行政机关公文格式讲座.ppt

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1、( 十一十一) 公文的特定格式公文的特定格式( 十十 ) 公文中的表格公文中的表格( 九九 ) 页码页码 ( 八八 ) 公文中各要素标识规则公文中各要素标识规则( 七七 ) 排版规格与印刷装订要求排版规格与印刷装订要求( 六六 ) 文中的图文颜色文中的图文颜色( 五五 ) 用纸幅面版面尺寸用纸幅面版面尺寸( 四四 ) 用纸的技术指标用纸的技术指标( 三三 ) 定义定义( 二二 ) 引用标准引用标准行政机关公文格式行政机关公文格式（）( 一一 ) 范围范围( 十二十二 ) 发文稿纸发文稿纸 基本样式基本样式(一一)范围范围按照按照国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法和和青岛市政府办公

2、厅公文制发工作实施细则青岛市政府办公厅公文制发工作实施细则中对公文格式的要求，对中对公文格式的要求，对行政机关公文通用的行政机关公文通用的规定规定适用于各级行政机适用于各级行政机关制发的公文。关制发的公文。 本标准适用于政府公文，其他机关、企事本标准适用于政府公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。业单位的公文可参照执行。(二二 )引用标准引用标准GB/T97041999国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式中规定的公文用纸幅面尺寸的依据是：中规定的公文用纸幅面尺寸的依据是： GB/T1481997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸印刷、书写和绘图纸幅面尺寸主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸

3、，在主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸，在一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。纸一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在张幅面尺寸完全与国际标准一致。在A系列纸型中，系列纸型中，公文用纸的纸型为公文用纸的纸型为A4型，即幅面尺寸为型，即幅面尺寸为210297，并规定各裁边的误差为，并规定各裁边的误差为3。( 三三 )定义定义字字word 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。个汉字所占空间。行行line 标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号号字

4、高度加字高度加3号字高度号字高度7/8倍的距离为一基准行。倍的距离为一基准行。 对于公文的横向描述就是对于公文的横向描述就是“字字”，纵向描述就，纵向描述就是是“行行”。在这两顶定义中，。在这两顶定义中，“字字”指的就是汉字指的就是汉字的横向距离。一的横向距离。一“行行”的概念（除标题外）指的是的概念（除标题外）指的是3号字高度加其号字高度加其7/8倍的距离。因此在标准中所指的一倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐标准确地将公文中的任何一个要素加公文中横纵坐标准确地将公文中的任何一个要素加以定位。以定

5、位。( 四四 )用纸的技术指标用纸的技术指标 公文用纸一般使用的纸张为胶版印刷纸或复印纸。质量60g/80g/ 纸张白度8590横向折度15次不透明度85PH值7.59.5由于公文的特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面理要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。28mm1mm ( 五五 ) 公文用纸幅面版面尺寸公文用纸幅面版面尺寸 幅面尺寸 采用GB/T148中规定的A4型纸，幅面尺寸为： 210 mm297 mm页边与版心尺寸 天头（上白边）： 37mm1mm 订口（左白边）： 28mm1mm 版心（不含页码）： 156mm225mm

6、37mm1mm 297mm 225mm 156mm210mm( 六六 )文中的图文颜色文中的图文颜色 未作特殊说明的公未作特殊说明的公文中图文颜色均为黑文中图文颜色均为黑色。色。 ( 七七 ) 排版规格与印刷装订要排版规格与印刷装订要求求排版规格排版规格 正文用正文用3号仿宋体字，一般每面排号仿宋体字，一般每面排22行，每行行，每行28个字。个字。 制版要求制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过误差不超过1mm。 印制要求印制要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm

7、。黑色油墨。黑色油墨应达到色谱所标应达到色谱所标BL100，红色油墨应达到色谱所标，红色油墨应达到色谱所标Y80，M80。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。 装订要求装订要求 公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允处，允许误差许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切坏钉、漏钉、重钉，钉

8、脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差成品尺寸误差1mm，四角成，四角成90度，无毛茬或缺损。度，无毛茬或缺损。 (八八)公文中各要素标识规则公文中各要素标识规则公文中各要素划分为眉首、主体、眉首、主体、版记版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称眉首眉首；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体主体；置于主题词以下的各要素统称版记版记眉眉首首主主体体版版记记眉首之眉首之公文的份数序号公文的份数序号公文份数公文份数序号是将同序号是将同一文稿印制一文稿印制若干份时每若干份时每份公文的顺份公文的顺序编号。用序编号。用阿拉伯数码阿拉伯数码顶格标识在顶格

