会计电算化课件.ppt

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1、2023-4-7第二章 初始化设置学习目标： 通过本章的理论学习，结合本教材后附的实验账套数据完成系统管理和基础设置上机实验，要求学生掌握系统管理的功能及应用，掌握基础信息、基础档案和操作员权限的设置。会计电算化 ppt 课件2023-4-7系统管理的主要功能有：对账套进行统一管理，包括建立账套、修改账套、恢复和备份账套。对操作员及其功能权限实行统一管理，设立统一的安全机制。对年度账进行统一管理，包括建立、恢复和备份年度账、结转上年数据、清空年度数据功能。会计电算化 ppt 课件2023-4-7第一节 账套管理账套指的是一组相互关联的数据。每个账套中一般要存放不同年度的会计数据，为方便管理，不

2、同年度的数据存放在不同的数据表中，称为年度账。会计电算化 ppt 课件2023-4-7一、系统管理注册首次进入系统管理，只能使用系统提供的系统管理员名称“admin”（该名称不能被修改和删除）注册，初始密码为空（可修改）。以后有账套数据，还可以以账套主管的身份注册进入系统管理。会计电算化 ppt 课件2023-4-7系统管理员（admin）和账套主管的区别系统管理员（系统管理员（adminadmin）账套主管账套主管系统 设置SQL Server口令 设置备份计划 升级SQL Server数据库 注销功能 注销功能 设置年度账备份计划账套建立、恢复和备份账套，但无法修改账套信息修改所管理的账套

3、信息；年度账无可清空、恢复和备份年度账操作员及其权限设置账套主管，增加或注销操作员，修改操作员权限改变操作员权限视图能刷新，阅读系统和上机日志清除异常任务，清除单据锁定能刷新，阅读系统日志会计电算化 ppt 课件2023-4-7二、新建账套建立账套就是在系统软件中为本企业或成本核算单位建立一套符合核算要求的账簿体系。用户可以根据企业的具体情况设置基础参数，系统将按照这些基础参数自动建立一套“账”，而系统的数据输入、处理、输出的内容和形式就是由账套参数决定。会计电算化 ppt 课件2023-4-7 账套信息参数提示：账套号必须输入，且只能是唯一账套名称必须输入启用会计日期必须输入，一旦设定将不能

4、更改会计电算化 ppt 课件2023-4-7 核算单位基本信息单位名称：用户单位的全称，必须输入。企业全称只在发票打印时使用，其余情况全部使用企业的简称。单位简称：用户单位的简称，最好输入。其他栏目都属于任选项。会计电算化 ppt 课件2023-4-7 账套核算信息提示系统管理员既可以在新建账套前先设置好的操作员中选择输入，也可以在设置操作员的权限时指定账套主管。2023-4-74设置分类及编码方案根据软件的提示确定“分类编码方案”、“数据精度”等信息，且此信息还可在“基础档案”设置中进行修改。第1级科目编码的级次由建账时所选择的企业“行业性质”决定，不能随意修改。对分类编码的级次需要删除，需

5、要从最末一级开始删除。2023-4-7三、系统的启用系统启用日期应大于等于账套启用日期，两种方法可以设置系统启用第一种方法：在系统管理中创建账套时启用系统第二种方法：在建账结束后由账套主管在系统管理中选择“账套启用”命令进行系统启用设置。2023-4-7四、修改账套账套信息中的：账套号、启用会计日期、账套路径、行业性质等无法修改2023-4-7五、账套的备份与恢复只有系统管理员才能对账套进行备份与恢复操作。 账套备份：就是将系统产生的会计数据备份到硬盘其它路径或其他存储介质中，以便长期保存和防备因意外事故而造成硬盘数据丢失。 恢复账套 通过账套备份输出的账套数据，必须通过账套恢复功能引入系统后

6、才能使用，所以恢复账套是备份账套的对应操作。2023-4-7六、年度账管理对年度账的管理只能由该账套的账套主管进行。 建立年度账 恢复和备份年度账 结转上年数据 清空年度数据2023-4-7第二节 操作员管理1、增加操作员在同一系统中，不同账套操作人员的编号必须惟一，不允许重复。2、修改操作员所设置的操作员一旦以其身份进入过系统，便不能被修改和删除。3、删除操作员对于从未在本系统中执行过业务操作的操作员可以通过“删除”功能将其从系统中删除。2023-4-7二、设置操作员权限1设定或取消账套主管由系统管理员在建立账套前按操作员方式设定，并在建账过程中指定账套主管。一个账套可以定义多个账套主管，一

