形成文件信息控制程序.docx
《形成文件信息控制程序.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《形成文件信息控制程序.docx(6页珍藏版)》请在第壹文秘上搜索。
1、1目的为了在公司各部门和生产车间均使用有效版本的质量/环境管理体系文件和资料,使公司质量/环境管理体系有效运作。2范围本程序适用于公司质量/环境管理体系文件和资料的控制。3职责人事行政部负责:质量/环境管理体系文件和资料的发放、更改、回收、作废等总经理、管理者代表负责:组织质量管理体系文件的制订、审批、评审。4运作程序4.1 文件控制的范围公司质量/环境管理体系文件包括质量管理手册(质量方针、目标)、质量计划、程序文件、作业指导类(包括工艺卡、检验规范、操作规程、样品)、质量记录(表格)、外来法律法规、标准及文件和资料等。4.2 文件编写4.2.1 质量手册、程序文件等由管理者代表组织文件编写
2、小组编写。4.2.2 作业指导类、技术图纸、记录表格、管理制度等由各责任部门组织人员编写。4.2.3 相关标准、法律法规等外来文件由人事行政部负责搜集。4.3 文件的审批质量管理手册由管理者代表审核、总经理批准;程序文件由相关部门负责人审核,管理者代表或总经理批准;其他文件按部门文件核准权限要求进行审核。4.4 文件的控制规定文件分受控文件和非受控文件,发放至直接用于指导生产、服务与工作的部门的文件为受控文件,发放至顾客、上级部门文件核准权限要求进行审批。4.4.1 受控文件的标志a受控文件必须盖有“受控文件”的印章,并有文件编号、版本号等。b对于承载媒体不是纸张的文件(如样品、照片等)一般不
3、盖受控章,而通过目录清单的形式表明其控制状态。c质量记录按记录控制程序实施控制。所有受控文件者必须由人事行政部统一发放及回收,严禁各部门自行复印使用。受控文件复印件为无效版本。4.4.3 受控文件的发放、保存和使用:人事行政部确定受控文件的使用部门和数量,将所有的文件登记在文件控制总览表中。发放时登记于文件分发缴回记录表中,各使用部门对受控文件应妥善保存和使用有效版本。4.4.4 受控文件的更改:a文件需要更改时,应由文件更改提出人填写文件申请单说明更改原因,对重要的更改还应附有充分的证据。受控文件的更改应得到再次批准。b文件更改批准合,人事行政部发出更改通知或更改页给使用部门,并替换相应措施
4、的原文件页。4.4.5 受控文件的的作废与回收a版本/版次:第一次制订之原版以A/0表示,A版第一次修订以A/1为表示,第二次修订以A/2表示,依此类推。b为避免版次修订次数太多,影响文件之真实内容,凡版次经5次修订后,原制订单位应变更版本,发行第B版、C版c受控文件经5次更改后(修改状态从“0”到5”)或文件需大幅度修改时,可以作废,但受控文件的发放部门必须发放新版本受控文件后,才能把旧版本作废。旧版本回收时,填写文件分发缴回记录表,并将废版本文件盖“作废”标识。作废文件不用于指导工作和生产,不得代替受控文件的有效版本使用。4.5 文件的管理4.5.1 除文管员依规定影印适当份数发行外,使用
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 形成 文件 信息 控制程序