学院档案实体分类方案及工作规范.docx

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1、学院档案实体分类方案及工作规范一、编制说明（一）为了实现我校档案分类、编号、排架、检索等工作的标标准化、规范化，加强我校档案工作的科学管理，更好的为教学、科研、管理等工作服务，特制定此办法：（二）本分类法结合我校档案工作的历史、现状和发展前景而编制，符合我校的客观实际，对各类档案进行分类编号，是实行科学管理的依据。（三）本分类法由编制说明、主表、辅表三部分组成。主表是分类法的主体，由类目、标识符号、注释等组成。主要设置十个大类各大类均实行二级分类。档号的结构、模式以及档案的实体排架均以高等学校档案实体分类法为依据。（四）工作程序：各部门在立卷时按高等学校档案归档范围收集、整理、分类组卷，经院（

2、校）档案人员检查合格后再编排件号、打印页号、卷内目录、备考表，按规定时限主动向院（校）综合档案室归档。（五）档案保管期限划分原则：凡是反映学院整体或主要职能活动和基本历史面貌，具有50年及以上的查考利用价值的档案，应划为“永久”；凡是反映学院各项重要活动，在16-49年内具有查考利用价值的档案，应划为“长期”；凡是反映学院有关活动，仅有15年及以下有查考利用价值的档案，应划为“短期”。保管期限的起始日期以档案部门接收归档移交的日期为准。(六)一级类目的划分与标识一级类目是我校档案实体分类的最高层位，其名称、标识符号和主要内容如下：1 .群类(DQ)主要包括党群部门工作中形成的文件、材料。2 .

3、政类(XZ)主要包括行政职能部门工作中形成的文件、材料。3 .教学类(JX)主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。4 .基建类(JJ)主要包括基建设管理和项目建设中形成的文件、材料。5 .财务类(CW)主要包括财务工作管理和会计核算过程中形成的文件、材料。6 .仪器设备类(SB)主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件、材料。7,科学研究类(KY)主要包括科学研究、科研管理和科研实践活动中形成的文件、材料。8 .外事类(WS)主要包括外事工作和外事活动中形成的各种文件、材料。9 .出版类(CB)主要包括出版工作

4、管理和出版活动过程中形成的文件、材料。10 .产品生产与科技开发(CP)主要包括产品生产、科技开发管理过程中形成的文件、材料。(七)声像载体档案声像载体档案主要包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。由于载体和幅面尺寸(类型)不同，保管要求不同，拟作特殊处理。(A)二级类目主要按高等学校档案实体分类法的规定。二级类目的标识采用员阿拉伯数字的“双位类”，带“0”的数字不用,依次从“11、12、13、.”排列。(九)档号的标识档号由年度号-分类号-案卷号组成。不同全宗的档案，在年度号加全宗号，标识到文件级的在案卷号后加件号，符号中间用“一一”连接。(1

5、)年度的标识：原则上档案形成于那一年标识到那一年。年度号由四位阿拉伯数字组成，如“1996、1997”。各种计划、请示、报告带批复的标识批复年，没有批复的标识形成年；跨年度的计划、规划有批复的标识批复年，没有批复的标识文件内容针对的最后一年度；跨年度的会议文件一般标识会议的开幕年度；跨年度的报表标识针对年度；跨年度的教学档案(含特殊情况下跨几个年度的档案,教学综合及教学计划除外)科研课题、工程项目材料标识结束年；法规性文件标识公布年或批复年度。(2)分类号是档案号的主体，一般由一级、二级类目组成。其原则是案卷分到那一级就在那一级排顺序编号，分类号就标齐全到那一级。我校所有档案在二级类目下排顺序

6、编号，因此分类号一律标识到二级。(3)案卷号：案卷的数量不一，案卷号可不限级数。因案卷保管期限分三大类，永久、长期、短期。所以以永久、长期、短期排顺序编号。(十)档案按照档号排架，根据我校档案案卷的实际情况及库房条件，从维护档案的整体性和方便查找出发，采用类目-一年度的纵向排架方法，一般先排本校文件、后排外来文件。序号结合保管期限及时间，一个年度一个序号。二、主表（一）党群（DQ）11 综合12 -纪检13 -组织14 宣传15 -学生思想工作（团委）16 工会17 统战（二）行政（XZ）18 综合19 人事13-监察、审计14武装、保卫15总务16图书17-一档案（S）教学（JX）11综合12一专业设置13招生14学籍15-课堂与教学实践毕业生工作16-毕业生工作17教材（四）基本建设（JJ）11综合12单项工程项目依单项工程项目归档先后顺序排（五）财务（CW）11综合12会计报表13-工资清册14-会计账簿15会计凭证（六）仪器设备类（SB）11综合12-仪器设备项目（七）科研与学会类（KY）11综合12项目(A)外事类(WS)11-综合12出国(境)13来院14-国际合作与会议(九)出版类(CB)11综合12出版物项目(十)产业开发类(SB)11-综合12项目