会议事后工作管理办法.docx

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1、会议事后工作管理办法会议结束后文秘人员应根据会议的长短、外部参会人数多少等情况，及早安排好参会人员返程事宜。文秘人员安排参会人员返程工作的具体做法有以下几项。1.做好参会人员车、船、飞机票的登记预售工作（1）文秘人员应根据会期长短、外地参会人数多少等实际情况，及早安排好外地参会人员的返程事宜。（2）文秘人员要事先了解外地参会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重其意愿。（3）一般情况下，文秘人员应按先远后近的次序安排返程机票、车票的预订事宜。（4）文秘人员应掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。（5）文秘人员应把已经订好的

2、返程车（船、飞机）票送到参会人员手中，并确定离开招待所或宾馆的具体时间。（6）文秘人员应编制好参会人员离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地参会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具起程后再返回。（7）如有必要还要安排领导人员为参会人员送行。（8）文秘人员可按照参会人员的要求，通知参会人员单位，告诉参会人员何时乘何次车（飞机、轮船）返回，以便接站。2.帮助参会人员提前做好返程准备文秘人员帮助参会人员返程，应提前做好以下准备工作，如图3-27所示。文秘人员应诚恳地向参会人员征求接待工作的意见，并询问有什么需要接待人员办理的事情d文秘人员应提Si参会人员及时归还向主办方或会议驻地单位借用

3、的物品-文秘人员应提醵参会人员及时与会务组结清各种账目，开好发票收据H文秘人员应帮助参会人员检查、清退房间，避免遗忘各种物品口文秘人员应帮助部分参会人员托运大件物品1文秘人员应准备一些装逡料的塑社袋和捆底酉的绳子等物品，以备急需-/图3-27文秘人员帮助参会人员返程应做的准备工作1 .会议文件清退（1）会议文件清退方法对于不同类型的文件，文秘人员应采取不同的清退方法，具体做法如表3-15所示。/会议文件的清退方法序号文件类型清退方法1小型内部会议文件。会议主持人宣布会议结束时，请参会人员将文件放在桌上，由文秘人员统一收集。当会议结束的同时，由文秘人员在会议室门口收集由文秘人员单独向个别已领取文

4、件而未到会的人员收集2大中型会议文件文秘人员提前发出清退目录，先由参会人员个人清理，再统一交给大会文秘处文秘人员应对与会人员米取卜发清退目录，限时父退2 .会议文件清退的注意事项文秘人员在办理会议文件清退工作时应注意以下事项，如图3-28所示。注意 事项文秘人员应统一制发清退文件的目录白文秘人员应分清清退文件和不清退文件的范围一文秘人员应尽力避免只要求部分与会人员退回文件，而造成误会小/图3-28文秘人员办理会议文件清退时的应注意事项/2.会议文件整理会议文件的整理工作，包括会议文件的收集和立卷归档。具体内容，如表3-17所示。/会议文件整理具体工作/序号工作项目具体操作1会议文件收集确定会议

5、文件的收集范围选择收集会议文件的渠道运用不同方法收集文件2文件立卷归档将会议纪要归入卷内，并按会议讨论议题顺序进行整理卷内文件排列顺序一般会议通知、会议纪要、会议议题及有关文件，有的文件可能多次修改，几易其稿，立卷时应将原稿放在前面，将一稿、稿依次排列其后大型会议完整的会议案卷，包括以下内容：会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等；会议参阅文件；会议安排的发言稿；会议上的讲话记录；其他有关材料3.会议文件整理的注意事项（1）会议文件责任要落实到人。（2）收集会议文件应严格履行文件登记手续，并认真检查会议文件是否缺件、缺页、缺损的情况。如果出现此类情况，应尽快及时采取补救措施。（3）会议收集整

