公文写作知识培训课件.ppt

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1、公文写作交流公文写作交流大家好：很高兴能够有机会与大家共同交流。我们每天都会自觉不自觉的应用到公文写作，比如写一些通知、请示、报告、总结等等。公文写作除了文章结构的严谨性、语言的逻辑性、条理性和生动性需要自己长期琢磨总结，不断提高外，其本身还有着严格的规范性。国务院专门下发了国家行政机关公文处理办法，中央办公厅、河南省委办公厅也专门印发了河南省党的机关文件印制格式标准。在实际工作中，由于大家对公文写作和公文处理接触不多，对相关规定了解不够，在平时大家撰写的各类公文中可以看到，很多同事在公文处理、公文写作等方面都或多或少存在一些这样那样的问题。针对我们公司的工作需要，以及大家平时在公文处理方面出

2、现的一些常见的问题，今天我们重点对以下几个方面进行交流和探讨： 一、公文写作的五个步骤和五要素 二、公文处理的一些常见格式 三、公文常用文种及写作要点 四、公文写作中常见的问题 五、公文写作的准备工作 六、文稿起草的几个要点 七、国家行政机关公文处理办法关于公文写作的有关问题一、关于公文写作公文写作在我们在工作中不可或缺，公文写作，我们除了要弄明白如何写，如何写的让领导和听众、读者满意，还有一点很重要，就是公文处理的一些基本格式。公文的格式好比我们每天起床后，男人会做一个简单的洗漱，女人则会进行一番较为细致的梳妆，“当窗理云鬓 对镜贴花黄”。其目的很简单，男人需要一个清新的面孔面对新的一天，给

3、同事和上级留下一个好印象，不至于被人说成邋邋遢遢；而女人则是出于对美丽的需求。公文格式是经过长期摸索后总结出来的具有行政约束力的规定，其目的也是为了使文章更便于阅读，看起来更干净整洁。现在我们首先来看一看公文写作的五个步骤以及关于公文写作的五要素。切实领会好领导意图。公文是从事行政领导管理活动的重要手段。主要是为领导和上级服务的，因而能否真正领会好领导意图，是决定公文写作是否成功的一个非常重要的环节。 系统储备素材和观点拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写文章实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。储备素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解

4、的观点群。公文写作的五个步骤撰稿注意双层思维所谓双层思维就是在文章特别是那些常用公文运用的写作方法。第一层是指首先考虑安排结构、选择素材，也就是按照内容的要求着眼于“搭架子”的构思、谋篇。第二层就是基本柜架通过后再围绕表达主题。在语言、逻辑方面进行“精炼”，挖掘中心思想，在文章撰写中按这两层次运行，提出一个较细纲目，形成基本雏形，然后再从观点、论述、事例修辞等方面进行逻辑、系统地加工。结构就是言之有序，就是文章内容的组织和排列形式，即构思、谋篇。安排结构的基本原则是四个字：不板不乱。意即不死板，不杂乱。具体要求有四：一是纲目清楚，思路贯通；二是层次清晰，段落完整；三是衔接紧密，符合逻辑；四是开

5、头明快，结尾有力。 努力深化公文主题公文的主题，是通过载体内容所表达出来的明确意图、基本意见，是行政目的和行文目的的具体体现。有些文种的公文明显地呈现着旨意性、直白性、具体性，并不存在多少深化主题问题。但也有许多公文确实需要深化主题。所谓公文主题的深化，就是主题向纵深层次性发展，呈现出由低向高、由浅入深、由粗到精，由残缺到完整的态势。 语言使用要得当不同文种的语言特色是不同的：指挥性公文（如指示、意见、命令）的语言，应色彩庄重；知照性公文（如通报、公告）的语言，应通俗具体；报请性公文（如请示、邀请）的语言，应恭谨明确；法规性公文（如条例、条令）的语言，应简约规整；提要性公文（如会议纪要）的语言

6、，应概括凝练。总之，语言使用要得当。 公文写作的五要素公文的常用格式一、排版规格一、排版规格 公文标题位于红色反线下空2行，文章大标题使用2号宋体字或2号方正小标宋简体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字,行间距一般设置固定值28磅。 公文正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 二、装订要求二、装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文

7、的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固。 三、附件三、附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一直装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一直装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)

8、。 四、成文日期 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。 五、落款和用印单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上； 印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 常用文种和写作要求公文文种，又称公文名称，

9、用以概括表明公文内容、性质、作用及作者权限、制发公文的目的、要求等。文种是公文的必要组成部分。 为了使各种公文都能有稳定的性质、特定的用途并使更多的人都能对这些性质和用途有准确的了解，以便利于正确有效地形成和办理公文，客观上需要人们对常用的每一种公文都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓，这种称谓叫文种。正确选择并在公文上标明文种，将会给公文的形成和办理带来便利，并有助于维护公文的严肃性和有效性。 我国行政系统通用公文文种体系中包括有：条例、规定、办法、决定、命令、指示、批复、通知、通报、公告、通告、议案、请示、报告、调查报告、总结报告、函、会议纪要等，它们性质不同，各有特定的适用范

10、围。我们重点介绍通知、请示、会议纪要和总结的写法重点介绍通知、请示、会议纪要和总结的写法。 常用文种和写作要求行政机关的公文种类主要有： (一)命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （五）通知 用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知适用

11、于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。通知的种类 印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体

12、工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。 任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。 通知的写作格式 通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。 印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。 批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由

13、、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。 知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。 事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。 （六）通报 适用于表彰先进，

14、批评错误，传达重要精神或者情况。 （七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 (八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告的主要特点是重陈述和有主见。报告的类型：按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。按照行文的目的的不同，可将报告分为呈报性报告和呈转性报告。报告的写作要求：陈述事实要清楚扼要；表述观点要精练清晰;语言要简洁朴实。（九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点有超前性、说明

15、性和单一性，请示的类型：根据行文目的的不同，请示可分为三大类：请求批准类、请求帮助类，请求批转类。请示的写作：总的说来，要注意这样几点：要遵守行文规则；理由要充分，要求要合理，格式要正确，语言要得体。文种的确定和使用，要依据行文的关系，考虑与受文单问的组织关系，对上级用请示、意见、报告，下属用通知、决定、决议、通报、会议纪要，平级或者不相隶属的单位使用函，不要并用文种，如请示报告。请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上

16、级予以指示。请示和报告的区别 请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。 请示的写法请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。 批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。 批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。 请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。 有些情况简单，有条文和