规范公司成品发货管理制度.docx

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1、规范公司成品发货管理制度第1章总则第1条目的为规范公司成品的发货工作，防止货物多发、错发、漏发等有损公司和客户利益的事件发生，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司产成品的发货作业。第2章发货总体规定第3条仓储部接到“订货通知单”后，经办人员应依产成品规格及“订货通知单”编号顺序列档，内容不明确应应即向销售部的业务人员确认。第4条经销商的订货、交货地点并非其营业所在地的，其“订货通知单”应经销售主管核签方可办理交运。第5条收货人非订购客户的，应有订购客户出具的“订货通知单”方可办理交运。第6条仓储部接获“订货通知单”方可发货，但有指定交运日期的，应依指定日期交运。第7条订制品（计划品）在

2、客户需要日期前入库或“订货通知单”注明“不得提前交运”的情况下，仓库管理员若因库位问题需提前交运时，应先联络销售部的业务人员告知客户，经客户同意且收到业务人员的出货通知后方可提前交运。第8条若是紧急出货，应由销售主管通知仓储主管予以先行交运，再补办出货通知手续。第9条未经办理出库检验手续的成品不得交运，若需紧急交运时，需于交运的同时办理出库检验手续。第10条订制品（计划品）交运前，仓储部若接到销售部的暂缓出货通知时，应立即暂缓交运，等收到销售部的出货通知后再办理交运。在特别紧急的情况下，可由销售主管先以电话通知仓储主管，但事后仍应及时补办相关手续。第11条“成品交运单”填好后，应于“订货通知单

3、”上填注交运日期、“成品交运单”的编号及交运数量等，以便相关作业人员了解交运情况，及结案时可依流水号顺序整理归档。第3章交运期限规定第12条凡遇下列情况之一的，仓储部应提前一天办妥“成品交运单”，并于一天内交运。1 .属计划产品且已接获客户的“订货通知单”。2 .内销、合作外销订制品。第13条直接外销订制品入库后，需配合结关日期交运。第4章承运车辆调派与控制第14条仓储部应指定人员负责承运车辆与发货人员的调派。第15条仓储部应于每日16：00以前备好第二天应交运的“成品交运单。并通知承运公司调派车辆。第16条如果承运车辆可能于非营业时间抵达客户指定的交货地址，则成品交运前，仓储部出库管理人员应

4、将预定抵达时间通知销售部的业务人员，由其转告客户做好收货准备。第5章复核货物第17条货物备好后准备装运前，出库管理人员应根据“订货通知单”、“成品交运单”仔细做好出库货物的复核工作。第18条出库复核的内容。出库管理人员对货物进行复核时，主要应关注配备的货物是否与“订货通知单”、“成品交运单”等出库单据相符，确保货物质量满足客户需要。具体复核的内容包括三点，如下表所示。出库复核的内容一览表复核项目操作说明具体检查项目复核出库单据主要审查货物出库凭证有无伪造编造、是否合乎规定手续、各项目填写是否齐全等凭证有无涂改、过期凭证中各栏项目填写是否正确、完整等凭证中的字迹是否清楚印鉴及签字是否正确、真实、

5、齐全出库货物应附的技术证件和各种凭证是否齐全复核实物根据货物出库凭证上所列项目对待发货物进行核对核对货物的品种、规格、牌号、单位、数量是否与凭证相符核对货物的包装是否完好，外观质量是否合格复核账、货结存情况对配货时取货的货垛、货架上货物的结存数进行核对检查货物的数量、规格等与出库凭证上标明的账面结存数是否相符核对货物的货位、货卡有无问题，以便做到账、货、卡相符第19条复核后，出库管理人员应根据实际情况做好复核记录，如实、详细地填写“出库复核记录表:第6章内销成品交运第20条内销成品交运时，仓储部应依“订货通知单”开立“成品交运单”（一式六联），销售部开立发票，客户联发票核对无误后寄交客户，存根

6、联与未用的发票于下月二日前送至财务部。第21条“订货通知单”上注明有预收款的，在开列“成品交运单”时，应在“预收款”栏内注明预收款金额及发票号码，分批交运的，其收款以最后一批交货时收取为原则，但“订货通知单”内有特殊规定者例外。第22条“成品交运单”的流转规定。1 .承运车辆入厂装载成品后，发货人及承运人应于“成品交运单”上签章，第一、二联送销售部业务人员核对后第一联由销售部保存，第二联交由财务部会计核对入账；第三、四、五联交由承运商。2 .货物送达时，“成品交运单”经客户签收后，第三联由客户留存；第四、五联交由承运商送回本公司仓储部，其中第四联送回销售部，第五联交由承运商留存并依此申请运费；

