片，清晰易懂易操作； 文件编制好后：程序文件要相关部门会签，管理者代表批准；作业指导要主管负责人审批2.3.3 文件的审批 文件发布前，由授权人员对文件的适宜性进行审查和批准。 审查是保证文件的正确性、适宜性 批准是从行政上赞同文件的实施2.3.4 文件受控和分发回收 填写文件申请表注明新增原因、文件分发的部门 由部门负责人审核，体系部批准 将申请表、书面文件和

6、电子版文件交体系部文控员进行受控和分发 文控员收到书面文件进行登记，复印要分发数量，在复印文件正面盖绿色“受控文件”，分发给部门文员让文员在文件分发记录上签名。 文控文员将电子版文件放入内部网liaojf的F盘加上“受控文件”水印。在文件清单上增加文件编号、名称、受控和分发情况等受控文件与非受控文件 受控文件：控制文件的修改、文件修改后回收旧版文件 非受控文件：不控制更改，非受控文件不回收2.3.5 文件的识别的检索 文件保持清晰、易于识别和检索 建立文件清单或一览表标明文件的修订状态、编制日期； 对文件的分发、回收进行控制。记录文件发放日期、分发编号、分发部门等2.3.6 文件的更改 更改的

7、原因：环境、运作发生变化 持续改进 申请：在申请表中写明更改原因 修改：在修改履历中注明修改内容 重新受控分发并收回旧文件2.3.7 文件的修订状态 文件的更改和现行修订状态 文件的修订状态用版本号、修订号来标识 原始新文件修订状态为A0，修改1次为A1， 修改2次为A2，。 修改第5次换版为B，接下来为B1、B2、B3、B4、C1、C2。2.3.8 文件定期评审 对使用中的文件适时评审，以保持文件的适宜性 对使用文件的评审一般定期（一年或半年）如在管理评审前进行，也可根据需要适时进行。2.3.9 外来文件的管理 识别外来文件的适宜性，并控制其分发 就外来文件（法律法规、标准、技术规范等）的收

8、集、审批、识别、转化、发放、使用、评审、更新和作废等进行管理 应建立一个渠道以便及时收集到文件的最新版本或修改信息2.3.10 文件的废止 新版文件生效，旧版文件作废不能使用 为防止使用作废文件，应及时（发新文件时）将旧文件或作废文件从使用现场撤回 对于原始文件或客户外来文件需要保留，在文件上盖“作废文件”章，放入作废文件夹保留。2.4 记录管理的要求 应制定并保持记录，以提供管理体系符合要求和有效运行的证据； 记录应保持清晰、易于识别和检索； 应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需要的控制。3、如何作好部门文件管理3.1 如何管理部门文件 认真学习文件控制程序，清楚文件管理的要求和方法； 按文件控制程序要求和方法进行管理； 定期审查，发现问题，持续改进。