印章管理制度.docx
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1、印章管理制度L总则1.1 为强化公司印章管理,规范印章的制发、保管、使用、废止,保证公司各类印章日常管理的合法性、安全性及严肃性,维护公司合法权益,特制定本制度。1.2 本制度所指印章是指在公司发布和管理的文件、凭证、文书等与公司权利义务有关的文件上,需以公司、相关部门或项目组名义证明其权威作用而使用的印章。1.3 印章管理应遵循专人管理、分级负责、严格审批、规范使用”的原则。2 .印章的种类及使用范围2.1 印章按照用途及效力分为一级印章和二级印章。其中一级印章”为公司类,包括:公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章及其他能以公司名义证明其权威的印章。二级印章”为部门或项目类,包括
2、:部门专用章、项目专用章等在公司内部生产经营过程中使用的印章。2.2 一级印章使用范围:2.2.1 公章:主要用于公司对外签发的各类文件、以公司名义出具的证明及有关资料、公司对外提供的财务报告、公司章程、决议等;2.2.2 合同专用章:主要用于各类对外经济合同、协议等;2.2.3 财务专用章:主要用于公司对外的货币资金结算业务及财务相关业务的证明材料等;224法人人名章:主要用于与银行的相关业务办理、对夕酸标及相关法人委托书使用等。225法人手签章:主要用于需要由法定代表人签字的各类文件、资料等。2.3 二级印章”使用范围:2.3.1 部门专用章仅限于公司内部工作联系使用,一般不得对外(特殊情
3、况除外I责任部门应严格对部门专用章实施监管,并对不当使用造成的后果承担相应的责任;2.3.2 项目专用章仅限于各单个项目使用。项目经理应在项目章程中对项目章的使用范围、权威效力予以明确,并严格监控使用情况。2.3.3 其他各类二级印章”应由相关责任管理部门根据实际情况,制定相应的使用范围和使用程序,并按照本制度有关规定对印章进行保管和使用。3 .管理职责、权限及规定3.1 公司综合管理部是印章管理的组织和监督机构,主要职责包括:拟定公司印章管理规范;组织实施印章刻制、发放、使用、变更、停用、销毁等管理工作。3.2 印章保管部门是印章管理的责任机构,负责落实各类印章的日常保管和使用工作,并接受机
4、关及公司综合管理部的指导和监督。3.3 公司综合管理部为公章、法人手签章的保管部门;财务部为“财务专用章、法人人名章”的保管部门;经营计划部为“合同专用章”的保管部门。3.4 相关部门、项目部为“部门专用章、项目专用章等二级印章的保管部门。3.5 印章使用的基本规定3.5.1 对未按本制度规定执行审批程序的用印申请,印章保管人应拒绝加盖印章。3.5.2 严禁在任可未填写内容、空白的页面上加盖印章。3.5.3 各项业务在申请用印前,必须执行事项的审批,事项未审批通过不得执行用E诉辨。印章保管人应拒绝加盖印章。354公章审ftt单的内容除签字栏外,其他内容必须打印不得手填。3.5.5 审批单必须按
5、要求将内容明细全称,不允许简写。如明细较多,可单独打印,作为附件。在审批单上注明“内容见附件字样,同时,申请用印部门负责人应在附件上签字。3.6 具有以下情形之一用章的,公司对所盖印章的文件一律视为无效,不认可其产生的法律效力,由此引起一切后果及责任由当事人自行承担。3.6.1 用章人未按规定申请用章,并未完善用章书面审批手续;3.6.2 用章人未经上级审批,也未登记,在印章管理人员不知情的情况下采取其他手段私自用章;3.6.3 印章管理人员不按规定审核,在没有完善书面审批手续的情况下随意用印者;3.6.4 其他违反用章规定的用章行为。3.6.5 对已盖印章的文件内容更改时,印章使用人应将原文
6、件交回印章保管人员销毁后,重新办理用印手续。4 .印章的刻制4.6 公司应根据印章管理权限基础标准(附件1)及公司印章审批权限表(附件2)的要求建立规范的印章刻制及使用审批程序。一级印章应逐级上报集团董事长审批二级印章”由公司总经理审批,经批准后方可进行印章的刻制。未经批准,件可单位和个人不得擅自刻制印章。4.7 印章刻制前,相关印章保管部门应提交印章刻制审1比单(附件3),将印章的类别、用途、名称、使用范围等进行详细说明。4.8 公司综合管理部应对审批通过的印章刻制审批单存档备案,并开具公司介绍信委托专人到国家法定管理部门指定的地点办理刻制手续,严禁在非法定机构刻制印章。4.9 ”一级印章的
7、形体、规格曦照国家有关规定制作,并经公安局备案。二级印章”由管理使用部门根据同行业标准和惯例、工作需要等自行决定其形体、规格。4.10 针对新刻制的印章,公司综合管理部应及时制定规范的管理及使用规定,有效防范使用风险。5 .印章的保管5.6 印章刻制完成后,公司综合管理部应做好印章的交接及启用工作。填写印章启用登记表(附件4),登记印章图样、启用时间、保管责任等信息,由印章保管部门签字确认后,完成交接工作。5.7 新印章的启用应正式下发“启用通知,明确印章启用时间、使用范围、使用程序及管理部门等。5.8 印章保管部门应有效落实印章保管职责指定专人进行保管,并在综合管理部登记备案。对不相容印章的
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