关于规范招待费用申请报销流程的通知...docx

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1、关于公司业务款待费运用及报销规定的通知公司各部门、全体员工：为规范公司各类业务款待行为，切实厉行勤俭节约，提高费用运用效益，加强公司费用管理，严格限制公司业务款待费用的支出，经公司领导办公会议探讨，特制定本制度。具体如下：第一章总则第1条管理原则：先申请、后执行；预算总额限制；对口接待，专款专用，全程监督。第2条业务款待费用定义：业务费：是指因业务须要发生的礼金、礼品、赞助费、购物卡及因业务须要赠送的烟、酒、茶叶、其他纪念品等。款待费：是指因工作关系款待有关人员就餐费、消遣费用；因业务须要接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费、参观费、旅游费等；因款待领用的酒水及香烟等。第3条运用范围：与开拓市

2、场、维护客情关系、打通项目渠道等相关的主管单位、客户以及其他外部关系单位所发生的应酬、款待费等费用。（不包含市场公关费）第4条运用原则：4.1 业务款待费应坚决贯彻“可接待可不接待，不接待”，“可发生可不发生费用，不发生”，“看法热忱，费用从简”的原则。4.2 陪伴人员坚持适度从紧原则，原则上不能超过需接待人员的l2o（原则上不能多于需接待人员）4.3 严格执行规定限额和款待标准，分档次接待原则，坚决限制非业务性接待，严禁随意超标进行业务款待，特殊状况需说明缘由，经请示总经理同意后方可进行款待，否则，财务部门不予报销。第二章费用发生具体规定第5条费用申请制度及审批流程：业务费用实行事先申请，事

3、中制,事后报销。发生款待费前应由具体业务承办接待部门先填写“业务款待费申请表”（附件一），注明接待缘由、被接待对象、事由及接待地点等内容，并依据款待对象进行费用预算，经分管领导同意，报行政人事部备案，财务部审核，公司总经理批准后执行。（如有特殊状况，因事先分管领导批准后，电话告知行政人事部进行审核备案）第6条款待物品的选购：为降低业务款待费成本，原则上由行政事部依据常规款待需求统一竞价选购，并由专人进行物品与台账管理，凭款待物品购买申请表（物资选购申请单）（附件二）与选购发票到财务报账。6.1 款待物品的领用：由具体业务承办接待部门经办人依据已审批的业务款待费申请表填写款待物品领用单（附件三）

4、，并由物品保管人和行政人事经理签字，方能对领用的物品到财务办理核销手续。6.2 各业务部门在接待工作中或外出联系工作需运用的必要款待物品经分管领导同意，可到物品管理员处签字领取。一次领用价值超过200元的款待物品，需总经理批准。第7条如到协议酒店/饭店款待时，一律实行现款结算。第8条有关业务款待费用标准：原则要求用工作餐。假如确需款待的，原则上只支配一次，重要来宾或因工作须要停留时间较长者，可视状况增加一次款待，其余时间尽量支配工作餐。8.1工作餐标准按被接待来宾的级别支配。8.5 如因实际须要支配来宾住宿的，可由业务承办部门事先提出申请，由公司总经理批准后方可办理。8.6 因工作须要在外款待

5、客人，款待事项应事先填写“业务款待费申请表”经分管领导同意，公司总经理批准后执行。8.7 款待用酒水（仅指白酒，烟及其他酒水包括在上述标准内（须要探讨）原则上由办公室统一配置，按统一标准支配，10人及以上每桌不超过4瓶（500ML）,10人以下每桌不超过1-3瓶（500ML）,款待用的酒水由办公室做好领用管理。因特殊状况不能从办公室领用酒水，须要临时购买的，（探讨是否须要分级别），需分管领导批准后,报行政人事部备案，超过部分需总经理批准方可报销。8.8 如因特殊需对已款待来宾要赠送礼品、礼金，需填写“业务款待费申请表”中，经分管领导同意，公司总经理批准后执行。8.9 因特殊状况紧急发生须要业务

6、款待时，不便利先填写“业务款待费申请表”的，可依据款待对象的级别及人数向总经理口头请示后执行，报行政人事部备案，在回公司两个工作日内补签“业务款待费申请表”方可到财务报销。第三章费用报销第9条报销“业务款待费”时，应照实整理单据并填写“费用报销单”按规定的程序审批，并附上经审批的“业务款待费申请表”。9.1 礼品、礼金报销时要求有两人或两人以上人员同时经办证明，在发票背面签字并注明日期；9.2 在办公室领用款待物品，凭签字手续完整的款待物品领用单，方可到财务办理核销手续。第10条发票要求：10.1 不允许用白条、假票报销，特殊缘由经总经理批准方可办理；10.2 定额发票印章要清晰可识别，发票归

7、属地与费用发生地必需一样；10.3 手工开具的发票书写要求清晰，内容完整且印章必需清晰，不得套开、虚开；10.4 机打发票发生日期必需与费用发生日期一样。第11条报销审批流程：报销人f部门负责人f分管领导审核f行政人事部登记f财务部审核f财务分管领导审核f总经理审批一财务部出纳处领款或核销第四章费用报销责任界定第12条报销人的责任1.1 1报销人对所报销项目的真实性、精确性、刚好性负责，单据及附件应合法、完整。1.2 2各项报销票证、资料必需齐全并按要求粘贴整齐（发票正面对上、平均摊薄粘贴），否则财务部有权拒绝报销。第13条分管领导的责任13. 1负责审查费用项目申请及批准手续，报销金额是否限

8、制在申请的预算之内。13.2对所报销项目的真实性、合理性负责。第14条财务审核人员的责任14. 1负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合有关标准。14.2审查报销项目审批手续的完整性。第15条审批者的责任审批者对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。第五章惩处方法第16条报销人假公济私、弄虚作假，不予报销不真实不合理部分。对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额20%-100%但不低于100元的罚款，对于情节严峻的，考虑移至司法机关处理。第17条分管领导在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的状况下签名准予报销的，对其赐予违规报销金额10%50%但不低

9、于50元的罚款。第18条财务审核人员审核不严使公司造成损失的，对财务审核人员按违规报销金额5%1596的罚款。第19条审批人对违规报销或审核不严给公司造成的损失担当连带责任。第六章附则第20条本规定由公司行政人事部和财务部负责说明和修订。第21条本规定自发布之日起先施行。附件一业务招待费申请表申请时间：年月日单位：元申请部门经办人申请缘由被接待对象公司名称接待人数就餐地点支配餐费早餐中餐晚餐合计款待费用差旅费礼品费其他合计分管领导：财务审核：总经理审批:业务招待费申请表申请时间：年月日单位：元申请部门经办人申请缘由被接待对象公司名称接待人数就餐地点支配餐费早餐中餐晚餐合计款待费用差旅费礼品费其

10、他合计分管领导:财务审核:总经理审批:附件二招待物品购买申请表申请时间：年月日单位：元申请人申请部门物品名称数量单价金额备注合计行政人事部经理审核行政人事部负责人审核财务部审核总经理审批填表说明：“备注”栏主要填写购买缘由。招待物品购买申请表申请时间：年月日单位：元申请人申请部门物品名称数量单价金额备注合计申请部门负责人审核行政人事部经理审核财务部审核总经理审批填表说明：“备注”栏主要填写购买缘由。附件三招待物品领用单领用时间：年月日单位：元领用人领用部门物品名称数量单价金额款待对象合计领用部门负责人分管领导审核行政库管员签字办公室负责人审核总经理审批（超标时）填表说明：“总经理审批”只对超过200元的款待标准领用进行审批。领用人领用部门物品名称数量单价金额款待对象合计领用部门负责人分管领导审核行政库管员签字办公室负责人审核总经理审批（超标时）单位：元招待物品领用单领用时间：年月日填表说明：“总经理审批”只对超过200元的款待标准领用进行审批。