8监理项目资料档案管理作业指导书.docx

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1、监理项目资料档案管理作业指导书目录1.总则2引用标准3 .档案管理职责4 .项目档案的编制.项目档案的验收1.总则1.1监理项目资料档案管理作业指导书规定了建设监理资料的档案管理职责和档案编制、验收和报送的程序和方法；1.2监理项目资料档案管理作业指导书适用于康达工程建设询问公司各监理项目部对监理资料档案的收集、编制、验收、报送和保存管理工作；1.3监理项目资料档案的范围系指在工程项目建设监理工作过程中形成的具有保存价值的工程管理、工程检查和工程总结资料、工程声像资料以及电子文件。上述内容以下简称为档案。1.4本作业指导书由总工室负责编制、发布并说明。经公司总经理批准后正式实施。2 .引用标准

2、2.1 中华人民共和国档案法（1996年修正）2.2 建设工程监理规范GB50319-20002.3 城市建设档案管理规定（建设部令61号、90号）2.4 建设工程文件归档整理规范GB/T50328-20233 .档案管理职责1 .1档案管理工作依据“统一领导、分级管理”的原则，由公司总经理负责；3 .2公司总工室负责并对项目监理部依据本作业指导书的各项规定实施监理项目资料档案归档工作进行业务上的指导、检查和考核；4 .3各项目监理部应配置和建立档案资料所需的设备和材料并选派责任心强的监理人员负责项目监理资料的收集、整理、编目、归档工作；5 .4监理项目资料档案实行总监理工程师负责制；6 .5

3、在监理工作实施过程中，各专业监理工程师应各自负责收集、整理与本专业有关的资料，项目部应按该作业指导书的要求，刚好对相关资料进行处理、编码和存档；7 .6在工程项目完成后，在通过竣工验收后一个月内，由总监负责检查资料的完整性，并按本作业指导书的要求整理装订成册，报送公司办公室验收核准并存档。4监理信息4.1 监理信息分类4.1.1 按工程建设监理职能划分(I)投资限制信息。如投资估算指标，物价指数，概(预)算定额,建设项目投资估算，设计概预算，合同价，工程进度款支付，竣工决算，原材料价格，机械台班费，人工费，运杂费，投资限制的风险分析。(2)质量限制信息。如质量政策及质量标准，项目建设标准，质量

4、目标的分解结果，质量限制工作流程，质量限制工作制度，质量限制的风险分析，质量抽样检查结果。(3)进度限制信息。如工期定额，项目总进度支配，进度目标分解结果，进度限制工作流程，进度限制工作制度，进度限制的风险分析，某段时间的施工进度记录(4)合同管理信息。如有关法律规定，建设工程招标投标管理方法，建设工程施工合同管理方法，工程建设监理合同，建设工程勘察设计合同，建设工程施工承包合同，土木工程施工合同条件，合同变更协议，建设工程中标通知书、投标书和招标文件(5)行政事务管理信息。如上级主管部门、设计单位、承包商、业主的往来函文件，有关技术资料4.1.2按工程建设监理信息来源划分(1)工程建设内部信

5、息。从监理角度看包括来自业主的信息、来自政府的信息、来自设计的信息、来自承包商的信息、来自供货商的信息和监理自生的信息。(2)工程建设外部信息。如国家有关的政策法规、国内及国际市场上原材料及设备价格，物价指数，类似工程的造价，类似工程进度,投标单位的实力，投标单位的信誉，毗邻单位的有关状况等。4.1.3按工程建设阶段划分(1)建设前期阶段的信息。如建设项目投资估算，可行性探讨报告，项目许可文件，(2)设计阶段的信息。如设计信息，设计概预算，设计技术文件,建设工程勘察设计合同，建设工程设计中标通知书、投标书和招标文件，方案竞选文件，设计方案论证信息。(3)施工招标阶段的信息。如建设工程施工中标通

6、知书、投标书和招标文件，设备招标、投标、报价信息。批准的概算，有关施工图纸及技术资料，国家规定的技术经济标准、定额及规范，投标单位的实力，投标单位的信誉，国家和地方颁布的招投标管理方法等。(4)施工阶段的信息。如施工承包合同，施工组织设计、施工技术方案和施工进度支配，工程技术标准，工程建设实际进展状况报告,工程进度款支付申请，施工图纸及技术资料，工程质量检查验收报告,工程建设监理合同，国家和地方的监理法规，重要工程的方案论证信息等。4.2监理信息管理4.2.1工程建设信息管理的内容(1)明确工程建设的信息流程(2)建立信息编码系统(3)建立健全信息采集制度(4)信息的处理4.2.2监理信息来源

7、(1)建设单位方面的信息合同文件、可行性探讨报告，项目许可文件，建设项目投资估算,设计概预算，施工合同文件,建设工程勘察设计合同，建设工程施工承包合同，土木工程施工合同条件，合同变更协议，建设工程中标通知书、投标书和招标文件等。以上信息需从建设单位获得。(2)设计单位方面的信息施工图纸及设计说明，设计变更通知，工程勘察报告等，需从设计单位获得。(3)施工单位方面的信息施工组织设计，施工方案，竣工结算与决算，工程建设实际进展状况报告，工程进度款支付申请，工程质量检查验收报告，材料设备质量文件等，需从施工单位获得。(4)物资供应单位方面的信息市场上原材料及设备价格，供应实力，企业信誉等，需通过市场