7、第六联由仓储部自存。第23条客户要求自运时，仓储部应事先联络销售部，与相关人员进行确认。成品装载后，承运人于“成品交运单”上签字确认。第7章外销成品交运第24条仓储部应于结关前将成品运抵指定的码头，以减少额外费用（如特验费、监视费等）。第25条成品交运时，仓储部应依“外销订货通知单”开列“成品交运单”（一式六联），第四、五联交由承运商送报关签收，第四联送交客户，第五联经报关签收后由承运人持回并依此申请运费支付。第26条外销发票正联送销售部收存，存根联与未用的发票则于下月二日前汇总送至财务部。第8章“成品交运单”的更正第27条内销“成品交运单”的更正。1 .尚未交运（1）开单人员应于原单错误处更

8、正，并加盖“更正”章。（2）如果难以更正，则将原单各联加盖“本单作废”字样，重开“成品交运单”办理交运。（3）作废的“成品交运单”第一联留仓储部，其余各联依序装订成册送财务部核对存档。（4）开错的发票则加盖“作废”章存于原发票本。2 .已交运开单人员应立即开立“交运更正单”（内销，第一、二、三联送销售部核对后第一联由销售部留存，第二联送财务部，第三联依实际需要转送承运商；第四联寄送客户，第五、六联留仓储部。3 .如发票已寄送客户，因错误而需重开者，应将新开发票连同“交运更正单”第四联送销售部转交客户，并督促销售部向客户取回原开发票。第28条“外销成品交运单”的更正。1 .尚未交运参照第27条第

9、1款的规定办理。2 .已交运经办人员应立即至交运的码头办理“装箱单”等报关文件的更正，并立即开立“交运更正单”（外销），其流程按发票的更正规定办理。3 .“交运更正单”（外销）不得作为货物出厂凭证。第9章“成品交运单”签收回联的审核及责任追究第29条“成品交运单”的审核。仓储部收到“成品交运单”签收回联有下列情况的，应即附有关单据送销售部转交客户补签。1 .未盖“收货章”。2 .“收货章”模糊不清难以辨认，或公司名称非全称。3 .其他章（如公文专用章）充当“收货章”。第30条责任追究。仓储部于每月十日前，汇总上月份“成品交运单”的签收回联尚未收回的，并依合同规定罚扣运费，同时应于本月底前收集齐

10、全，依序装订成册送财务部核对存查。第10章运费审核第31条仓储部于每月接收承运公司送回的“成品交运单”签收回联、“运费明细表”及发票存根时，应于五个工作日内审核完毕，及时送财务部整理付款。第32条仓储部审核运费时，应检查开单出厂及客户签收的日期，若有逾期送达或违反承运合同规定，均依承运合同的规定罚扣运费。第33条若“成品交运单”签收回联存在异常时，除依规定办理外，其运费也应暂缓支付。第11章附则第34条本制度由仓储部负责制定，经总经理审批通过后颁布实施，并根据实际情况进行修订。第35条本制度自颁发之日起生效实施。附件:二、限额发料单编号：领料日期：一年一月一日领料部门仓库物料用途计划生产量实际

11、生产量物料名称物料编号物料规格唯位领用限额调整后的领用限额实际耗用量数量单价金额发料记录发料日期请领数量实际发放量退料数量限额结余数量发料人领料人数量发料人领料人生产部采购部仓储部领料单位三、物资提货单日期：一年一月一日项目产品料号品名规格单位数量说明销货样品检验其他厂长批示生产部经理质管部仓储部提货人六、出库复核记录表编号：日期：年月日序号出库日期货物名称货物编号货物规格数量批号提货单位发货人质量情况12审核人意见七、材料借出记录表日期：一年一月一日借出记录单据种类借出公司单据编号口口名代号单位数量备注归还记泉单据种类归还公司单据编号夕口口-6代号单位数量备注九、仓库发货通知单编号:客户名称：订单号码：地址：交货日期：年月日一次交货口分批交货产品名称产品编号数量单价金额总价仓库:主管:核准:填单: