文件管理制度.docx

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1、文件管理制度1 .文件管理的目的文件是组织内部信息传递和记录的主要形式，文件管理制度的目的是确保文件的安全、完整、准确和及时，保护组织的利益，提高工作效率和管理水平。2 .文件的分类为方便管理和利用，文件按照不同的性质、用途和保密等级划分为以下几类：(1)公开文件：指不涉及组织重要利益和个人隐私的文件，可以向组织内外任何人士提供。(2)内部文件：指组织内部传递和使用的文件，包括通知、通报、会议纪要、工作计划等，仅限组织内部人员使用。(3)保密文件：指对组织利益或个人隐私具有重要意义的文件，应严格保密，仅限授权人员查阅、使用和传递。保密文件按照保密等级划分为秘密、机密和绝密三个等级。3 .文件的

2、管理责任(1)文件管理员：负责制定、实施和监督文件管理制度，维护文件库房、保管文件，协助处理文件传阅、归档、销毁等事项。(2)文件使用者：负责按照规定的程序和要求处理和使用文件，保障文件的安全和保密，不得随意泄露和外传文件内容。(3)文件审查者：负责对文件的真实性、合法性和合规性进行审查，对不符合要求的文件进行退回、修改或者删除。4 .文件的存储和归档(1)文件库房的设立：组织应按照安全、防火、防水、防盗等要求建立文件库房，确保文件的安全和完整。(2)文件的编码和标识：为方便管理和查找，应对文件进行编码和标识，标明文件的标题、起草日期、文号、归档位置等信息。(3)文件的归档程序：文件应按照文件

3、分类、保密等级和归档期限等要求进行归档，归档前应进行审核和审批，归档后应及时记录和报备。(4)文件的检索和借阅：文件的检索和借阅应按照规定的程序和要求进行，确保文件的安全和保密，借阅人应签署借阅登记表，并在规定的期限内归还文件。5 .文件的传阅和审批(1)文件的传阅：文件的传阅应按照规定的程序和要求进行，确保传阅人员的身份和权限，并在传阅前进行审查和审批。(2)文件的审批：文件的审批应按照规定的程序和要求进行，确保文件的真实性、合法性和合规性，对不符合要求的文件应及时退回、修改或者删除。6 .文件的销毁(1)文件的销毁程序：文件应按照规定的销毁程序进行销毁，销毁前应进行审核和审批，销毁后应及时记录和报备。(2)文件的保留期限：文件的保留期限应按照法律、法规和组织规定进行规定，超过保留期限的文件应及时销毁。7 .文件管理的监督和评估(1)文件管理的监督：组织应加强对文件管理制度的监督和检查，发现问题及时处理和整改。(2)文件管理的评估：组织应定期对文件管理制度进行评估，发现问题及时提出改进意见，不断完善文件管理制度。以上是文件管理制度的主要内容，希望各位员工认真遵守，确保文件管理工作的规范化和科学化。