excel培训资料.pptx

《excel培训资料.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《excel培训资料.pptx（77页珍藏版）》请在第壹文秘上搜索。

1、1EXCEL常用基本功能与函数常用基本功能与函数2常见应用功能1常见应用函数2Excel图表简介33常用的快捷键选择操作选择操作:Ctrl+A 全选单元格区域，Ctrl+Shift+空格 全选单元格区域，F8 扩展所选区域。即若选取一个单元格后，按方向箭会进行连续单元格选择或者点击某单元格后按F8键再点击另一单元格可选择两单元格之间的区域。Shift+F8 可连续选择不相邻的区域。Shift+左方向箭 向左选择区域Shift+右方向箭 向右选择区域Shift+上方向箭 向上选择区域Shift+下方向箭 向下选择区域4常用的快捷键移动操作移动操作:PageUp 翻至前一页PageDown 翻至下

2、一页上、下、左、右方向箭 分别向上、向下、向左、向右移动选择单元格Tab键 向右移动Shift+Tab键 向左移动Ctrl+ 移至右边区域Ctrl+ 移至上方区域Ctrl+ 移至下方区域ALT+TAB 页面切换 可以切换到前一次打开的页面5编辑操作编辑操作:F2 在单元格中按F2键即可对该单元格进行编辑Shift+F2 在单元格中按Shift+F2键即可对该单元格进行批注编辑F4 重复上一操作，即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按F4会直接将该单元格字体加粗Ctrl+Y 重复上一操作，即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按Ctrl+Y会直接将该单元格字体加粗C

3、trl+Z 撤销操作Ctrl+B 加粗单元格字体Ctrl+C 复制单元格区域内容常用的快捷键6Ctrl+X 剪切单元格区域内容Ctrl+V 粘贴单元格内容Ctrl+D 实现下拉填充功能。即在单元格中输入数字后选择包含此单元格的列区域后按Ctrl+D键，则该列区域均填充与第一个单元格相同的数值Ctrl+R 实现向右填充功能。即在单元格中选定一行区域后按键，则该行区域均填充与第一个单元格相同的数值Ctrl+I 使单元格字体为斜体Ctrl+U 给单元格文本加下划线常用的快捷键7快速求和Alt+=选取表格下面设置求和公式的空行，按Alt + = 即可一键求和其实还可以选取数据部分，再按Alt + =

4、也可以一键求和8快速求和Alt+=行列同时求和,以选取数据和设置求和的行和列，按Alt + =9跨行设置求和公式:如果跨行，就需要按 Ctrl + G 定位空格，然后再按Alt + = 求和快速求和Alt+=10快速求和Alt+=表格中有空单元格时的求和,如果表格有空单元格，就不能定位方法了。可以按Ctrl键不松选取各个求和区域，再按Alt+=号11Ctrl+E实用技巧一、提取出生年月:1、在目标区域的第一个单元格中输入出生年月。2、选中所有的目标单元格，包括第一个录入出生年月 的单元格。3、快捷键：Ctrl+E。12Ctrl+E实用技巧二、快速拆分数据方法：1、在姓名列中输入“王东”。2、选

5、中所有目标单元格，包括“王东”所在的单元格。3、快捷键：Ctrl+E。4、重复步骤1-3完成手机号的填充。13Ctrl+E实用技巧三、批量增加前缀：1、在目标区域的第一个单元格录入前缀信息和原有信息。2、选定所有目标单元格，包括第一个录入信息的单元格。3、快捷键：Ctrl+E。14Ctrl+E实用技巧四、智能组合。1、在目标区域的第一个单元格录入简称。2、选定所有目标单元格，包括第一个录入简称的单元格。3、快捷键：Ctrl+E15Ctrl+E实用技巧五、智能合并。1、在目标区域的第一个单元格区域录入“地址”信息。2、选定所有目标单元格，包括第一个录入信息的单元格。3、快捷键：Ctrl+E。16