8、调查获得。(5)政府和环境方面的信息国家有关的政策及法规，检查与监督信息、，建设区域环境信息等,需通过政府信息载体和调查获得。(6)监理单位的内部信息监理工作制度，监理托付合同，监理规划及监理细则，项目的投资目标，项目的质量目标，项目的进度目标等，是监理单位内部生成的信息。4. 2.3监理信息编码原则监理信息形成后，为今后组卷，归档和追溯须要，必需按确定的规律进行编码，监理信息编码应遵守如下原则。(1)唯一确定性；(2)可扩充性和稳定性；(3)标准化与通用性；(4)逻辑性与直观性；(5)精炼性。不论是单靠人工进行数据处理还是利用计算机进行数据处理，都须要建立监理信息编码系统。监理信息的编码也称

9、代码设计，它是为事物供应一个概念清楚的唯一标识，用以代表事物的名称、属性和状态。代码有两个作用，一是便于对数据进行存储、加工和检索；二是可以提高数据处理的效率和精度。此外，对信息进行编码，还可以大大节约存储空间。在工程建设监理工作中，会涉及到大量的信息，不仅包括文字、报表，而且还有图纸、声像等，因此，不论是单靠人工进行数据处理还是利用计算机进行数据处理，都须要建立监理信息编码系统。5监理资料4.1 施工阶段监理资料内容建设工程监理规范规定了施工阶段的监理资料应包括下列内容：1施工合同文件及托付监理合同；2勘察设计文件；3监理规划；4监理实施细则；5分包单位资格报审表；6设计交底与图纸会审会议纪

10、要；7施工组织设计（方案）报审表；8工程开工/复工报审表及工程暂停令；9测量核验资料；10工程进度支配；H工程材料、构配件、设备的质量证明文件;12检查试验资料；13工程变更资料；14隐藏工程验收资料；15工程计量单和工程款支付证书；16监理工程师通知单；17监理工作联系单；18报验申请表；19会议纪要；20来往函件；21监理日记；22监理月报；23质量缺陷与事故的处理文件；24分部工程、单位工程等验收资料；25索赔文件资料；26竣工结算审核看法书；27工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；28监理工作总结。见公司资料管理5. 2监理资料的归档分类以上28种资料，在建设工程文件归档整理规范中

11、分别归类在“监理资料”和“施工资料”两部分内容中。“监理资料”部分一般属于监理机构主动形成并发出的文件，建设单位在进行组卷时进入“监理资料”部分；“施工资料”是在施工过程中，由施工单位形成并进行组卷移交建设单位的建设工程文档资料，资料须经过监理的监督和审查程序，这部分资料还需监理机构整理移交监理单位存档。5.2.1监理机构向建设单位移交的监理资料按建设工程文件归档整理规范规定监理机构向建设单位移交，并由建设单位在竣工备案时组卷的资料见表5-2-1o这部分资料同时须移交监理单位归档。建设工程监理文件归档内容及保管期限表5-2-1序号归档文件保存单位和保管期限建设单位监理单位城建档案馆1监理规划(

12、1)监理规划长期短期(2)监理实施细则长短期期(3)监理部总限制支配等长期短期2监理月报中的有关质量问题长期长期3监理睬议纪要中的有关质量问题长期长期4进度限制(1)工程开工/复工审批表长期长期(2)工程开工/复工暂停令长期长期5质量限制(1)不合格项目通知长长期期(2)质量事故报告及处理看法长期长期6造价限制(1)预付款报审与支付短期(2)月付款报审与支付短期(3)设计变更、洽商费用报审与签认长期(4)工程竣工决算审核看法书长期7分包资质(1)分包单位资质材料长期(2)供货单位资质材料长期(3)试验等单位资质材料长期8监理通知(1)有关进度限制的监理通知长期长期(2)有关质量限制的监理通知长

13、期长期(3)有关造价限制的监理通知长期长期9合同与其他事项管理(1)工程延期报告及审批永久长期(2)费用索赔报告及审批长期长期(3)合同争议、违约报告及处理看法永久长期(4)合同变更材料长期长期10监理工作总结(1)专题总结长期短期(2)月报总结长期短期(3)工程竣工总结长长期期(4)质量评估报告长期长期5.2.3监理机构向本监理单位移交的监理资料监理机构向本监理单位移交的监理资料除表4-2-1规定的外，还有表5-2-2的内容。这部分资料须由施工单位按“同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的依次排列”的要求进行组卷。监理机构向本监理单位提交的相关资料表5-2-2序号归档文件监理单位保存1施工前期资料(1)勘察设计文件短期(2)设计交底与图纸会审会议纪要短期(3)施工招投标文件短期(4)施工承包合同短期(5)工程监理招投标文件短期(6)监理托付合同长期(7)施工组织设计（方案）报审表短期(8)施工组织设计（方案）短期(9)工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期2工程质量检验资料(1)检验批质量验收记录长期(2)分面工程质量验收记录长期(3)基础、主体工程验收记录长期(4)幕墙工程验收记录长期(5)分部（子分部）工程质量验收记录长期(6)工程材料、构配件、设备的质量证明