6、理过程中要注意保密。（4）会议文件立卷归档工作要严格遵守档案制度。（5）会议上形成的领导讲话、工作报告和以红头文件颁发的两份文件都应该归档。尽管他们基本内容相同，但仍有区别，不能视为重复文件剔除。（6）尽管领导讲话、工作报告的主要内容与会议材料完全相同，但它的重点是颁发通知，其中的内容反映会议以后的工作活动和实施过程，有一定的查考价值，应属于归档范围。（7）领导讲话与其它会议材料之间，存在着必然的联系，立卷时，应将一个会议的材料组为一卷或几卷，保持其有机联系。1.整理会场（1）会议结束后，文秘人员应与相关人员收拾整理放置在会场的茶杯、桌椅、烟灰缸和其他用品。（2）文秘人员负责将所有剩余的与会议

7、有关的文件清理，并做好保密工作。（3）临时摆放在会议室的各种视听设备要及时放回原处或办理归还手续，并将会议室设备整理恢复到备用状态。（4）在清理会场时，文秘人员要注意检查参会人员有无遗失文件、物品。2.结算会议经费（1）收款的时机根据会议的规定，主办方需要向参会人员收取必要的费用，如：资料费、培训费、住宿费、餐饮费等。在收款时，文秘人员应掌握时机。一般情况下，文秘人员应提前通知参会人员或在预订表格中详细注明收款的时间。（2）收款的方法文秘人员收款时，应注意以下事项，如图3-29所示。1.在会议通知或预订表格中，文秘人员应详细写清收款的标准和方法，并A应注明参会人员可采用的支付方式，如：现金、支

8、票、信用卡等GP2.有些参会人员用信用卡支付，文秘人员应问清参会人员72”5的姓名、信用卡卡号、有效期等。!收款中I一一L一i注意事项i3.开具发票时，文秘人员要事先要与财务部门确定正确的收费1.IrQ卜开票程序，不能出任何差错G4.对于无法开具正式发票的项目，文秘人员要与和参会人员进行协商，开具收据或证明G/图3-29文秘人员收款注意事项(3)付款的方法由于会议所用的各种设备和享受服务有不同的付费方式，所以，文秘人员应掌握付款时间和付款的方法。具体的费用项目及付款方法如表3-18所示。会议费用项目及付款方法/序费用项目付款方法1租赁会场与购买食品饮料费用文秘人人应事先商定费用。在预XE时交付

9、订金，会议结束后，文秘人员根据发票，以支票的方式结账2演讲者费用文秘人员事先应与演讲者商定费用，在会议结束后支付给演讲者3购买义具和打印的费用在会议筹备时，文秘人员要向有关部门申请，批准后用零用现金支付4音响辅助设备的费用文秘人员应事先确定租用音响辅助设备的费用，会后为租用费用开发票和结账5其他费用文秘人员应事先确定费用，会议结束后，开具帐单收到帐单批准后用支票付款1 .会议总结的基本要求会议总结应满足以下基本要求，如图3-30所示。事实为据，准确可靠G文秘人员做会议总结时,必须把过去 一段时间例题做工作的材料全面 地搜集起来，包括面上的材料与点上 的材料、正面的材料与反面的材料、 事件材料与

10、数字材料以及背景资料 等，事件材料必须真实可信，数字要 准确可靠H分析事实，找出规律d经蛉与教训是一篇会议 总结的重点。文秘人员 要从自己掌握的事实与 材料中提炼出现律性的 理论认识，这样的会议 总结才有意义G点面结合 , 重点突出j=文秘人员应当认真总结 会议工作特点，抓精 华，找独型，这样的会 议总结才不会千篇一 律，才具有指导意义G/图3-30对会议总结的基本要求/2 .会议总结的方式会议总结可以由会议领导人员或者文秘人员组织有关人员进行总结。3.会议总结的撰写内容文秘人员撰写会议总结时，应包括以下内容，如表3-20所示。/会议总结的撰写内容/序号撰写项目具体内容1会议简介会议简介包括会