6、Ctrl+E实用技巧六、智能交换位置。1、在目标区域的第一个单元格中录入交换位置后的值。2、选定所有目标单元格，包括第一个录入信息的单元格。3、快捷键：Ctrl+E。17Ctrl+E实用技巧七、智能分段。1、在目标区域的第一个单元格区域录入分段卡号。2、选定所有目标单元格，包括第一个录入分段卡号的单元格。3、快捷键：Ctrl+E。18如何快速核对两表数据？（找到差异）如何快速核对两表数据？（找到差异）19如何快速核对两表数据？（找到差异）选中其中一张表格=复制=将鼠标放在另一张表格最左上侧=选择性粘贴=点运算”减“=确定）20带单位求和我们可以先将单位给去掉再求和，如图，打开查找和替换对话框，

7、在查找内容栏写好元，替换栏空白，点全部替换，这样带单位的所有数字中的元都没有了21带单位求和接着我们就很轻松的进行求和了，但是还想附上单位怎么操作呢22我们选中金额栏的数字点右键选设置单元格格式，出现设置单元格格式对话框，选自定义，在类型栏输入#.00元，然后点确定.带单位求和23EXCLE表格制作的规范要求1.Excel表格制作中设置适当线宽的方法 *.表格线宽度也会极大地影响阅读者的心理。要搭配使用粗细线。最简便易行的方法 就是细内线细内线+粗边框粗边框24*.大片的小单元格聚集时表格线会干扰阅读者的视线，这时可尝试将小单元格的边线换成虚线。EXCLE表格制作的规范要求252.Excel表

8、格制作时选择合适显示比例的方法*.中文字体通常使用宋体，而宋体在默认的100%状态下并不好看。相比而言，85%的比例就舒服很多。75%的比例略嫌小，不过当你有大量的数据时，或者制作文字较多的文档时， 75%的显示比例就比较合适EXCLE表格制作的规范要求*.85%的比例很容易调节，只需在默认的100%状态下按住Ctrl键并向上滚动滚轮一次即可。 75%需要手动输入比例。比75%再小的显示比例会使文字变形，不宜使用。另外Excel工作表保存后显示比例也会一起被保存，可以保证阅读者与你看到同样的效果。26EXCLE表格制作的规范要求3.Excel表格制作时适当使用粗体*.表头当然要用粗体。对于表格

9、内的数据，原则来说不应当使用粗体，以免喧宾夺主。 但也有特例，当数据稀疏时，可以将其设置为黑体，起到强调的作用。27EXCLE表格制作的规范要求4.尽量不要用单元格合并 *.单元格合并有两个缺点： 结合过的单元格前后插入新行时，新行的单元格不会自动结合，导致每一行的结合方式不一致；有些情况下结合过的单元格中无法粘贴数据以及排序分析数据，带来不必要的麻烦。5.标注给单元格做标注有两种方法。一种是右键单击单元格插入批注，编辑完成后再次右击显示批注即可。优点是使用方便，缺点是无法自定义样式。另一种方法就是自己画图形，可使用圆角矩形，设置背景色为浅色，并用同种深颜色作为边框色。28EXCLE表格制作的

10、规范要求6.单元格背景设置*.单元格背景色按钮的最下一排颜色天生就是用作单元格背景的（下图中的红框部分）*.通常的配色习惯是：横向表头-淡蓝色，纵向表头-浅绿色，普通单元格-白色，特殊单元格(如自动计算的单元格)-浅黄色，如下图所示。这样就能将各个单元格的功能区分开29EXCLE同时打开两张表格打开需要的表格，选中“视图-并排比较”如下图，可以看到工作簿1 和工作簿2 是并排显示的，主要用于对比如果两个工作表中的内容存在相关性(比如左边的表是 ID右边的表是 ID 对应的文字)，可以使用“同步滚动”功能，进一步方便查看。点击“并排查看”和“同步滚动”两个按钮，则一个工作表的上下滚动，会与另一个

11、同步。30EXCLE打印每页都有表头怎么设置？默认打印浏览中只有第一页顶部是有表头。打开进入软件，打开“页面布局”菜单=打开页面设置中的“打印标题”31EXCLE打印每页都有表头怎么设置？打弄页面设置窗口，打印标题中有“顶端标题”和“左端标题”2 种，一般都使用顶端标题，根据自己实际的表格进行选择。设置完成后，点击确定按钮。32数据的整理与分析33数据的分类汇总与分级显示分类汇总：选中工作表数据先排序分类汇总 分级显示34数据透视表选择需要透视的表格=插入=数据透视表35数据透视表将透视表设置为表格形式：点击“行”字段设置为0=设计=报表布局=以表格形式显示36数据透视表37条件格式与选择性粘

