企业人事文书的归档整理方案全.docx

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1、企业人事文书的归档整理方案人事文书是指人事工作中形成的记述和反映个人经历学历、社会关系、思想品德、业务能力工作状况以及奖惩情况等方面情况的文件材料,它是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，是一个单位和组织了解、评价、选拔干部,开展人事管理工作的重要依据。一、人事文书特点（一）客观真实性。人事文书必须做到客观真实，且且形成就不能任意涂改。只有确保它的客观真实性,才能为人事（劳动）部门正确使用人才，合理解决工资等工作提供客观依据。（二）动态性。人事文书归档后，其内容不是一成不变的。随着当事人人生道路的延伸不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，必须注意做好新形成的人事文书的收集

2、、整理与归档工作，力求缩短与个人实际情况的时间差。（三）机密性。人事文书的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等。因此，人事文书大多具有机密性，任何人不得泄露和私自保存人事文书材料,不能向社会无条件地提供服务。二、人事文书材料的归档（一）人事文书材料的收集方法Q）人事文书要及时归档。形成人事文书的部门，在材料正式形成后,应及时把归档的材料送交人事文书管理部门归档。（2）人事文书管理部门要经常了解和掌握形成人事文书材料源的信息，建立沟通渠道,建立联系制度,不失时机地向形成材料的部门收集归档的材料。（3）人

3、事文书管理部门发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成人事文书材料的部门,补送材料或补办手续。（二）人事文书材料的归档范围Q）调配（转业安置）、任免、考察、考核等工作中形成的各类人员登记表（如干部履历表、履历书和教师、职工、医务人员、军人登记表等）；职务任免呈报表（包括上报的考察材料等）。（2）录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表、聘用干部合同书、政审（考核）材料、续聘审批表、解聘和辞退材料。（3）办理工资、待遇工作中形成的登记表、审批表和解决待遇问题的批复材料。如转正定级审批表、工资调整审批表、提职晋升和奖励工资审批表;离退休人员审批表。（4）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇

4、等群众团体代表会及民主党派代表会等会议形成的代表登记表和委员的简历、政绩材料。（5）鉴定、考核、考察材料:干部考察材料、组织审定考察材料）鉴定、个人鉴定、人员调动鉴定、年度考核登记表。（6）审计材料:个人审计报告或审计意见材料;离任审计考核材料。（7）国民教育、成人教育（大、中专）、党校及各种短期业务培训学习中形成的学生（学员）登记表;考生登记表;学习（结业）成绩表:毕业生登记表、鉴定表:学员思想小结（结业）授予学位的材料;学历证明书:博士后研究人员工作期满登记表。（8）评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术资格考试成绩合格登记表、专业技术职务任职资格评审表、专业技术职务考核材料、聘任专

5、业职务的审批表、套改和晋升专业职务（职称）审批表。（9）更改姓名民族出生日期、国籍入团、入党和参加革命工作等过程中形成的个人申请组织审查意见、上级批复以及所依据的证明材料。（Ic）党团组织建设中形成的材料:已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书（1-2份系统的）和转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料，党员登记表，个人总结，不予登记的决定，组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员中形成的组织意见，优秀党员事迹及组织审批材料，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料,退党材料，取消预备党员资格的组织意见;共青团入团志愿书、申请书、团员登记表，优秀团员事迹

6、材料，退团材料;加入民主党派的有关材料。QI）各种奖励材料:劳动模范;先进工作者;有突出贡献者:优秀专家;国家科技进步奖;优秀党、团员审批（呈报）表;先进事迹材料。（12）干部或工人审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交代或说明的材料，以及作为依据的调查证明材料;甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。Q3）纪律检查、监察和行政管理等工作中形成的处分决定（免予处分的意见）、记过材料查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交代材料、通报批评材料;法院审判工作形成的判决书;复查甄别报告、决定、上级批复材料。（14）干部或工人的创造发

7、明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文（如获奖或在全国性的报刊上发表的）等目录。Q5）新录用（调进）人员的体检表和毕业生分配的体检表;有严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断和确定致残等级的有关材料。（16）办理出国（境）人员审批工作中形成的审批表、登记表及在国外（境外）表现情况或鉴定材料。Q7）办理丧事活动中形成的悼词;报纸报道的消息、报告;非正常死亡的调查报告、死亡通知单及有关情况;遗书等。（18）其他可供组织参考的有保存价值的材料。（三）人事文书材料的归档要求Q）所收集的归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应文字表述清楚、对象明确具体，有承办单位或个人署名，有形成材料日期。任免

8、呈报应注明批准机关、时间和文号。出国（境）审批表要注明往、返时间，出国目的。（2）收集的材料要真实可靠，必须是组织上形成的或者是经组织许可、个人撰写的材料。未经组织同意,个人提供的任何材料,不得收集归档。凡规定应由组织审查盖章的，必须有组织盖章。组织鉴定、审查结论（复查结论）、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等,领经本人书面签字确认（本人未签字或者拒绝签字的由组织注明）。对内容不实字迹不清、涂抹勾画，真实性、可靠性差的材料不予归档。（3）按照人事文书工作规定的数量收集材料。鉴别时,发现档案中缺少有关材料，要及时收集补充收集的材料要精练。只建正本的一般只收集一份材料，如需建副本的可以收

