企业合同审查与管理流程.docx

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1、公司合同审察与管理流程第一节公司合同审察流程 不论是公司内部法务人员仍是外面律师对公司合同进行审察，都 一定依照必定的工作流程，以规范合同审察行为，保证合同审察的正确性和科学性。公司 需要审察的合同草案主要根源有两个，一是本公司负责起草的 合同草案，二是对方当事人供给的合同草案。合同草案不论来 自于哪一方，都需要依照相同的审察流程和管理流程。合同审察的部门依据合同复杂程度或标的大小，可能会波及不 一样的部门。关于标的较小、内容简单的合同，一般由公司 内部法务部门审察以后即可交给业务部门签订，但假如是内容 复杂、标的较大，或许是依据公司新的业务制定的新式合同，一 般波及多个部门，比如业务包办部门

2、、审计部门、法务部门、财 务部门等，有时还需要外面律师供给法律建议进行确认。关于一个大型公司公司而言，由总部的法律服务机构审察全部 拟签订的合同草案，既不现实，也不高效。所以，关于大型公 司而言，成立分级管理的合同审察体制特别重要。怎样判断哪 些合同属于部下单位的法务人员自行审察范围，哪些合同是一 定由公司总部的法务人员审察的范围，是确立合同审察流程的 一个前提。一般来说，以下合同应当有公司本部法务部门进行 审察：公司公司本部签订的经济合同或技术合同；所属公司签订的利用外资合同；所属公司财产抵押、转让、销售、收买、租借合同；所属公司对外担保合同；所属公司归并、吞并、联营合同；(6)所属公司波及

3、的土地使用权转让合同、投资合同；所属公司拟签订的标的超出公司公司规定的数额之上的合同；其余重要或所属公司以为有必需由公司公司本部审察的合同。确立合同审察分级管理制度后，公司还需要确立合同审察的工 作流程。一般来说，公司内部的业务部门先依据格式文本或过 去使用过的合同起草并提出一个合同草案，并说明本次合同签 订欲达到的目的和合同重点所在，而后呈送合同审察部门对合 同草案进行审察，合同审察部门一般是法务部门。法务部门对 合同草案进行改正完美，并对合同条款进行增补，以保证合同 的完好性和合法性，并预防潜伏法律风险。假如是数额较大、涉 外合同或新式合同，还要由公司财务部门对合同中波及的财务条 款进行审

4、察，以保证财务条款能够实质执行，且不违犯公司内 部的财经制度和银行支付的要求。最后法务部门在依据业务部 门和财务部门的建议进行最后改正，以确立最后合同文本。所 以，能够将公司合同审察流程简化为以下几个步骤：一、申请合同审察并提交有关资料公司业务部门或拟签订合同部门向公司法务部门进行合同送审 登记，并填写合同审察申请表。合同审察申请表上需要写明合同标的、合同拟签订时间、希望 合同审察截止时间、合同包办人、联系方式等信息，并将签订本次合同有关的信息资料附随 以后，作为合同审察部门认识合同背景进行审察确认的必需文 件。【注意事项】实务中，送审部门应注意以下方面：1 .业务包办人向有关机构提交合同草案

5、时，应预留2日以上完好工作日作为合同审察部门 审察时间，重要经济合同需预留7个工作日以上作为审察时间。2 .业务包办人应付合同当事人对方进行初步的资格审察，并在 提交送审登记时一并提交以下资料：能证明合同对方当事人主体资格合法的文件，比如营业执照或 其余主体登记证明；能证明欲签合同标的应切合当事人经营范围文件，波及专营 允许的，应供给相应的允许、等级、资质证书；由对方当事人拜托代理人代签合同的，应提交真切、有效的法 定代表人身份证明书、受权拜托书、代理人身份证明；对方拥有相应的履约能力的证明资料，必需时应要求其出具财 产欠债表、资本证明、注册会计师签订的验资报告等有关文件;对方履约信用的证明文