12、贴38条件格式-合同到期自动提醒选中需要编辑的区域，点击条件格式=新建规则39条件格式-合同到期自动提醒=选中“只为包含以下内容的单元格设置格式“=选择 ”单元格值”小于“，公式填写”=today()”=设置单元格格式”填充为红色“40公式与函数41公式中的运算符算术运算符：加（+）减（-）乘（*）除（ /）百分号（%）比较运算符：等于（=）小于（）小于等于（=）不等于（）联合运算符（,）：常在函数中出现优先级顺序：算术运算符字符运算符比较运算符逻辑函数符 (使用括号可确定运算顺序) 半角引号：” 常在函数中出现，用以引用或表示空值、空格连接符：& 如：1985&07=198507定位符：$

13、如：$A1,定位A列；A$1,定位第一行；通配符：* 如：*市*指定区域内所有带“市”的数据，常用于“包含”函数 $A$1定位A1单元格“”表示空值；” ”表示空格。42函数语法/结构1、函数语法：、函数语法：由函数名函数名+括号括号+参数参数组成例： 求和函数：SUM（A1,B2,) 。参数与参数之 间用逗号“,”隔开2、Excel 函数结构函数结构:单一结构嵌套结构43Excel的错误信息序号错误信息原因1#！公式所产生的结果太长，该单元格容纳不下日期或时间格式的单元格中出现负值2#DIV/0!公式中出现被零除的现象3#N/A在函数或公式中没有可用数值时4#NAME?在公式中出现excel

14、不能识别的文本时5#NULL!当试图为两个并不交叉的区域指定交叉点时6#NUM!当函数或公式中某个数字有问题时7#REF!当单元格引用无效时8#VALUE!使用错误的参数或运算对象类型44（一）（一） 数学函数数学函数常用函数（二）（二） 逻辑函数逻辑函数（三）（三） 文本函数文本函数（四）（四） 查找与数字函数查找与数字函数45（一）数学函数求和：求和：SUM()条件求和：条件求和：SUMIF()求个数：求个数：COUNT() COUNTA() 条件求个数：条件求个数：COUNTIF()求算术平均数：求算术平均数：AVERAGE()四舍五入函数：四舍五入函数：ROUND()46鼠标拖拉法鼠标

15、拖拉法选中存放求和结果的单元格，点击工具栏中的“”（自动求和）按钮用鼠标拖过需要求和的所有单元格，然后回车即可求和：SUM()SUM(数值数值1,数值数值2,) A1=6 A2=7 A3=8=SUM(A1,A3 )=SUM(A1:A3)例：=6+8=14=6+7+8=21注：注：如果需要求和的单元格是不连续的，则可按住Ctrl 键分别拖过它们。47条件求和：SUMIF()1ABC2100201000320040150043006020005400802500 例：例：=SUMIF(A2:A5,”=200”,B2:B5)=SUMIF(A2:A5,”200”)=COUNTIF(C2:C5,”=10

16、00”)=COUNTIF(A2:C5,”=100”)-COUNTIF(C2:C5,”2000”)=2=4=752条件求个数：COUNTIF() 53求算术平均数：AVERAGE() 例例AVERAGE(数值数值1,数值数值2,)=AVERAGE(A2,B2)=AVERAGE(A2:A5)=60=2501ABC210020100032004015004300602000540080250054求算术平均数：AVERAGE() 55四舍五入函数：ROUND() 1ABC2100201000320040150043006020005400802500=ROUND(A2/A4,2)例例ROUND(数值数值,保留的小数位数保留的小数位数)=0.3356四舍五入函数：ROUND() 计算平成成本，保留2位小数：=ROUND(I10/H10,2)57（二） 逻辑函数反函数：反函数：NOT()且函数：且函数：AND()或函数：或函数：OR()条件函数：条件函数：IF()58条件函数：IF() 例例IF(条件条件,执行条件真执行条件真,执行条件假执行条件假) * 可执行七层嵌套可执行七层嵌套A1=5 A