XX县供水公司水表检定站服务质量管理文件控制管理程序.docx

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1、1目的对文件的批准、修订、发放、回收、编号等进行控制，确保文件保持清晰，易于识别和检索，确保在使用处能得到有效版本的适用文件。2范围本程序适用于本公司内质量管理体系文件及与质量有关的外来文件的控制。3职责和权限1.1 本站由副经理组织体系文件的策划并批准发布质量手册。1.2 本站站长质量负责人对质量文件进行审查，由本公司副经理批准。1.3 本站由副经理技术负责人负责对技术文件进行审查，由本公司总经理批准。1.4 办公室负责协调和监督有关责任部门做好文件控制的实施，并具体负责质量手册及程序文件的编制、管理和更改控制。1.5 办公室负责体系文件的发放、归档及与质量有关外来文件的发放和归档。1.6

2、各职能部门负责本部门与管理体系有关的管理文件的编制、更改和管理。4工作程序4. 1文件的结构5. 1.1文件的层次结构如下:a) A层次文件：质量手册；b) B层次文件：质量管理体系程序文件c) C层次文件：作业指导书和质量管理体系中的其它文件d) D层次文件：记录6. 1.2文件的受控4.1.2.1文件分为受控与非受控两类，本公司内部发放的管理体系文件以及与体系有关的外来文件均为受控文件；作为资料和信息发给客户或有关方的文件为非受控文件。4.1.2.2受控文件除编号外，要加“受控”标识和分发号；非受控文件只编号，不标识。4.2文件编号4.2.1文件的编号按下规定编制：4.2.1.1LYJC为

3、流量仪表检测的拼音缩写(IiUIianMibiaoJiance)4.2.1.2NN为南宁汉语拼音缩写4.2.1.3以下编号举例a)质量手册PG/LYCA2006F颁布年份A层次文件流量仪表检测平果县b)程序文件PG/LYJC4Ol2006I颁布年份规范要素4的第1份程序文件规范要素4B层次文件流量仪表检测平果县颁布年份规范要素4的第一份程序文件的第1份作业指导书规范要素4的第1份程序文件规范要素4C层文件流量仪表检测平果县d）记录PG/LYJCD401112006I颁布年份规范要素4的第一份程序文件的第一份作业指导书的第1份记录规范要素4的第一份程序文件的第1份作业指导书1规范要素4的第1份程

4、序文件规范要素4D层文件流量仪表检测平果县记录，则相应代码规定为“0”。例“国/LYJCD501032006”,此编号表示规范第5要素第1份程序文件直接引出的第三份记录，无相应的作业指导书。4. 2.2文件的编号由办公室统一办理。4.3 文件的编制和审批4. 3.1各类文件的起草、会签、审查、批准的部门与人员见表1。表1文件类别起草会签审查批准质量手册职能主管部门职能相关部门属质量文件由质量负责人审查；属技术文件由技术负责人审查。公司副经理程序文件职能主管部门职能相关部门属质量文件由质量负责人审查；属技术文件由技术负责人审查。公司副经理C层次文件职能主管部门组织职能相关部门职能主管部门领导属质

5、量文件由质量负责人批准；属技术文件由技术负责人批准。记录职能主管部IJ职能相关部门职能主管部门领导属质量类记录由质量负责人批准；属技术类记录由技术负责人批准。5. 3.2文件的会签与审批由起草部门填写文件审批表随文件送有关部门与领导，有关部门在会签时有不同意见可用书面阐明，但不能不会签。6. 3.3文件在发布前，交由办公室统一编号。4.4 文件的发放4.4.1文件分一级与二级发放a）由办公室向有关部门、人员的发放为=级发放；b）收文部门向其所属下级、班组与人员的分发为二级发放。c）对各质量职能部门和需要持有质量管理体系文件和外来文件的人员编制一个不变的“文件分发号”。见附件d）文件一级发放由办

6、公室负责，二级发放由提出部门负责。4.4.2 文件领用人在质量体系受控文件发放记录上签名，领取注有自己分发号的文件。4.4.3 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍用原文件分发号，办公室将破损文件收回、销毁。4.5文件的更改4.5.1文件需要更改时，应由文件更改提出人或提出部门负责人向文件起草部门申请并填写质量体系文件更改申请表，说明更改原因。4.5.2文件应由原负责文件审查和批准的人员对修订后的文件进行审查和批准，如由于有特殊原因需要由其它人员审查和批准时，这些人员应利用和了解文件的背景情况，作为其审查和批准的依据。4.5

7、.3文件更改批准后，由办公室实施更改。办公室接旧文件领用人名单下发质量体系文件更改通知书及发放修改后的文件，同时收回旧版文件，并在质量体系文件回收记录中做好登记。4.6文件的作废4.6.1文件经修改后进行换版或换页，换发新页、新版本，换回的旧页、旧版本作废。4.6.2需回收的作废文件由办公室按质量体系受控文件发放记录上的领用人名单回收后销毁，以防止作废文件的非预期使用。4.6.3需作保留的作废文件由文件使用部门填写文件留用申请表，经办公室负责人批准后，并在文件封面加盖“保留资料”章，方可留用。4.7文件的管理4.7.1文件经起草、审查、批准、发布后，办公室应编制本公司质量体系文件总目录，由质量

8、负责人审核；各部门应编制本部门质量体系文件目录,由部门领导审核。4.7.2“受控”、“保留资料”印章由办公室管理和使用。4.7.3由质量负责人组织每年定期对文件进行评审，必要时应对文件予以修改，并再次批准。对无保留价值的无效文件列明文件销毁清单，由质量负责人批准后销毁。4.7.4需借阅文件的人员，填写文件借阅申请表，经办公室负责人批准方可借阅，借阅者应在指定时间内归还。4.8外来文件4.8.1外来的法规性文件如国家计量检定规程、国家和行业标准等，由文件对口管理部门提出要求，填写计量检定规程/规范领用发放表，经技术负责人批准后予以标识方可发放使用。4.8.2办公室负责外来文件的统一编号，加盖受控

9、章，按计量检定规程/规范领用发放表发放到相关使用部门。4. 8.3业务室负责对外来文件进行定期检查，及时更换有效版本。5相关/支持文件5. 1PG/LYJCB502-20XX记录控制管理程序6记录记录名称编号存放/使用地点管理体系受控文件发放记录PG/LYJCD50101-20XX计量科管理体系文件更改申请表PG/LYJCD50102-20XX计量科管理体系文件更改通知书PG/LYJCD50103-20XX计量科文件留用申请表PG/LYJCD50104-20XX计量科文件借阅申请表PG/LYJCD50105-20XX计量科文件销毁申请单PG/LYJCD50106-20XX计量科文件审批表PG/LYJCD50107-20XX计量科管理体系受控文件回收记录PG/LYJCD50108-20XX计量科计量检定规程/规范领用发放表PG/LYJCD50109-20XX计量科文件受控号目录PG/LYJCD50110-20XX计量科