公司归档文件整理工作细则.docx

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1、公司归档文件整理工作细则一、收集与质量要求1、各部门承担归档文件整理的兼职档案员在整理归档文件之前,应按照各部门立卷归档范围的暂行规定,负责将本部门应归档文件材料收集齐全。2、各部门承担归档文件整理的兼职档案员，对收集的各种文件材料应逐件认真检查,检查的重点是：(1)归档份数是否齐全。归档文件材料、刊物一般收集2份,其中1份正稿连同定稿归档；1份按顺序号排列,供平时利用。(2)同一事由的文件是否齐全。请示与批复、报告与批示、问函与复函等,应收集齐全。(3)每份文件是否完整。正本、定稿、重要法规性文件的草稿及补充说明正文的文字、图表、数据等附件应齐全完整,有否缺、漏页。(4)文件种类是否齐全完整

2、。除编有正式文号的文件、电报外,还应注意收集未编号文件、电报和刊物,重要会议、重大活动、考察、调研形成的重要批示、信件、本单位的工作计划、总结、规章制度等。(5)归档文件、资料质地优良、书绘工整、签署完整、起草(批注)公文使用蓝黑或碳素墨水书写;批注在公文右侧,左侧留三公分装订位置。如发现字迹模糊材料、热敏纸材料或用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写的材料要及时复制，以防字迹褪变。公文用纸幅面规格采用国际标准A4型。(6)剔除重份文件、不必归档的草稿和没有保存价值的文件等。二、整理原则1、归档文件整理原则是:应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系，区分不同价值,便于保管和利用。三、整理方法1、归

3、档文件的整理以“件”为单位,一般以每份文件为一件(正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文）；报表、名册、图册（本）为一件;来文与复文各为一件;重要文件（如法律法规等）须保管历次修改稿的,其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。2、归档文件采用“年度一部门一保管期限”分类法进行分类。即先将归档文件按其形成年度分类;在每个年度内，按保管期限分类;再按时间顺序进行排列。（1）归档文件所属年度的区分,一般应以文件的签发日期（落款日期）为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度的规划放在针对的第一年整理归档;跨年度的总结放在针对的最后一年整理归档；跨年度处理的非诉讼案件形成

4、的文件材料放在结案年整理归档。（2）归档文件分为永久、长期、短期3种。3、归档文件按件为单位编写页号,文件中凡有图文的页面为一页，空白页不标页号,用铅笔在正面右上角或背面左上角标页号。4、归档文件装订时，正本在前,定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前;复制件在后;转发文在前,被转发文在后;不同文字的文本,无特殊规定的，中文本在前,其它文本在后。5、归档文件按件用线装订,采用左侧装订的,应将左下侧对齐;装订前去掉金属物,修补好残破文件；文件左侧未预留装订位置的要贴边。四、排列和编号方法1、归档文件的排列方法,应在分类方案的最低一级类目内，按文件形成时间顺序排列。会议文件,统计报表、领导批示件办

5、理件等成套文件可集中排列。2、归档文件应依分类方窠在最低一级类目内（即保管期限内）编流水号。每份归档文件由计算机输出封面,封面右上角设置归档标签。归档标签由年度、保管期限、编件号等项目构成。归档章各项数据由计算机根据录人的数据自动转换生成。（1）年度:填写文件形成的年度。以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如:2004。（2）保管期限:填写归档文件保管期限的名称或代号,如:“永久”、“长期”、“短期（3）部门:填写作为分类方案类目的部门名称或规范性简称。五、编目1、编制归档文件目录各处室先完成归档文件初步整理、编页码后，再将归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、各注等7项。(1)归档

6、文件应逐件编目。(2)责任者:录人发文机关或文件的署名者。责任者要录人全称，联合发文有3个以上责任者的,可只填3个。(3)文号:录入文件的发文字号。录人时应照实抄录,不能省略。(4)题名：录人文件标题,应将责任者、问题、文种3个部分照实抄录,不要随意更改和简化。文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟定或补充,并外加“()二会议记录须重拟题名时,应写明会议时间和主要内容。(5)日期:录入文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日。如：1999年9月9日应录为19990909o(6)页数:录人每一件归档文件的总页数,来文与复文为一件时、应将页数相加作为该件的总页数。(7)备注:注释归档文

7、件需要说明的情况。如针对同一问题的来文与复文各为1件时,应互作备注;如需要说明的内容较多,可在备注栏内加注*号、将具体内容填人各考表中。(8)归档文件目录用纸规格采用国际标准A4型，目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、问题等项目。其中：全宗名称:统一填福建省AA集团股份有限公司年度:填归档文件所属年度保管期限:填保管期限的种类名称(即“永久”、“长期”或“短期”)部门:按归档文件分类方案类别填写六、装盒1、归档文件应按室编件号的顺序装人档案盒,装盒前应填写各考表、档案盒封面及盒脊项目等。2、填写备考表。填写的主要内容:盒内文件情况说明(盒内文件缺损、移出等情

8、况）、整理人（负责整理归档文件的人员姓名），检查人（负责检查归档文件整理质量的人员姓名或处室负责人姓名）、日期（归档文件整理完毕的年月日）。3、填写档案盒封面及盒脊全宗号：“福建省AA集团”年度:按盒内文件的形成年度填写；保管期限:按盒内文件所属保管期限填写；部门（问题）：按部门名称填写；起止件号:填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,期间用“一”号连接。4、装盒时,应视文件的多少选择厚度适宜的档案盒,不同年度、不同处室、不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒;档案盒排放时应尽量使文件装订部位向下,文件不易弯曲受损。七、编写整理说明归档文件整理完毕,应按年度填写“年度归档文件整理说明”。主要说明年度文件归档的总数量,不同类别与保管期限归档文件的数量,及当年归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和口期。填写的“整理说明”，放在归档文件目录之前,与归档文件目录一起装订成册。八、移交1、各部门每年的第一季度末向档案室移交己整理好的上年度归档文件。2、移交归档文件时,要同时移交目录一式2份,档案室根据目录逐件清点归档文件,确认符合整理要求后,在移交目录上签字。