9、标识在版心左上角版心左上角第第1行。行。 公文份数序号公文份数序号 不是所有的公文都需要编制份数序号。不是所有的公文都需要编制份数序号。国家国家行政机关公文处理办法行政机关公文处理办法规定带有密级的公文要编份数规定带有密级的公文要编份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公序号。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。文编制份数序号。编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关可以

10、对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的动向。因此，发文根据份数序号可以掌握每一份公文的动向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少不少于两位，即少不少于两位，即“1”编为编为“01” 。眉首之眉首之秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之

11、间用“”隔开。3号黑体号黑体 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。国家行政机关公文国家行政机关公文处理办法处理办法规定，涉及秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围规定，涉及秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明的规定分别标明“绝密绝密”、“机密机密”、“秘密秘密”。“绝密绝密”是最重要的是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受到特别严重的损害；国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受到特别严重的损害；“机密机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受到严重的损害；是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受到严重的损害；“秘

12、秘密密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在行文是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在行文中应执照上述要求标识公文的秘密等级。中应执照上述要求标识公文的秘密等级。 保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。可按照国家保密局保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“”隔开。如：绝密三个月，意味着该公文保密的期限为三个月，过期即隔开。如：绝密三个月，意味着该公文保密的期限为三个月，过期即可解密。在此需要说明的是，如不标识保密期限可解密。

13、在此需要说明的是，如不标识保密期限,秘密等级两字之间应秘密等级两字之间应空空1字距离字距离,如需标注保密期限如需标注保密期限,则秘密等级的两字间则不空则秘密等级的两字间则不空1字距离，以字距离，以使该字段不致过长。使该字段不致过长。 眉首之眉首之紧急程度紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 3号黑体号黑体 眉首之眉首之发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化简称由发文机关全称或规范化简称后加后加“文件文件”组成；对一些特定的组成；对一些特

14、定的公文可只标识发文机关全称或规范公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为心上边缘为25mm。对于上报的公。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为边缘为80mm。 发文机关标识推荐使用小标宋发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号最大不能体字，用红色标识。字号最大不能等于或大等于或大22mm15mm。 联合行文时应使用主办机关名联合行文时应使用主办机关名称在前，称在前，“文件文件”二字置于发文机二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证

15、公文首页显合行文机关过多，保证公文首页显示正文。示正文。 25mm红色小标宋红色小标宋 发文机关标识即通常所称的发文机关标识即通常所称的“红头红头”。它是由发文。它是由发文机关全称或规范化简称加机关全称或规范化简称加“文件文件”二字组成的。发文机关二字组成的。发文机关全称应以批准机关成立的文件核定的名称为准。规范化简全称应以批准机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。称应由该机关的上级机关规定。 发文机关标识的字体，本标准推荐使用小标宋体字，发文机关标识的字体，本标准推荐使用小标宋体字，是因为小标宋体字显得庄重，其它字体如楷体、隶书、魏是因为小标宋体字显得庄重，其它字

16、体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分，应该说不适于标识具有碑等都带有某些书法艺术的成分，应该说不适于标识具有执法职能的国家行政机关的公文。执法职能的国家行政机关的公文。 发文机关标识的字号，本标准以发文机关标识的字号，本标准以22mm15mm为为高限，现行高限，现行“国务院文件国务院文件”的字号即是的字号即是22mm15mm。本标准以此为高限，就是要求除本标准以此为高限，就是要求除“国务院文件国务院文件”以外，其以外，其他各级行政机关标识的字号要小于他各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件国务院文件”，以显，以显示国务院作为最高国家行政机关的地位，具体字号各行政示国务院作为最高国家行政机关的地位，具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。机关可根据机关名称的字数多少来定。 关于发文机关标识的位置，标准提出了两种。关于发文机关标识的位置，标准提出了两种。 第一种是用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘第一种是用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为为25，也就是留出，也就是留出25（约（约2行）位置用于标识上述的份数序号、密行）位置用于标识上述的