11、议名称、召开地点、主力单位、参加人员、会议议题、会程安排、召开的背景、会议预期效果等2会议工作要点会务组成员名单，会议工作安排，本次会议主要抓的工作本次会议关键要素（要针对本次会议的特点进行分析和安排）本次会议与其他会议工作的不同之处，本人负责部分工作总结3会议;而意度调查情况会议;防意度调查情况包括会务组织;黄意度调查反馈情况、各要素得分统计、评价最好与最差的问题集中占等W4问题分析参考会务满意度调查结果对整个会议过程进行分析，归纳出本次会议存在的问题、会务组工作的不足之处、从此次会议中得到的教训1、相关改进意见等5经验总结本次会议工作的成功之处可以推I广或可供他人借鉴的地方a会议记录4.会

12、议总结的注意事项文秘人员在进行会议总结时，应注意以下事项，如图3-31所示。会议组织不周密，对会议目标失去控制，会议被几个能言善辩的人控制了进程G未能对会议议事日程做出合理的计划安排，议题太多太杂，难以控制a误认为全体与会人员已经理解并事先准备了会议的有关资料，继而又G误以为会议上的信息，已被全体与会人员接受G会议记录不准确，未能真正体现会议的实际成果/图3-31会议总结的注意事项/为了提高会议的质量，文秘人员不仅要做好会前筹备和会中管理工作；而且要做好会后的效果评估工作。在会议结束后，文秘人员可以通过定性和定量两种方法，评估会议的质量，消除降低会议质量的不利因素。1.定性评估定性评估是对会议

13、活动效果进行质的评价。文秘人员可以从以下四个方面进行评估。（1）文秘人员可以从会议来宾的发言、提问、讨论、留言的主要观点和倾向。（2）参会人员的知名度和代表性，会场气氛，新闻媒介报告的侧重面。（3）会议进行期间有否出现预想不到的问题，或没做好的工作等方面的情况。（4）会议决议落实的情况。2.定量评估定量评估是通过客观量化的因素评估会议的效果，从而不断地总结经验。通常，文秘人员应按以下程序进行评估。（1）明确会议评估对象会议定量评估主要是对会议整体管理工作、对会议主持人以及对会议工作人员的评估。（2）确定会议评估因素会议评估因素主要包括以下三个方面，如表3-21所示。/会议评估因素序评估因素因素

14、说明对会议会议管理工作评估因素应该覆盖会议管理工作的评估因素工作的各个方面，包括会议方案、会场、1时间、参会人员范围、接待安排、会议经费和各项其他活动内容。一般根据会议的性质决定所调查、评估的内容2主持人的评估因素主要侧重于对主持能力、修养、业务水平、工作作风、会议进程的控制能力和引导会议决议形成能力的评估。可请与会人员和观察员记录填写3会议工作人员的评估因素主要侧重于工作人员的行为表现、工作态度、业务水平和工作效果的评估(3)设计评估表格设计评估表格时应注意以下五点，如图3-32所示。会议组织不周密，对会议目标失去控制，会议被几个能言善辩的人控制了进程。未能对会议议事日程做出合理的计划安排，

15、议题太多太杂，难以控制。误认为全体与会人员已经理解并事先准备了会议的有关资料，继而又G误以为会议上的信息，已被全体与会人员接受G会议记录不准确，未能真正体现会议的实际成果。图3-32会议总结的注意事项(4)收集、分析数据，得出结论文秘人员应该根据会议的类型和分析的目的，来收集、获得分析数据并得出结论，且应以适当的格式整理、展示会议评估图表所获得的数据，以便能进行进一步的分析。例如柱型图、饼型图、散点图等，这样数据更容易显现，并能被用于会议的最终报告中。如果会议上有许多代表，可使用计算机分析数据，封闭问题更适合于计算机分析。(5)总结汇报编制会议总结报告时，文秘人员应将分析内容总结到报告中，并将统计数据和分析的结果作为附录附加在后面。所有反馈数据的分析报告形成后，文秘人员应递交给领导。经领导审核后，文秘人员可以总结为非正式会议上的口头汇报或备忘录。