9、集两份材料。（4）收集的人事文书材料要符合要求。发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。（5）接收的人事文书材料应逐份检查核对，检查无误后归档。（6）所收集的人事文书材料的载体应使用标准办公用纸（原为16开,长26厘米，宽18.5厘米，现为A4纸。材料左边应留有2-2.5厘米（A型纸为2.8厘米）的装订边。文字须是电子打印胶印或成用碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸书写。除电传材料学历学位证书、获奖证书等复印存档（人事部门与原件核对后盖章）外,不得用复印件代替原件存档。三、人事文书的整理人事文书的整理工作,是以个人为

10、单位，将收集起来的人事文书材料,进行分类、排序、编目、技术加工、装订成卷,并在此基础上，不断对人事文书内容进行补充的工作。它既是人事文书工作的一项基础工作，又是实现人事文书科学管理的一项很具体、很重要的工作。人事文书的整理必须认真执行档案法保密法干部档案工作条例干部档案整理工作细则等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。在整理人事文书材料时,严禁吸烟，确保其安全;不得私自涂改、抽取或伪造人事文书材料;不得擅自处理或销毁人事文书材料;加强对人事文书材料的管理,防止丢失;不能泄露干部人事档案内容;认真负责,耐心细致，防止折皱或损坏干部人事文书材料。依据干部档案整理工作细则的规定，人事

11、文书整理工作要做到：认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。认真鉴别即归档材料要逐份审阅，取舍合理;分类准确即归档材料要划分有据,归类无误;编排有序即排列材料要条理清楚,层次分明;目录清楚即书写目录要准确、简洁、明了、字迹清楚;装订整齐即文书材料装订要统一规范，表面平整、无脱页漏装。通过整理达到完整、真实、条理、精练、实用的目的。完整即整个人事文书材料内容要完整，能全面、历史地反映德、能、勤、绩、廉。真实即人事文书材料要真实、准确,能反映本来面目,成为了解和使用人的可靠依据。条理即人事文书材料的分类要清楚、排序条理,做到科学合理。精练即人事文书材料内没有不应归档的材料，使整个档案精干

12、、简练。实用即人事文书材料便于利用和保管。人事文书的电子文本归档整理才安电子文书的归档整理规定办理。（一）分类人事文书材料的分类是根据人事文书材料所反映的内容和形式特征,分门别类、系统组织与揭示人事文书材料的一种方法。它依据干部档案工作条例企业职工档案管理工作规定进行分类。归档整理后的人事文书材料可分为正本和副本两大类。人事文书材料正本是全面反映一个干部或工人的历史和现实情况的材料，是其全部原始材料的总和。人事文书材料副本是概括反映一个人历史和现实情况的材料，由人事文书材料正本主要材料的复制件(重复件)和正本归不进去的材料构成。人事文书材料副本一般不需要进行正规整理,简单分类装订即可。具体来说

13、,人事文书材料分为十类，民营企业员工可以参照整理。(1)履历材料。履历材料为个人的简要经历，多为个人填写的表格。归档材料主要有:干部履历表(书)、简历表、干部、职工、教师、医务人员、军人等各类人员登记表，反映经历的学生登记表，个人简历材料。后备干部登记表，更改姓名的材料。(2)自传材料自传材料为个人填写的详细经历和家庭成员及其重要社会关系。归档材料主要有:由本人撰写的叙述自己经历、思想变化过程、社会关系等情况的材料,包括自传、含有较多自传内容的入党申请书,以及其他自传性质和以自传为主的材料。(3)鉴定、考核、考察材料归档材料主要有:主要表现、考察材料、鉴定、年度考核登记表、届末考核材料,离任审

14、计综合材料、在外表现。(4)学历、职称、培训材料学历、职称、培训材料代表人的能力的提高。归档材料主要有:初中、高中、普通高校或中等专业学校报考登记表,学习（培训结业）成绩表,毕业生登记表（或鉴定表），毕（结）业证复印件,学历证明，授予学位的决定、决议,学位证复印件,导师指导意见，论文答辩决议，进修和学历材料,博士后登记表等，选拔留学生审查登记表以及在国外学习材料，专业技术职务、任职资格申报表,聘任专业技术职务的审批表,套改和晋升专业技术职务（职称）审批表，个人的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文等目录，教师资格过渡登记表、公务员过渡培训表及其他各种培训登记表等，党校结业鉴定。（5）政审

15、材料政审材料一般成套出现，且有组织盖章，多由政治历史原因造成。归档材料主要有:对政治历史关键问题的审查结论、调查报告、上级批复、本人对结论的意见、与结论有关的主要证明及本人的检查交代材料;因政治历史问题而受到处分的决定及有关主要证明、本人检查交代等材料;凡已经查证清楚的有关本人的政治历史问题的检举材料、查证材料;有组织意见的政审表调查表人员情况登记表等表格;有关确定、更改参加革命工作时间的组织意见、批复、调查证明材料及本人申请;党籍问题的有关审查材料；文革前的冤假错案、经复查后所做的复查结论或原处分的复查结论报告及与结论有关的主要证明,本人申诉材料及原结论、原处分决定材料;确定或更改干部的民族

16、、出生日期、国籍的组织审查意见，上级批复以及依据的证明材料。(6)党团材料归档材料主要有:中国共产党入党志愿书、入党申请书(凡有多份的可归入1-2份全面系统的)和转正申请书(一般只放1份),可选择内容比较完整、离转正时间较近的1份;中国共产党党员登记表,中国共产党党员重新登记表，党员重新登记申请书，不予登记的决定,组织审批意见及所依据的材料;民主评议党员形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见，支部关于取消党员资格或清除出党的处理报告，上级党组织的决定和批复,本人检查材料;保留中国共产党党员党籍的批复及报告:中国共产主义青年团志愿书、申请书退团报告和上级团组织批复、团员登记表材料;民主党派有关材料。