公司办公设备管理制度.docx

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1、公司办公设备管理制度第一章总则第一条为保证办公设备的合理配置和使用，使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用，提高办公设备的使用效率和使用寿命，确保办公设备安全、可靠、稳定地运行，特制定本管理制度。第二条本制度适用于本公司所有的办公设备。计算机等办公设备，包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、打印机、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。第三条办公设备的使用、管理由行政部统一负责，行政部、财务部做好办公用品登记台账。第二章管理职责第四条行政部是公司办公设备统一归口管理部门。1 .负责公司办公设备配置计划及调整方案的制订。2 .负责公司办公设备采购审核工作。3

2、 .负责公司办公设备报修、网络故障排除及统一对外联系工作。4 .负责公司办公设备相关耗材，如纸张、墨盒、硒鼓等采购工作。5 .负责公司根据经审核批准的办公设备非生产物料采购申请单对外比价采购。第五条财务部负责公司办公设备进账、折旧及报废工作，做到账物相符，同时负责闲置办公设备的保管工作。第六条办公设备使用人负责该设备的日常维护与保养，按本规定的要求正确使用。工作变动要及时向行政部报告并服从统一安排。第三章管理规定第七条办公设备添置管理。1.添置办公设备时，由申请部门填写“设备添置申请表”，报部门经理审批后交行政部。行政部在“设备添置申请表”中填写意见后交财务部核准费用预算。6 .经财务部确认费

3、用后，由行政部将“设备添置申请表”送公司领导审批。设备费用在XX元以内的由副总经理审批，费用在X义元以上的须由总经理审批。7 .行政部根据批示意见，在规定的时间内完成添置及发放工作。第八条办公设备的领用、退库。1.办公设备属公司资产，使用者有责任和义务妥善保管、合理使用，不能随意转交他人。8 .新调人人员因工作需要领用办公设备的，须持由部门经理审批的书面申请到行政部办理领用手续。9 .由于工作变动不再需要的原个人保管的物品，应及时到行政部办理退库手续。第九条办公设备的报修。1 .员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通信设备:报修人填写“设备报修申请单”，并与技术部网管联系，详细描述故障现

4、象，网管认真做好记录，统筹安排人员在最快的时间内予以解决，故障解决后填写“办公设备报修记录表”，并且由报修申请人签字确认后交技术部归档保存。2 .其他办公设备（复印机、打印机、传真机等）：出现故障时，及时与行政部取得联系，并由行政部负责解决。第十条办公设备的报废处置。1 .报废、废弃的办公设备经公司相关部门甄别确认不再具有使用价值的，由设备使用部门填制“办公设备处置申请单”，办公室、财务资金部审核后签署意见，报总经理审批，批准后由办公室统一处置，同时须报财务资金部备案。2 .办公室对所处置的报废/废弃的办公设备必须登记在册，保管期限为保年。第十一条各部门经理应当严格控制个人在用办公设备的领用。

5、对其使用和保管进行监督，行政部有权对个人在用资产随时进行抽查，并且对违反规定者予以相应处罚，保证公司资产的完整和合理使用。第十二条各类设备日常使用管理规定。1.计算机管理规定。(1)计算机使用人员应当掌握计算机操作技能，严格遵守计算机操作规程，注意安全操作，以免设备损坏，严禁私自拆卸其配置。(2)计算机使用人员应当爱护机器设备，如发生故障要及时报修。(3)定期用杀毒软件进行检测，一旦发现木马或病毒要马上进行清理，若不能达到清理效果，应当及时向办公室报告。(4)凡是涉秘材料的贮存和计算机操作系统中的有关密码均应当采取相应的保密措施，任何人员不得窃取和泄露有关密码、涉密材料等。(5)下班或外出不回

6、公司者，应当关掉电脑主机和显示器。3 .打印机使用管理规定。(1)各部门专用打印机置于各部门办公区域使用。(2)打印机作为内部办公设备，不得对外开放，更不允许打印与工作无关的资料、文件。若发现打印与工作无关的文件、资料，管理员应及时把信息反馈给其部门负责人，并做好记录。(3)与打印机直接相连的电脑使用者为该打印机管理员，负责该打印机的管理。(4)打印纸的存放应分为新纸和已用纸两类，除对外正式文件外，公司内部文件的纸张一律采用双面打印，原则上打印非正式文件先用已单面使用的旧纸。(5)打印机故障报修或其相关耗材的更换，由其管理员负责上报行政部；若因管理员管理不当出现故障、报修不及时或者登记管理不严

7、格，导致纸张及耗材消耗过大，将承担相应的责任。(6)全体员工应遵守规定，力行节约，对违反规定的不合理要求，管理人员有权拒绝。4 .复印机使用管理规定。(1)复印纸的存放应当分为新纸和已用纸两类，除对外正式文件外，公司内部文件应当使用双面复印(或废纸再次利用)。(2)员工不得利用公司复印机复印私人文件，违反此规定者一次罚款XX元；如确实有需求可向行政部提出个人申请，获批准后方可复印。如发送复印页数或次数较多，公司会参考市场价收取相应的费用，收取赛用计人员工活动经费。5 .办公电话、传真管理规定。(1)办公室电话、传真是为方便工作，处理公务之用，私事一律不得使用。(2)外单位人员，未经许可，不得使用本公司电话。(3)凡是使用办公电话者，必须爱护通讯设备，不得随意拆卸和移位通讯设备，因拆卸和移位造成损坏或线路故障，应当照价赔偿。