文书档案管理制度.docx

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1、文书档案管理制度第一章总则第一条为规范公司的档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际，特制订本制度。第二章管理体制和职责第二条本办法所称文书档案是指企业在生产经营和管理过程中形成的具有价值的文件资料。按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、经营管理、生产管理、科研管理、项目建设、产品管理、设备管理、特殊载体；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第三条公司综合管理部负责主体档案的管理，配备档案室和专（兼）职档案管理员，管理员具体职责为：（-）

2、负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；（二）负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；（三）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（四）负责档案提供利用服务；（五）严格执行保密制度，做好档案密级保密、解密。第三章文件材料的形成和归档第四条归档时间和归档程序（-）公司各部门、各子公司所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。零星文书档案采取平时累积、每半年一次进行整理并移交档窠管理部门。（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后，三个月内由项目资料员统一整理后有序归档。设备仪

3、器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向档案管理部门归档。（三）会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部门统一整理后归档。（四）声像、实物档案，在产生后及时归档。（五）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条归档要求（-）归档的文件、资料必须完整。（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第

4、四章档案利用第六条档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库,并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。第七条档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。第五章档案保管期限的划分及鉴定第八条档案管理员须根据中国林业集团公司文件材料归档范围和保管期限表确定档案的保管期限及档案的价值。第九条档案保管期限分为永久、30年、10年三种。第十条凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第六章档案质量管理第十一条档案封面应逐项按照规定用打印字体、碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。第十二条档

5、案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。第十三条档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。第十四条档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。第十五条档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。第十六条档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前,定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。第十七条跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。第十八条档案

6、文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理单在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理单，发文底稿。第七章档案保密第十九条档案管理员严格遵守保密规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。第二十条接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。第二十一条严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。第二十二条整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第二十三条档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。第二十四条公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入档案室，下班前必须把借阅的档案资料入

7、库。第二十五条发现档案丢失，损坏要及时报告。第八章档案查阅、借阅第二十六条因工作需要，查阅档案资料时，必须填写档案使用登记表（附件1）,写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需在钉钉上提出档案借阅审批流程，审批后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。第二十七条档案资料一般情况下仅供内部人员查阅使用。外部人员查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经公司领导批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。第二十八条复印档案资料需填写档案使用登记表，机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可复印。第二十九条档窠资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外

8、出时，需填写档案使用登记表，写明用意，经借阅人部门负责人和综合管理部负责人签字同意后方可外借。机密档案须经公司总经理批准后方可外借。第三十条借出档案应在借阅期限内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。第三十一条借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。第三十二条借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司分管领导，如系人为造成，将追究有关人员的责任。第三十三条借

9、出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在档案使用登记表上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。第九章档案移交第三十四条档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并办理移交手续。第三十五条档案移交时，需由档案员编制档案移交登记表（附件2）,报综合管理部负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案目录、负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。第三十六条移交前，按照清册清点，移交后，在清册上签字，

10、档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保存。第十章档案室管理规定第三十七条档窠室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第三十八条档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第三十九条要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。第四十条要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。第四十一条档案室内严禁烟火，禁止存放与档窠无关的其它物品。第四十二条下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。第四十三条认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第四十四条案卷归还后，及时放回原处。第四十五条每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，改善管理积累经验。第十一章档案销毁第四十六条按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满无须继续保存的档案，应予以销毁。第四十七条销毁时须填写档案销毁审批表（附件3）,保证两人监销，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。第四十八条严禁将销毁档案转做其它用途。第四十九条档案销毁清册需归档，并永久保存。第十二章附则第五十条本办法由综合管理部负责解释。第五十一条本办法自印发之日起执行。