行政业务外包管理办法.docx

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1、行政业务外包管理办法第一章总则第一条为了加强公司行政业务外包管理，规范行政业务外包行为，防范业务外包风险，特制定本办法。第二条本办法的引用文件为：公司合同管理办法公司法律纠纷案件管理办法等公司有关管理规定。第三条本办法所指的行政业务外包是指利用市场专业化分工优势，将公司部分业务委托给社会专业服务机构完成的经营行为，包括：科技研发、尽职调查、资信调查、可行性研究、产权交易、管理咨询、资产评估、外部审计、法律咨询（律师聘用）、IT服务与专业信息系统研发等。第四条公司相关职能部门建立的行政业务合格供方准入、评价制度（标准）和合格供方名录为本办法的支撑性文件。公司所属各二级单位应在公司供方名录中选择供

2、方。第五条本办法适用于公司（含所属事业部）和控股企业,参股企业参照执行（以下简称二级单位）。第六条工作程序公司行政业务外包管理流程第二章职责分工第七条法律合规部门是公司行政业务外包管理的牵头部门，公司其他相关部门是行政业务外包的具体管理和实施部门，主要分工如下：（一）法律合规部门牵头公司行政业务外包管理，负责制定行政业务外包管理办法；负责战略、内控、合规等管理咨询业务的外包管理。（二）法律事务部门负责诉讼、尽职调查等法律事务业务的外包管理；公司法律事务部门负责组织各管理部门编制行政业务外包的合同范本，并进行审核。（三）信息管理部门负责公司IT服务与专业信息系统研发等业务的外包管理。（四）审计部

3、门负责财务审计、内控评价等业务的外包管理。（五）财务部门负责财务决算、税务统筹等业务的外包管理；负责行政业务外包项目的费用支付。（六）投资管理部门负责尽职调查、可行性研究、资产评估等外包事项的管理。（七）科学技术管理部门负责公司技术科研项目与研究院所和高校合作的管理。（八）人力资源部门负责人才招聘、人事档案管理、社保管理、管理咨询等外包事项的管理。（九）其他行政业务外包事项根据部门职责分工确定。第八条公司职责包括：（一）各业务系统负责建立公司各类行政业务外包合格供方准入标准，建立合格供方名录，并实施动态管理；（二）各业务系统对行政业务外包事项进行备案管理，组织二级单位进行合格供方评价和通报；（

4、三）各业务系统负责对各二级单位的行政外包业务进行监督、指导和检查。第九条二级单位职责包括：（一）配合公司建立业务系统合格供方名录的建设和动态管理；（二）负责本单位行政业务外包的具体实施、过程管理及评价；（三）负责外包业务过程资料的归档备查。第三章管理内容第十条合格供方管理。公司行政业务外包合格供方实行准入管理，业务外包责任部门应建立合格供方名录且执行总量控制和动态管理。制定合格供方准入和退出评价标准，按年度对合格供方履约情况和履约能力进行评定，每年度对供方名录进行更新并在公司内部进行公布。第十一条供方准入的基本条件如下：（一）符合国家相关法律法规的规定；（二）符合市国资委对业务供方的相关要求；

5、（三）企业具备符合要求的资质资格、同类业务业绩经验；（四）工商注册手续完备，有固定的办公场所，成立时间原则上三年以上，企业人员的专业技术和业绩经验等方面符合要求；（五）没有负面行政处罚记录和失信被执行人记录，没有处于责令停业、财产被接管、冻结、破产或重大法律纠纷等状态；（六）没有违反国家法律法规和公司现行制度的其他情形。第十二条立项。行政业务外包事项可制定专项立项方案，亦可在具体工作方案中包含行政业务外包立项事项。该方案经本单位总经理办公会审议通过后实施。行政业务外包立项应至少包括：业务内容，外包工作范围、工作目标和成果、供方选择方式、实施条件和计划。第十三条供方的招标。行政业务供方由外包业务

6、责任管理部门在遵循公开、公平、公正的原则下，结合外包具体事项，采用公开招标或邀请招标的方式确定：（一）投标人原则上均不得少于3家；（二）业务责任管理部门可组建成立评标委员会，由业务相关部门负责人及技术和经济方面的专家组成；（三）招标应形成过程记录，评审委员会成员应在记录上签字；（四）评标应遵循回避制度，与投标人有利害关系的人员不得进行评标。第十四条业务供方的使用应定期轮换，同一业务供方连续使用年限原则上不应超过3年。属于信息系统的升级开发、小规模调整以及开展长期技术服务需要的沿用历史业务供方的特殊情况的，应在立项方案中进行说明。第十五条行政业务外包需与供方签订合同或协议，原则上应使用公司合同范

7、本。合同中至少应明确工作范围、服务内容、成果形式、价格及工作周期、双方责权利等，同时充分考虑重要风险因素，并通过合同条款予以有效规避或降低。第十六条行政业务外包事项由责任管理部门与供方进行商务谈判和合同签订，依据公司合同管理办法规定的程序进行审核。第十七条行政业务外包实施过程中要建立监控和应急机制，由责任管理部门持续关注外包业务进展和工作质量，一旦发现偏离工作目标等情况，应及时要求调整改进。出现增加工作内容的应签订补充合同或者协议；对于重大行政业务外包的意外情况要做出充分预计，建立相应的应急机制，避免业务外包造成企业损失。第十八条行政业务外包应依据合同，按照相关标准，进行阶段性或最终成果验收并

8、形成验收记录。需要有测试期的，应在测试期后再进行成果验收。责任管理部门应将验收结果或工作成果上报总经理办公会。第十九条责任管理部门应严格按照合同约定的条件进行费用结算和支付，不得出现超付和未经验收进行费用结算、支付的情况。财务部审核相应的合同、验收手续、结算手续和发票等原始凭证，审核无误后进行费用支付。第二十条行政外包业务发生违约或纠纷情形的，依据公司合同管理办法和公司法律纠纷案件管理办法有关规定进行处理。第二十一条行政业务外包实施过程中应注意商业信息资料的保密管理。第二十二条外包业务的立项文件、招标文件、投标文件、开标过程记录、中标通知书、成果验收证明、结算和支付等资料应在责任管理部门存档备

9、查。第四章评价和罚则第二十三条外包业务责任管理职能部门要在外包业务结束后，对外包业务合同的执行情况和供方的履约能力进行评价，根据外包项目实施情况对合格供方名录实施动态管理。第二十四条行政业务外包不按照规定进行招投标、招投标程序不合规、未按规定签订合同、因外包业务导致重大企业机密泄露，成果验收程序不合规等问题，按照本办法及相关规定进行问责追责。第五章记录及归档第二十五条行政业务外包过程中产生的文件资料要由业务责任管理部门进行收集整理，交由办公室进行存档。第二十六条行政业务外包过程产生的文件资料包括但不限于以下内容：（一）行政业务外包实施方案，保存期限为30年；（二）招标相关文件，保存期限为30年；（三）投标相关文件和资料，保存期限为30年；（四）外包业务成果文件，保存期限为永久；（五）外包业务成果验收证明文件，保存期限为30年。第六章附则第二十七条本办法自发布之日起生效执行。第二十八条本办法由公司法律合规部负责解释。