6、件，如过去三年与本公司经济来往有无 违约事实，能否有波及重要经济纠葛或重要经济犯法案件等。在供给上述所列各样文件时，其文本为复印本时，还须加注1 与原件核对无误,字样，并由核对人署名。3.业务包办人提交本次业务需要关注的问题或合同需要特别保 障实现的方面，供送审部门赐予特别关注。并向送审部门提交以 下本次交易的信息资料： 合同交易事项(标的)、数目、价款、质量要求；(2)支付方式或执行程序(包含时间、地址和执行方式)；合同谈判中已经商定的主要条款或主要事项；合同的背景资料，包含主要邮件、传真、备忘录、会议纪要等；(5)违约责任或救援手段；本次特别关注的风险以及初步解决方案；如属于涉外合同，对法

7、律合用、争议解决、合同语言等条款的 考虑；本次合同文本草案的供给方。二、法务部门初步审察公司法务部门工作人员对送审合同进行初步审察，进行完美和 订正，并出具合同审察法律建议。【注意事项】公司法务部门对合同的审察内容主假如合法性、严实性、可行性等审察。主要包含：1 .合法性：主体合法，签约各方拥有签约的权益能力和行为能力；内容合法，签约各方意思表示真切、有效，无悖法律、法例、政策，无躲避法律行为，无显失公正内容；形式合法；签约程序合法。2 .严实性：条款齐全、完好；文字清楚正确；设定的权益和义务详细、切实；相应手续齐备；(5)有关附件齐备；附带条件适合、合法。3 .可行性:资信靠谱，有履约能力；

8、担保方式确实、靠谱。4 .合同包办形式审察：包办人无误；切合规定程序；各审察部门审察建议书齐全；合同文本文字无误，正副本及附件份数齐全。别的，需要注意的是，假如是律师受公司拜托，还需要注对公司供给的合同文本进行审察，意不要轻易将公司送审而后将自己以为完满的范本而是尽的合同整条删除，条款粘贴进去，可能在送审合同文本长进行外科手术。这样做的目的一是尽可能尊敬客户的劳动和认知习惯，由于客户关于送审的也可能多次使用 简单理解；二合同文本比较熟习，过，是已经多次执行的合同，此中的商律师假如不是发现有法律破绽或 定常常有自己的合理性，重要法律风险，不要轻易否认。三、有关部门结合审察公司法务部门达成初 依据

9、初审结果判断能否进如属于一般合步审察后，入进一步审察程序，同，公司法务部门负责人复审并签订审察建 如属于疑难内容，议就能够发还申请部门。则需要报请外面律师进前进 并出具法律建议书。如属于重要合同，一步审察确认，则需要报请企业领导并建议招集业务 审计部门、财务部门等有关部门法部门、法律部门、进行集领会审，律部门依据会审建议出具法律审察建议。【注意事项】作为业务、财务部门对合同审察主要包含以下方面：1 .合同的经济性：(I)市场需讨状况真实；(2)市场需求展望靠谱、合理；投入产出核算经济、正确。2 .合同的技术性:工程技术依照真切、靠谱；技术举措齐备、可行；技术标准和参数科学、真切、可行。3 .合

10、同的可行性：整体项目技术拥有靠谱性；经济效益或社会效益拥有真切性；财产、资本使用成效的财务可行性；拥有可操作性。4 .合同的安全性：波及的知识产权已采纳相应的保护或限制举措；无损本公司商誉、商业奥密及其余利益。作为审计部门，主要审察合同的以下方面：1 .资本、财产的合法性：资本根源合法，财产的全部权明确、合法；资本使用和财产动用的审批手续合法； 资本、财产的用途及使用方式合法。2 .价款、酬劳和结算的合理性与合法性：价款、酬劳确实定正确合理、合法；资本结算、酬劳支付方式明确、详细、合法；与资本、财产等有关的其余事项合理、合法。3 .索赔条款的合法性。四、返还送审业务部门公司法务部门审察完成后，

11、通知送审部门领取合同审察法律建议。五、更改改正送审程序关于已经审察完成的公司合同草案，假如需要更改或改正，还需 要依照以上流程从头进行。六、审察签订法律部门结束审察后，应将法律建议书、其余审察机构建议书 连同合同草案退还合同包办人，由合同包办人报送法定代表人或 受权代表审察签订。第二节公司合同管理流程公司合同管理，是指公司依照合法、规范、科学的要求，对公司 合同的制定、改正、审察、签订、执行、合同纠葛办理以及保留、归档等内容进行规范化 管理的活动，达到防控公司法 律风险，保护公司合法权益的目的。依据公司内部控制应用引导16号-合同管理(财会(2010)11号)及财政部会计司有关解读，合同管理能

12、够分为合同订立阶段的管理和合同履行阶段的管理两个阶段，合同订立阶段包含合同检查、合同谈 判、合同文本制定、合同审批、合同签订等环节，合同执行阶段包含合同执行、合同增补和更改、 合同结算、合同登记等环节。所以，合同审察与合同管理的关系，是部分与整体的关系， 合同管理包含合同审察，合同审察是合同管理的一个环节，合同审察主要表此刻合同订立 阶段中的审察。以下依据财政部会计司对公司内部控制应用引导16号-合同管理解读 文件，对合同管理流程介绍如下： 一、合同检查合同订立前，公司应当进行合同检查，充足认识合同对方的主体资格、信用状况等有关状况，保证对方当事人具备履约能力。合同检查的目的是为了防止以下风险

13、：L忽视被检核对象的主体资格审察，准合同对象不拥有相应民 事权益能力和民事行为能力或不具备特定资质，与不具备代理权或越权代理的主体签订合 同，进而以致合同无效，或引起潜伏风险；2 .在合同签订前错误判断被检核对象的信用状况，或在合同执 行过程中没有连续关注对方的资信变化，以致公司承受损失；3 .对被检核对象的履约能力给出不妥评论，将不具备履约能力 的对象确立为准合同对象，或将拥有履约能力的对象清除在准合 同对象以外。合同检查阶段方法好多，常有或主要举措以下：1 .审察被检核对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、受 权拜托书等证明原件，必需时，可经过发证机关查问证书的真切性和合法性，关注受权代

14、 理人的行为能否在其被受权范围内，在充足采集有关凭证的基础 上评论主体资格能否适合。2 .获得检核对象经审计的财务报告、过去交易记录等财务和非 财务信息，剖析其赢利能力、偿债能力和营运能力，评估其财 务风险和信用状况，并在合同执行过程中连续关注其资信变 化.成立和实时更新合同对方的商业信用档案。3 .对被检核对象进行现场检查，实地认识和全面评估其生产能 力、技术水平、产品类型和质量等生产经营状况，剖析其合同履 约能力。4 .与被检核对象的主要供给商、客户、开户银行、主管税务机 关和工商行政管理部门等进行交流，认识其生产经营、商业信用、 履约能力等状况。【注意事项】在完美合同检查阶段工作的同时，

15、公司应成立完美的客户管理制 度，做好以下工作：在与新客户签订合同前，公司应付新客户的注册、资信及经营 能力等状况进行检查。企业还应成立客户档案，对客户资信等级进行评估，予以归类分 级，并据以掌握签订合同的条件。公司应注意防备客户流失。在与公司员工订立劳动合同时，公 司应明确规定：员工如因故走开公司，在一按限期内不得利用原客户渠道从事与本公司 相竞争的业务活动；肩负由此给公司造成的经济损失，情节严重 者还将追查法律责任。不然，应二、合同谈判初步确立准合同对象后，公司内部的合同包办部门将在受权范 围内与对方进行合同谈判，照自发、公正原则，磋商合同内容和 条款，明确两方的权益、义务、责任。按在合同谈判阶段，主要的法律风险存在以下几个方面：1 .忽视合同重要问题或在重要问题上做出不妥退步；2 .谈判经验不足，缺少技术、法律和财务知识的支撑，以致公 司利益损失；3 .泄漏本公司谈判策略，以致公司在谈判中处于不利地位。为了防止以