公司参观接待流程和指引.docx

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1、公司参观接待流程和指引刖S适用范围:公司各部门规范目的:为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待,展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。XX参观接待流程和指引（流程图参见附件一）1、接待来访前期确认工作1.1、 来访时间及宾客信息确认1.1.1 预约到客人后，尽快确认宾客来访时间（年/月/日/时）。1.1.2 需要尽快确认宾客的随行人数。1.1.3 需要确认接待的地点。1.1.4 需要确认宾客信息，确认接待级别。（姓名、单位、职位、头衔等）1.1.5 需要了解客户公司经营性质。1.2、 接待活动主题以及来访情况确认121确认宾客的来访目的以及合作诚意。1.2.1 客

2、户预期谈判的内容。1.2.2 明确此次来访带来的深远影响。1.2.3 根据上述确认此行活动的主题。1.3、 来访安排1.3.1 制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。132接待安排（接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排）。1.3.3 会议安排客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前2天通知总经办，以便确认。1.4、 资料稿件准备确认1.4.1 根据每次接待的不同以及需要准备：汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。1.4.2 办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍

3、、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。143产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。1.4.4 重要客户来访，必须制定详细的接待方案，呈总经理、副总经理及市场部经理。1.5、 成立接待小组（详情参见附件二）根据每次接待情况的不同，组建接待小组。1.5.1 接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。1.5.2 接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。1.5.3 接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。1.5.4 各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场

4、布置一一行政部；讲解人员一一技术支持部；等等。）2、接待来访前期准备工作2.1、 吃、住、行安排（详情参见附件三）根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车2.2、 制定参观路线221根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。2.2.2 根据我方希望展示的方向，制定参观路线。2.2.3 根据来宾要求制定相关参观路线。2.2.4 绘制参观路线图/参观路线流程。2.3、 公司整体布置（详情参见附表二）2.3.2 外部：欢迎横幅指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）花篮/植物绿化KT版签名墙红地毯（以上信息可以根据每次具体来访而定）2.3.3 内部：红地毯（按照参观区域布置红毯）植物/花盆装饰果盘/茶水/咖

5、啡2.3.4 特殊：展厅一一产品展示、调试、演示、讲解。会议室一一公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。会客室一一果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。（以上信息可以根据每次具体情况而定）2.4、 采购接待所需物品（详情参见附表二）根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程：接待小组提出一定诉求;行政部门制作预算报价呈批；行政部获批后进行采购；根据要求进行布置/装饰。* 消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）* 循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）* 特殊用品（机器设备等）2.5、 员工面貌整理（详情参见附件四）统一要求全体员工职业装接待。2.6、 人员安

6、排（详情参见附表二）2.6.2 调配人员（整体调控各项事物的顺利进行，例：总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。）2.6.3 各环节负责人2.6.4 礼仪人员2.6.5 其他人员3、接待来访当日具体工作3.1、 车辆待命根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划）。3.1.1 车辆等级：一级一一高级接待* 高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）。*高级轿车（奔驰、宝马等二级中级接待* 中级商务车（别克商务、日产商务等）。* 中级轿车（雷克萨斯、大众等）。三级一一普通接待* 普通商务车（东风商务车、江淮商务车等）。* 普通轿车/打车。3.1.2 机动车辆：安排一到二辆随即车

7、辆，应对突发状况。3.2、 设备调试产品设备调试：第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。第二阶段：来访前一天，最终设备调试.第三阶段：来访当天，进行最终设备确认。3.3、 工作人员到位接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。接待当日，所有参与接待人员提前到岗。最终确认每项环节的安排，防止出现组漏。3.4、 领导会晤陪同人员参与会晤（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等）。会晤期间，所有接待人员待命。3.5、 结束送行根据身份确定规格而定。（一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等）送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。4、接待来访后期总结

8、工作4.1、 电话回访、后期跟进接待小组/具体项目组执行：4.1.1 接待活动结束后一个星期内，给予对方电话回访，查看此次接待的反响，以及客人的意见。4.1.2 对于会议上提出的相关问题进行跟进并执行。4.2、 总结会议4.2.1 接待活动结束后，所有参与此次活动的重要职能部门参与总结会议。4.2.2 总结并记录此次接待活动的利弊。4.2.3 成员们提出，对于日后接待活动的意见，并逐渐修正完成各项具体流程。4.3、 总结整理资料留档4.3.1 接待小组收集每次接待的相关资料以及图片，整理归档。4.3.2 相关部门收集整理接待相关资料以及图片，便于后期业务跟进。5、特别注意事项（详情参见附件三）6、保密原则特别申明接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说明。【结束语】兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定，此规定从颁布之日起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。