7、个操作员也可以担任多个账套的账套主管。而修改时由系统管理员进行账套主管的设定与放弃操作。2023-4-72设定操作员权限系统默认账套主管自动拥有该账套的全部权限增加操作员权限 对于非账套主管的操作员所应有的操作权限的设定，既可以由系统管理员完成也可以由该账套的账套主管来指定。2023-4-73删除操作员权限系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除。注意：所设置的操作员权限一旦被引用，便不能被修改或删除。2023-4-74设立统一的安全机制对企业来说，系统运行安全、数据存储安全是必需的。设立统一的安全机制包括整个系统运行过程监控机制、清除系统的异常任务等。2023-4-7

8、第三节 基础设置基础档案分类基础档案目录档案用途机构设置部门档案设置与企业财务核算与管理有关的部门职员档案设置企业的各个职能部门中需要对其核算和业务管理的职工信息往来单位客户分类便于进行业务数据的统计、分析客户档案便于进行客户管理和业务数据录入、统计、分析供应商分类便于进行业务数据的统计、分析供应商档案便于进行供应商管理和业务数据录入、统计、分析地区分类针对客户供应商所属地区进行分类，便于进行业务数据的统计、分析存货存货分类便于进行业务数据的统计、分析存货档案便于进行存货核算、统计、分析和实物管理财务会计科目设置企业核算的科目目录凭证类别设置企业核算的凭证类型外币设置设置企业用到的外币种类及汇

9、率项目目录设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录收付结算结算方式资金收付业务中用到的结算方式付款条件设置企业与往来单位规定的收、付款折扣优惠方法开户银行设置企业在收付结算中对应的开户银行信息2023-4-7一、启动基础设置1编码方案2数据精度2023-4-7二、基础档案的设置一般需要设置的基础档案包括外币设置、会计科目设置、凭证类别、部门档案、职员档案、往来单位设置、存货设置等。只有按照顺序来进行基础档案的设置，才可以使得基础档案的设置顺利进行。2023-4-7第四节 财务设置财务设置方面1.外币设置2.会计科目3.凭证类别4.项目目录5.结算方式2023-4-7一、定义外币及汇率如果使用

10、固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率（即期初汇率），否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误。月末计算汇兑损益时录入调整汇率（即期末汇率）；如果使用浮动汇率，则应每天在此录入当日记账汇率。2023-4-7二、会计科目 设置会计科目的同时可以设置科目的辅助核算账类，用于说明本科目是否有其他核算要求。1.当企业规模不大，往来业务较少时，可采用和手工方式一样的科目结构及记账方法，即将往来单位、个人、部门、项目通过设置明细科目来进行核算管理；2.而对于一个往来业务频繁，清欠、清理工作量大，核算要求严格的企业来说，应该采用总账子系统提供的辅助核算的功能进行管理，即将这此科目的上级科目设为末级科目

11、并设为辅助核算科目，同时设置相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会同时登记在总账和辅助明细账上。2023-4-7提示会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用的数据，需从系统取数的，必须设立相应的科目。会计科目要保持相对稳定。设置会计科目要考虑各子系统的衔接。在总账系统中，只须末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据。2023-4-71增加会计科目 科目编码 必须是唯一，不能重复； 科目名称 分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（）、反斜杠（），但不能输入其他字符。 科目类型 按新会计制度规定，会计科

12、目按其性质划分为六种类型，即资产、负债、共同、权益、成本、损益。 账页格式 定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。 助记码 用于记忆科目，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成。 辅助核算 用于说明本科目是否有其他核算要求 2023-4-72科目修改 没有会计科目设置权限的用户只能在此浏览科目，而不能进行修改。已使用的会计科目不能修改科目编码。 2023-4-73科目删除 科目删除后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。非末级科目不能删除。已有数的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。被指定的现金银行科目的会计科目不能删除。如需删除，则必须先取消指定。2023-4-74

13、指定科目 指定会计科目是指定出纳的专管科目。只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。 2023-4-7二、设置凭证类别 借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额。贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额。凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额。凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额。无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。2023-4-7三、设置项目目录步骤一，设置科目 步骤二，定义项目大类步骤三，指定核算科目 步骤四，定义项目分类 步骤五，定义项目目录 2023-4-7四、结算方式设置设置结算方式该功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。 2023-4-7本章小结本章主要介绍了用友能系统管理模块的主要功能和基础档案的设置。通过基础档案的设置，可掌握实施会计电算化的企业就进行的基础数据准备工作。